Willkommen bei Payhawk 🚀!
Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?
Für Mitarbeiter eines Unternehmens, die Geld ausgeben und Ausgaben einreichen möchten.
Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben! Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben erleichtern können. Unser Customer Success Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie durch den gesamten Prozess zu führen. Sie können uns aber auch in unserem Live-Chat finden - 24/7 proaktiver Support. Wenn Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen klären möchten, finden Sie hier unser Help-Center.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Einführung in die Nutzung unserer Webplattform und unserer mobilen App:
Schritt 1 - Registrieren Sie sich bei Payhawk über die E-Mail-Einladung
Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto in der mobilen App
Schritt 3 - Aktivieren Sie Ihre Payhawk-Karte
Schritt 4 - Bezahlen Sie mit Ihrer Payhawk-Karte
Schritt 5 - Laden Sie Ihrer Ausgaben in der mobilen App hoch
Schritt 6 - Genehmigen oder lehnen Sie Ausgabenanträge ab
Lassen Sie uns mit Ihrem Payhawk-Erlebnis beginnen!
Schritt 1 - Registrierung bei Payhawk mit einer E-Mail-Einladung
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Payhawk-Konto in der Webanwendung registrieren. Folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:
Suchen Sie die Einladung von Payhawk zur Registrierung in Ihrem Posteingang. Bitte denken Sie daran, dass die E-Mail von einem Payhawk-Konto kommt, nicht vom Konto Ihres Administrators. Wenn Sie keine Einladung haben, bitten Sie den Kontoverwalter, Ihnen eine zu schicken.
Wenn Sie die Einladung nicht in Ihrem Posteingang finden, sehen Sie bitte in Ihren Werbe- und Junk-Ordnern nach (wir arbeiten daran, das zu ändern!)
Klicken Sie auf "Register".
Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.
Geben Sie eine Mobiltelefonnummer einschließlich der Landesvorwahl an.
Sie erhalten eine SMS auf das angegebene Telefon mit einem Verifizierungscode
Geben Sie den Code ein und Sie sind startklar!
Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto in der mobilen App
In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto in der mobilen App aktivieren. Sie haben die mobile App nicht? Keine Sorge, Sie können sie hier herunterladen:
Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihr Konto zu aktivieren:
Melden Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail bei der mobilen App an.
Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.
Wenn Ihnen eine Karte zugewiesen wurde, erstellen Sie bitte einen vierstelligen Sicherheitscode.
Der Sicherheitscode dient dazu, die Verwendung Ihrer virtuellen und physischen Karten zu schützen. Bitte geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.
Sie können den Sicherheitscode jederzeit einfach auf Ihrer Profilseite ändern, indem Sie auf "Sicherheitscode ändern" klicken.
Schritt 3 - Aktivieren Sie Ihre Payhawk-Karte
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre physischen und virtuellen Payhawk-Karten aktivieren können.
In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihre Unternehmenskarten aktivieren. Payhawk bietet virtuelle Karten für Online-Zahlungen mit der Option, sie zu Google & Apple Pay-Wallets hinzuzufügen. Außerdem physische Karten für Online- und POS-Zahlungen.
Aktivieren Sie Ihre virtuelle Karte
Virtuelle Karten werden sofort auf das Mobiltelefon des Karteninhabers übertragen.
Ihre virtuelle Karte wird automatisch aktiviert, sobald sie ausgestellt ist. Um auf Ihre virtuelle Karte zuzugreifen, gehen Sie zur Payhawk Mobile App und rufen Sie sie über die Schaltfläche "Karte" unten rechts auf.
Aktivieren Sie Ihre physische Karte
Herzlichen Glückwunsch, Ihre Payhawk-Karte ist da!
Jetzt können Sie Ihre neue Karte für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften und für Ihre Reisen in der ganzen Welt verwenden! Um Ihre physische Karte zu aktivieren, benötogen Sie die Payhawk App.
Sobald Sie die Payhawk App installiert haben, folgen Sie diesen einfachen Schritten:
Öffnen Sie die Payhawk App
Klicken Sie auf das Kartensymbol am unteren Rand des Bildschirms
Geben Sie Ihren Sicherheitscode für die Payhawk App ein
Wählen Sie die Karte, die Sie aktivieren möchten
Klicken Sie "Karte aktivieren"
Ihre Karte ist jetzt einsatzbereit!
WICHTIG!
Bitte denken Sie daran, dass die physischen Karten für die Mitarbeiter separat über die Payhawk-Web-App vom Administrator bestellt werden. Jede physische Karte ist einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet. Jeder Karteninhaber muss seine eigene physische Karte mit der mobilen Payhawk-App aktivieren.
Schritt 4 - Bezahlen Sie mit Ihrer Payhawk-Karte
Fangen Sie an, mit Ihren Payhawk-Karten zu bezahlen! In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit virtuellen und physischen Karten bezahlen können.
Bezahlen mit Ihrer virtuellen Karte
Virtuelle Karten werden sofort an das Mobiltelefon des Karteninhabers gesendet. Ihre virtuelle Karte wird automatisch aktiviert, sobald sie ausgestellt ist. Sie eignet sich perfekt für die Bezahlung aller Online-Ausgaben. Dafür braucht niemand klobiges Plastik!
Um auf die Daten Ihrer virtuellen Karte zuzugreifen, rufen Sie die Payhawk-App auf und klicken Sie auf die Schaltfläche "Karten" am unteren Bildschirmrand.
Bezahlen mit Ihrer physischen Karte
Um Zahlungen mit Ihrer physischen Karte abwickeln zu können, müssen Sie Ihre Karte zunächst aktivieren. Jetzt können Sie Ihre neue Karte für unternehmensbezogene Einkäufe in Geschäften und für Ihre Reisen auf der ganzen Welt verwenden! Um Ihre physische Karte zu aktivieren, benötigen Sie die Payhawk Mobile App.
Sobald Sie Ihre physische Karte in der mobilen App aktiviert haben, folgen Sie diesen einfachen Schritten für Zahlungen:
Für kontaktlose Transaktionen über 25 Euro mit einem POS-Terminal benötigen Sie die vierstellige PIN-Nummer.
Um diese PIN abzurufen, gehen Sie auf der Kartenseite der Payhawk App auf "Pin anzeigen".
Die PIN wird für 5 Sekunden auf dem Bildschirm angezeigt.
Schritt 5 - Reichen Sie Ihre Ausgaben über die mobile App ein
Erfahren Sie, wie Sie Ausgaben über die mobile App eingeben. Es gibt vier Arten von Ausgaben, die Sie über die App tätigen können:
Card payment (Kartenzahlung) - Ausgaben, die Sie mit Ihrer Payhawk Karte (physisch oder virtuell) bezahlt haben
Bank transfer (Banküberweisung) - Rechnungen und Quittungen, die mit einer Banküberweisung bezahlt wurden oder zu bezahlen sind
Company cash (Barausgaben) - Ausgaben, die Sie mit Firmengeldern (bar oder mit Karte - nicht Payhawk) bezahlt haben
Reimbursement (Erstattungsfähige Ausgaben) - Ausgaben, die Sie mit privaten Mitteln gezahlt haben - Hier gibt es dann eine Rückerstattung
Kartenzahlungen
Für Kartenzahlungen wird automatisch eine Ausgabe erstellt.
Sobald eine Kartenzahlung erfolgt ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf Ihrem Mobiltelefon, um den Beleg einzureichen.
Öffnen Sie dazu die Payhawk App
Wählen Sie „Ausgaben“
Ihre Kamera wird geöffnet
Machen Sie ein Foto von dem Beleg - Sie können auch ein Bild aus Ihrer Mediathek hinzufügen (falls Sie eine Rechnung per Mail erhalten haben)
Payhawk erkennt automatisch die Dokumentränder. Sie können den Crop-Bereich bearbeiten, indem Sie die Kanten oder den gesamten Zuschneiderahmen verschieben. Bestätigen Sie die Crop-Fläche
Fügen Sie eine Anmerkung (z.B. den Verwendungszweck) hinzu
Geben Sie eine Ausgabekategorie an - Falls Sie oder Ihre Kollegen hier schon einmal eingekauft haben, wird Payhawk Ihnen die passende vorschlagen.
Banküberweisung, Barausgaben, Rückerstattung
Sie können jede Ausgabe hochladen, die Sie bezahlen müssen oder bereits durch eine Banküberweisung, Firmen- oder Privatgeld bezahlt haben. Folgen Sie diesen einfachen Schritten:
Öffnen Sie die Payhawk App
Gehen Sie auf das Pluszeichen unter Ihrem Profilbild
Wählen Sie die Ausgabenart - Banküberweisung, Barausgabe oder Erstattungsfähige Ausgabe
Ihre Kamera wird geöffnet
Machen Sie ein Foto von dem Beleg
Bearbeiten und bestätigen Sie den Crop-Bereich
Geben Sie ein: Anbieter, Währung, Betrag, Datum
Fügen Sie eine Anmerkung hinzu (z.B. Abendessen mit Kunden)
Wählen Sie eine Ausgabekategorie
Wählen Sie ein Projekt/Trip oder Kostenstelle (benutzerdefiniert)
Zum Abschluss drücken Sie unten auf das grüne Häkchen
Erfahren Sie außerdem, wie Sie Ihre Karte mit nur wenigen Klicks direkt von der Payhawk-App aus zu Google Pay oder Apple Pay hinzufügen können.
Schritt 6 - Genehmigen und lehnen Sie Ausgabenanträgen ab
Erfahren Sie, wie Sie als Freigabeberechtigter Ausgabeanträge sofort genehmigen oder ablehnen können.
Wenn Ihr Unternehmen einen Ausgaben-Workflow verwendet und Sie Teil der Genehmigungskette sind, ist dieser Leitfaden für Sie gedacht.
Als Freigabeberechtigter erhalten Sie alle Ausgabeanträge in Ihren Posteingang:
Alle Anträge, die Sie noch prüfen müssen, werden in "PENDING" angezeigt. Sobald Sie sie genehmigen oder ablehnen, werden sie in die Registerkarte "ALL" verschoben.
Hier sehen Sie, wie der Genehmigungsprozess im Webportal aussieht:
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang
Wählen Sie einen Antrag aus, den Sie überprüfen möchten
Überprüfen Sie alle relevanten Informationen der Ausgabe
Prüfen Sie das vom Mitarbeiter eingereichte Dokument
Wenn Sie mit der Genehmigung fortfahren möchten, können Sie einfach auf "Approve" klicken. Auf diese Weise können die Buchhalter mit ihrer Prüfung fortfahren
Wenn Sie die Ausgabe ablehnen möchten, klicken Sie auf die "Decline"
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie einen Grund für die Ablehnung angeben können
Wenn Sie einen Antrag für eine Kartenausgabe ablehnen, wird die Ausgabe nicht gelöscht, sondern nur der Grund für die Ablehnung für den Buchhalter sichtbar gemacht
Wenn Sie eine Anfrage für eine andere Ausgabe ablehnen, wird die Ausgabe ebenfalls gelöscht
Hier sehen Sie, wie der Genehmigungsprozess in der mobilen App aussieht:
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang (dritte Registerkarte am unteren Bildschirmrand)
Als Genehmigender sehen Sie die Anträge, die Sie zu prüfen haben, unter PENDING. Diejenigen, die Sie bereits genehmigt oder abgelehnt haben, finden Sie auf der Registerkarte ALL
Klicken Sie auf einen Ausgabenantrag, den Sie bearbeiten möchten
Überprüfen Sie die Ausgabeninformationen
Scrollen Sie nach unten und sehen Sie sich das Dokument an
Genehmigen Sie den Antrag oder lehnen Sie ihn ab
Haben Sie noch Fragen? Chatten Sie gerne jederzeit mit uns.