Willkommen bei Payhawk 🚀!
Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?
Für Buchhalter eines Unternehmens, die alle Ausgaben des Unternehmens verwalten und exportieren möchten.
Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben! Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben erleichtern können. Unser Customer Success Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie durch den gesamten Prozess zu führen. Sie können uns aber auch in unserem Live-Chat finden - 24/7 proaktiver Support. Wenn Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen klären möchten, finden Sie hier unser Help-Center.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Einführung in die Nutzung unserer Webplattform und unserer mobilen App:
Schritt 1 - Registrieren Sie sich bei Payhawk über die E-Mail-Einladung
Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto in der mobilen App
Schritt 3 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben
Schritt 4 - Finden und verwalten Sie die Kartenlimits
Schritt 5 - Exportieren Sie Ausgaben (on-demand/periodisch) per E-Mail
Lassen Sie uns mit Ihrem Payhawk-Erlebnis beginnen!
Schritt 1 - Registrierung bei Payhawk mit einer E-Mail-Einladung
In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Payhawk-Konto in der Webanwendung registrieren. Folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:
Suchen Sie die Einladung von Payhawk zur Registrierung in Ihrem Posteingang. Bitte denken Sie daran, dass die E-Mail von einem Payhawk-Konto kommt, nicht vom Konto Ihres Administrators. Wenn Sie keine Einladung haben, bitten Sie den Kontoverwalter, Ihnen eine zu schicken.
Wenn Sie die Einladung nicht in Ihrem Posteingang finden, sehen Sie bitte in Ihren Werbe- und Junk-Ordnern nach (wir arbeiten daran, das zu ändern!)
Klicken Sie auf "Register".
Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.
Geben Sie eine Mobiltelefonnummer einschließlich der Landesvorwahl an.
Sie erhalten eine SMS auf das angegebene Telefon mit einem Verifizierungscode
Geben Sie den Code ein und Sie sind startklar!
Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto in der mobilen App
In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto in der mobilen App aktivieren. Sie haben die mobile App nicht? Keine Sorge, Sie können sie hier herunterladen:
Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihr Konto zu aktivieren:
Melden Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail bei der mobilen App an.
Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.
Wenn Ihnen eine Karte zugewiesen wurde, erstellen Sie bitte einen vierstelligen Sicherheitscode.
Der Sicherheitscode dient dazu, die Verwendung Ihrer virtuellen und physischen Karten zu schützen. Bitte geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.
Sie können den Sicherheitscode jederzeit einfach auf Ihrer Profilseite ändern, indem Sie auf "Sicherheitscode ändern" klicken.
Schritt 3 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben
Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein und klicken Sie auf die Registerkarte "Expenses", um Ausgaben hochzuladen, zu verwalten und zu bezahlen.
Ausgabenübersicht von Payhawk
Hier finden Sie alle Informationen zu den Payhawk-Ausgaben.
Wenn Sie eine Ausgabe in Payhawk erstellen, können Sie zwischen 3 Arten wählen, je nach Finanzierungsquelle:
Bank transfer (Banküberweisung): Fällige oder bereits beglichene Rechnungen
Company cash (Barausgaben) - Ausgaben, die Sie mit Firmengeldern (bar oder mit Karte - nicht Payhawk) bezahlt haben
Reimbursement (Erstattungsfähige Ausgaben) - Ausgaben, die Sie mit privaten Mitteln gezahlt haben
Um Ausgaben zu verwalten, ermöglicht Ihnen Payhawk:
das Einreichen von Ausgaben über den PC (Web-Plattform)
das Einreichen von Ausgaben über die Smartphone-App
das Löschen von Ausgaben über den PC (Web-Plattform)
das Löschen von Ausgaben über die Smartphone-App
eine schnelle Übersicht anhand der Ausgaben-Icons
das Überprüfen & Hinzufügen von Ausgabeninformationen in der Web-App
Wenn Sie unsere Buchhaltungsfunktion beziehen, können Sie auch unsere OCR für die Datenextraktion nutzen. Hier erfahren Sie mehr.
Ausgabenmanagement durch anpassbare Filteransichten noch effizienter gestalten
Erfahren Sie, wie Sie die Ansichten Ihrer Augabenfilter mit Payhawk einfach speichern und verwalten können.
Wenn Sie häufig nach einer bestimmten Art von Ausgaben suchen und filtern (z.B. Kategorie, Mitarbeiter, Gesamtbetrag), dann kann Ihnen das Speichern dieser gefilterten Ansicht einige Zeit sparen.
Sobald Sie Ihre Ausgaben gefiltert haben, können Sie Ihre Ansicht speichern:
Vergewissern Sie sich, dass Sie einen passenden Namen gefunden haben, und speichern Sie dann die Ansicht.
Wenn Sie eine neue Ansicht erstellen oder die aktuelle gefilterte Ansicht aktualisieren möchten, klicken Sie auf "Save view". Wählen Sie dann, ob Sie den aktuellen Filter in einer neuen Ansicht speichern oder die aktuelle Ansicht aktualisieren möchten:
Um Ihre gespeicherten Filter-Ansichten zu verwalten, klicken Sie auf die aktuelle Ansicht, wie unten gezeigt, und dann auf "Manage views":
Nun öffnet sich ein Fenster mit allen gespeicherten Ansichten. Sie können entweder den Namen ändern oder die entsprechende Filter-Ansicht löschen:
Payhawk Bills | Auf einen Blick
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen in weniger als 30 Sekunden direkt über Payhawk bezahlen können.
Payhawk Bills bietet Unternehmen die Möglichkeit, ausstehende Rechnungen direkt aus dem Produkt heraus zu bezahlen. Auf diese Weise hat das Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über seine Zahlungen, da es Karten-, Bargeld- und Bankzahlungen in einem einzigen Prozess kombiniert.
Und so funktioniert es:
Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein und gehen Sie zum Reiter "Expenses"
Navigieren Sie zur Schaltfläche "+" am oberen Bildschirmrand, um eine Ausgabe zu erstellen
Wählen Sie "Bank Transfer", um eine oder mehrere Rechnungen hochzuladen
Wählen Sie die Rechnung, die Sie bezahlen möchten
Prüfen Sie, ob alle Angaben zur Ausgabe korrekt sind
Markieren Sie die Ausgabe als "reviewed"
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add payment details" um die Adresse und Kontodaten des Empfängers einzugeben und speichern sie diese
Nun können Sie die Rechnung durch Klick auf "Pay" ganz einfach bezahlen
Für die nächsten Zahlungen an den gleichen Lieferanten werden die Kontodaten automatisch gespeichert, sodass Sie die Rechnung direkt nach Prüfung begleichen können
Für GBP-Rechnungen verwenden wir Faster Payments als Zahlungsmethode.
Für EUR-Rechnungen verwenden wir SEPA und SEPA Instant.
Sie erhalten eine Bestätigungsaufforderung in der Payhawk-Anwendung
Sie können fortfahren, indem Sie auf "Confirm" klicken
Nach der Bestätigung durch das Mobiltelefon ändert sich der Status der Ausgabe automatisch zu "Processing" (in Bearbeitung).
Sobald sie von der Bank bearbeitet wurde, ändert sich der Status in "Paid" (bezahlt).
Payhawk speichert die Zahlungsinformationen (IBAN, Referenz, Datum und Zahlungsquelle) und stellt sie Ihnen in einer Exportdatei zur Verfügung.
Es ist an der Zeit, Ihr Online-Banking zu beenden und Ihre Rechnungen auf die intelligente Art zu bezahlen.
Genehmigen und Ablehnen von Ausgabenanträgen
Erfahren Sie, wie Sie als Freigabeberechtigter Ausgabenanträge sofort genehmigen oder ablehnen können.
Wenn Ihr Unternehmen einen Ausgaben-Workflow verwendet und Sie Teil der Genehmigungskette sind, ist dieser Leitfaden für Sie gedacht. Als Freigabeberechtigter erhalten Sie alle Ausgabenanträge in Ihrem Posteingang:
Alle Anträge, die Sie noch prüfen müssen, werden in "PENDING" angezeigt. Sobald Sie sie genehmigen oder ablehnen, werden sie in die Registerkarte "ALL" verschoben.
Hier sehen Sie, wie der Genehmigungsprozess im Webportal aussieht:
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang
Wählen Sie einen Antrag aus, den Sie überprüfen möchten
Überprüfen Sie alle relevanten Informationen der Ausgabe
Prüfen Sie das vom Mitarbeiter eingereichte Dokument
Wenn Sie mit der Genehmigung fortfahren möchten, können Sie einfach auf "Approve" klicken. Auf diese Weise können die Buchhalter mit ihrer Prüfung fortfahren
Wenn Sie die Ausgabe ablehnen möchten, klicken Sie auf die "Decline"
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie einen Grund für die Ablehnung angeben können
Wenn Sie einen Antrag für eine Kartenausgabe ablehnen, wird die Ausgabe nicht gelöscht, sondern nur der Grund für die Ablehnung für den Buchhalter sichtbar gemacht
Wenn Sie eine Anfrage für eine andere Ausgabe ablehnen, wird die Ausgabe ebenfalls gelöscht
Hier sehen Sie, wie der Genehmigungsprozess in der mobilen App aussieht:
Gehen Sie zu Ihrem Posteingang (dritte Registerkarte am unteren Bildschirmrand)
Als Genehmigender sehen Sie die Anträge, die Sie zu prüfen haben, unter PENDING. Diejenigen, die Sie bereits genehmigt oder abgelehnt haben, finden Sie auf der Registerkarte ALL
Klicken Sie auf einen Ausgabenantrag, den Sie bearbeiten möchten
Überprüfen Sie die Ausgabeninformationen
Scrollen Sie nach unten und sehen Sie sich das Dokument an
Genehmigen Sie den Antrag oder lehnen Sie ihn ab
Schritt 4 - Finden und verwalten Sie die Kartenlimits
Wir haben diese Funktion geschaffen, weil wir wissen, wie schwierig es ist, die Kontrolle über ALLE Firmenkarten zu haben.
Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten der Kartenlimits:
Stand-alone-Limit: Monatlich erneuertes individuelles Limit für eine einzelne Karte
Company Policy: Die Karte wird einer vordefinierten Ausgabenrichtlinie zugeordnet (nur für Premium- und Enterprise-Tarife)
Mit Ausgabenrichtlinien (= Company Policies) können Sie mehrere Karten mit einer vordefinierten Richtlinie verwalten, in der Sie einfach Limits und Karteneinstellungen für Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter konfigurieren.
Mit dieser neuen Funktion erhalten Sie die Möglichkeit, Kontrollen wie z. B. wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten und die Genehmigungskette für Anträge auf Gruppenkartenebene zu nutzen und alle Karten als Ganzes zu verwalten, ohne sich mit individuellen Kartenkontrollen befassen zu müssen.
Sie können auch ein Limit für die automatische Genehmigung von Anträgen sehen, was hilfreich ist, damit Administratoren und das Finanzteam nicht wegen kleiner Anträge unter einem bestimmten Betrag behelligt werden.
Umgekehrt können Sie für Ihre Mitarbeiter auch eine Nullgrenze für wiederkehrende Ausgaben festlegen und jeden Antrag genehmigen, sobald er das System durchläuft.
Wenn Ihr Unternehmen eine komplexere Ausgabenpolitik hat, besteht die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Genehmigungskette mit mehreren Mitarbeitern einzurichten, die für die Genehmigung einer Anfrage verantwortlich sind. Legen Sie einfach einen Teamleiter als Teil der Kette fest oder eine beliebige Person, um eine abteilungsübergreifende Genehmigung zu ermöglichen.
Schritt 5 - Exportieren Sie Ausgaben (on-demand/periodisch)
On-demand-Export für Buchhaltungszwecke
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten für Buchhaltungszwecke exportieren können.
Unser On-Demand-Export ermöglicht es Ihnen, genau die Daten zu erhalten, die Sie benötigen. Sie können diese nach Belieben aufschlüsseln und haben so immer den Überblick über Ihre Zahlen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Arten von On-Demand-Exportdateien Payhawk anbietet und wie Sie diese exportieren können.
Welche Arten von On-Demand-Exportdateiformaten bietet Payhawk an?
Jeder Buchhalter und Administrator in Payhawk kann alle verfügbaren Informationen in die folgenden Formate exportieren:
Excel
CSV (mit oder ohne Beleg/Quittungsbildern)
PDF (vollständiger Kontoauszug - erfahren Sie mehr)
Unsere Excel- und CSV-Exporte umfassen die folgenden Daten:
Bilanz/Saldoauszug - über alle Ihre Payhawk-Konten
Zahlungen - alle Ausgaben, die über Payhawk bezahlt wurden (geordnet nach Abrechnungsdatum, Transaktions-ID, Transaktionsbeschreibung, gezahltem Betrag, Lieferantenname und Umsatzsteuernummer, Belegdatum, Belegnummer, Steuer und Gesamtbetrag usw.)
Unbezahlte Ausgaben - die sich im Payhawk-Portal für den ausgewählten Zeitraum befinden (Name & Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Belegdatum, Belegnummer, Steuer und Gesamtbetrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsquelle usw.)
Externe Zahlungen - alle Ausgaben, die als bezahlt markiert wurden, wobei das Zahlungsquelle nicht Payhawk ist (Name & Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Belegdatum, Belegnummer, Steuer und Gesamtbetrag usw.)
Einzahlungen - alle eingehenden Überweisungen, die Sie erhalten haben
Für Buchhaltungszwecke exportiert Payhawk nur abgewickelte Transaktionen. Wenn Sie mehr über den Unterschied zwischen autorisierten und abgewickelten Transaktionen erfahren möchten und warum dies für Ihre Buchhaltung wichtig ist, lesen Sie bitte unseren Artikel darüber.
Wie exportieren Sie On-Demand-Daten aus Payhawk?
Klicken Sie auf "Export" auf der rechten Seite Ihres Startbildschirms
Wählen Sie einen der vordefinierten Zeiträume oder legen Sie einen individuellen Zeitraum fest
In der Schaltfläche "Export" zeigen wir Ihnen, wie viele Ausgaben für den ausgewählten Zeitraum exportiert werden
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export"
Auf der rechten Seite des Bildschirms zeigen wir Ihnen alle Optionen für den On-Demand-Export an
Wählen Sie den gewünschten Dateityp für den On-Demand-Export
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export", um den Download zu starten
Für die CSV-Exportdatei mit Dokumenten senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Download-Link. Aus Sicherheitsgründen ist dieser Link lediglich für 12 Stunden aktiv.
Haben Sie noch Fragen? Chatten Sie gerne jederzeit mit uns.