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Payhawk für die Buchhaltung
Erste Schritte für Buchhalter
Erste Schritte für Buchhalter

Lernen Sie in 5 Minuten, wie Sie Payhawk nutzen können

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Verfasst von Martin Reindl
Vor über einer Woche aktualisiert

Willkommen bei Payhawk 🚀!

Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?

  • Für Buchhalter eines Unternehmens, die alle Ausgaben des Unternehmens verwalten und exportieren möchten.

Wir freuen uns sehr, Sie an Bord zu haben! Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserer Plattform das Leben erleichtern können. Unser Customer Success Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Sie durch den gesamten Prozess zu führen. Sie können uns aber auch in unserem Live-Chat finden - 24/7 proaktiver Support. Wenn Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen klären möchten, finden Sie hier unser Help-Center.

Nachfolgend finden Sie eine kurze Einführung in die Nutzung unserer Webplattform und unserer mobilen App:

Schritt 1 - Registrieren Sie sich bei Payhawk über die E-Mail-Einladung

Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto in der mobilen App

Schritt 3 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben

Schritt 4 - Finden und verwalten Sie die Kartenlimits

Schritt 5 - Exportieren Sie Ausgaben (on-demand/periodisch) per E-Mail

Lassen Sie uns mit Ihrem Payhawk-Erlebnis beginnen!


Schritt 1 - Registrierung bei Payhawk mit einer E-Mail-Einladung


In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Payhawk-Konto in der Webanwendung registrieren. Folgen Sie dazu den untenstehenden Schritten:

  • Suchen Sie die Einladung von Payhawk zur Registrierung in Ihrem Posteingang. Bitte denken Sie daran, dass die E-Mail von einem Payhawk-Konto kommt, nicht vom Konto Ihres Administrators. Wenn Sie keine Einladung haben, bitten Sie den Kontoverwalter, Ihnen eine zu schicken.

  • Wenn Sie die Einladung nicht in Ihrem Posteingang finden, sehen Sie bitte in Ihren Werbe- und Junk-Ordnern nach (wir arbeiten daran, das zu ändern!)

  • Klicken Sie auf "Register".

  • Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.

  • Geben Sie eine Mobiltelefonnummer einschließlich der Landesvorwahl an.

  • Sie erhalten eine SMS auf das angegebene Telefon mit einem Verifizierungscode

  • Geben Sie den Code ein und Sie sind startklar!


Schritt 2 - Aktivieren Sie Ihr Konto in der mobilen App


In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihr Konto in der mobilen App aktivieren. Sie haben die mobile App nicht? Keine Sorge, Sie können sie hier herunterladen:

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihr Konto zu aktivieren:

  • Melden Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail bei der mobilen App an.

  • Erstellen Sie ein Passwort für Ihr Konto. Bitte denken Sie daran, dass es mindestens acht Zeichen lang sein muss, inklusive mind. eines Sonderzeichen (z. B. !@#$%^&*) und mind. einer Zahl.

  • Wenn Ihnen eine Karte zugewiesen wurde, erstellen Sie bitte einen vierstelligen Sicherheitscode.

  • Der Sicherheitscode dient dazu, die Verwendung Ihrer virtuellen und physischen Karten zu schützen. Bitte geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.

Sie können den Sicherheitscode jederzeit einfach auf Ihrer Profilseite ändern, indem Sie auf "Sicherheitscode ändern" klicken.



Schritt 3 - Verwalten Sie Ihre Ausgaben


Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein und klicken Sie auf die Registerkarte "Expenses", um Ausgaben hochzuladen, zu verwalten und zu bezahlen.

Ausgabenübersicht von Payhawk

Hier finden Sie alle Informationen zu den Payhawk-Ausgaben.

Wenn Sie eine Ausgabe in Payhawk erstellen, können Sie zwischen 3 Arten wählen, je nach Finanzierungsquelle:

  1. Bank transfer (Banküberweisung): Fällige oder bereits beglichene Rechnungen

  2. Company cash (Barausgaben) - Ausgaben, die Sie mit Firmengeldern (bar oder mit Karte - nicht Payhawk) bezahlt haben

  3. Reimbursement (Erstattungsfähige Ausgaben) - Ausgaben, die Sie mit privaten Mitteln gezahlt haben

Um Ausgaben zu verwalten, ermöglicht Ihnen Payhawk:

Wenn Sie unsere Buchhaltungsfunktion beziehen, können Sie auch unsere OCR für die Datenextraktion nutzen. Hier erfahren Sie mehr.

Ausgabenmanagement durch anpassbare Filteransichten noch effizienter gestalten

Erfahren Sie, wie Sie die Ansichten Ihrer Augabenfilter mit Payhawk einfach speichern und verwalten können.

Wenn Sie häufig nach einer bestimmten Art von Ausgaben suchen und filtern (z.B. Kategorie, Mitarbeiter, Gesamtbetrag), dann kann Ihnen das Speichern dieser gefilterten Ansicht einige Zeit sparen.

Sobald Sie Ihre Ausgaben gefiltert haben, können Sie Ihre Ansicht speichern:

Vergewissern Sie sich, dass Sie einen passenden Namen gefunden haben, und speichern Sie dann die Ansicht.

Wenn Sie eine neue Ansicht erstellen oder die aktuelle gefilterte Ansicht aktualisieren möchten, klicken Sie auf "Save view". Wählen Sie dann, ob Sie den aktuellen Filter in einer neuen Ansicht speichern oder die aktuelle Ansicht aktualisieren möchten:

Um Ihre gespeicherten Filter-Ansichten zu verwalten, klicken Sie auf die aktuelle Ansicht, wie unten gezeigt, und dann auf "Manage views":

Nun öffnet sich ein Fenster mit allen gespeicherten Ansichten. Sie können entweder den Namen ändern oder die entsprechende Filter-Ansicht löschen:

Payhawk Bills | Auf einen Blick

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen in weniger als 30 Sekunden direkt über Payhawk bezahlen können.

Payhawk Bills bietet Unternehmen die Möglichkeit, ausstehende Rechnungen direkt aus dem Produkt heraus zu bezahlen. Auf diese Weise hat das Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über seine Zahlungen, da es Karten-, Bargeld- und Bankzahlungen in einem einzigen Prozess kombiniert.

Und so funktioniert es:

  • Loggen Sie sich in Ihr Payhawk-Konto ein und gehen Sie zum Reiter "Expenses"

  • Navigieren Sie zur Schaltfläche "+" am oberen Bildschirmrand, um eine Ausgabe zu erstellen

  • Wählen Sie "Bank Transfer", um eine oder mehrere Rechnungen hochzuladen

  • Wählen Sie die Rechnung, die Sie bezahlen möchten

  • Prüfen Sie, ob alle Angaben zur Ausgabe korrekt sind

  • Markieren Sie die Ausgabe als "reviewed"

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Add payment details" um die Adresse und Kontodaten des Empfängers einzugeben und speichern sie diese

  • Nun können Sie die Rechnung durch Klick auf "Pay" ganz einfach bezahlen

  • Für die nächsten Zahlungen an den gleichen Lieferanten werden die Kontodaten automatisch gespeichert, sodass Sie die Rechnung direkt nach Prüfung begleichen können

Für GBP-Rechnungen verwenden wir Faster Payments als Zahlungsmethode.

Für EUR-Rechnungen verwenden wir SEPA und SEPA Instant.

  • Sie erhalten eine Bestätigungsaufforderung in der Payhawk-Anwendung

  • Sie können fortfahren, indem Sie auf "Confirm" klicken

  • Nach der Bestätigung durch das Mobiltelefon ändert sich der Status der Ausgabe automatisch zu "Processing" (in Bearbeitung).

  • Sobald sie von der Bank bearbeitet wurde, ändert sich der Status in "Paid" (bezahlt).

Payhawk speichert die Zahlungsinformationen (IBAN, Referenz, Datum und Zahlungsquelle) und stellt sie Ihnen in einer Exportdatei zur Verfügung.

Es ist an der Zeit, Ihr Online-Banking zu beenden und Ihre Rechnungen auf die intelligente Art zu bezahlen.

Genehmigen und Ablehnen von Ausgabenanträgen

Erfahren Sie, wie Sie als Freigabeberechtigter Ausgabenanträge sofort genehmigen oder ablehnen können.

Wenn Ihr Unternehmen einen Ausgaben-Workflow verwendet und Sie Teil der Genehmigungskette sind, ist dieser Leitfaden für Sie gedacht. Als Freigabeberechtigter erhalten Sie alle Ausgabenanträge in Ihrem Posteingang:

Alle Anträge, die Sie noch prüfen müssen, werden in "PENDING" angezeigt. Sobald Sie sie genehmigen oder ablehnen, werden sie in die Registerkarte "ALL" verschoben.

Hier sehen Sie, wie der Genehmigungsprozess im Webportal aussieht:

  • Gehen Sie zu Ihrem Posteingang

  • Wählen Sie einen Antrag aus, den Sie überprüfen möchten

  • Überprüfen Sie alle relevanten Informationen der Ausgabe

  • Prüfen Sie das vom Mitarbeiter eingereichte Dokument

  • Wenn Sie mit der Genehmigung fortfahren möchten, können Sie einfach auf "Approve" klicken. Auf diese Weise können die Buchhalter mit ihrer Prüfung fortfahren

  • Wenn Sie die Ausgabe ablehnen möchten, klicken Sie auf die "Decline"

  • Es erscheint ein Fenster, in dem Sie einen Grund für die Ablehnung angeben können

  • Wenn Sie einen Antrag für eine Kartenausgabe ablehnen, wird die Ausgabe nicht gelöscht, sondern nur der Grund für die Ablehnung für den Buchhalter sichtbar gemacht

  • Wenn Sie eine Anfrage für eine andere Ausgabe ablehnen, wird die Ausgabe ebenfalls gelöscht

Hier sehen Sie, wie der Genehmigungsprozess in der mobilen App aussieht:

  • Gehen Sie zu Ihrem Posteingang (dritte Registerkarte am unteren Bildschirmrand)

  • Als Genehmigender sehen Sie die Anträge, die Sie zu prüfen haben, unter PENDING. Diejenigen, die Sie bereits genehmigt oder abgelehnt haben, finden Sie auf der Registerkarte ALL

  • Klicken Sie auf einen Ausgabenantrag, den Sie bearbeiten möchten

  • Überprüfen Sie die Ausgabeninformationen

  • Scrollen Sie nach unten und sehen Sie sich das Dokument an

  • Genehmigen Sie den Antrag oder lehnen Sie ihn ab


Schritt 4 - Finden und verwalten Sie die Kartenlimits


Wir haben diese Funktion geschaffen, weil wir wissen, wie schwierig es ist, die Kontrolle über ALLE Firmenkarten zu haben.

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten der Kartenlimits:

  • Stand-alone-Limit: Monatlich erneuertes individuelles Limit für eine einzelne Karte

  • Company Policy: Die Karte wird einer vordefinierten Ausgabenrichtlinie zugeordnet (nur für Premium- und Enterprise-Tarife)

Mit Ausgabenrichtlinien (= Company Policies) können Sie mehrere Karten mit einer vordefinierten Richtlinie verwalten, in der Sie einfach Limits und Karteneinstellungen für Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter konfigurieren.

Mit dieser neuen Funktion erhalten Sie die Möglichkeit, Kontrollen wie z. B. wiederkehrende Limits, Abhebungen am Geldautomaten und die Genehmigungskette für Anträge auf Gruppenkartenebene zu nutzen und alle Karten als Ganzes zu verwalten, ohne sich mit individuellen Kartenkontrollen befassen zu müssen.

Sie können auch ein Limit für die automatische Genehmigung von Anträgen sehen, was hilfreich ist, damit Administratoren und das Finanzteam nicht wegen kleiner Anträge unter einem bestimmten Betrag behelligt werden.

Umgekehrt können Sie für Ihre Mitarbeiter auch eine Nullgrenze für wiederkehrende Ausgaben festlegen und jeden Antrag genehmigen, sobald er das System durchläuft.

Wenn Ihr Unternehmen eine komplexere Ausgabenpolitik hat, besteht die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Genehmigungskette mit mehreren Mitarbeitern einzurichten, die für die Genehmigung einer Anfrage verantwortlich sind. Legen Sie einfach einen Teamleiter als Teil der Kette fest oder eine beliebige Person, um eine abteilungsübergreifende Genehmigung zu ermöglichen.


Schritt 5 - Exportieren Sie Ausgaben (on-demand/periodisch)


On-demand-Export für Buchhaltungszwecke

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten für Buchhaltungszwecke exportieren können.

Unser On-Demand-Export ermöglicht es Ihnen, genau die Daten zu erhalten, die Sie benötigen. Sie können diese nach Belieben aufschlüsseln und haben so immer den Überblick über Ihre Zahlen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Arten von On-Demand-Exportdateien Payhawk anbietet und wie Sie diese exportieren können.

Welche Arten von On-Demand-Exportdateiformaten bietet Payhawk an?

Jeder Buchhalter und Administrator in Payhawk kann alle verfügbaren Informationen in die folgenden Formate exportieren:

  • Excel

  • CSV (mit oder ohne Beleg/Quittungsbildern)

  • PDF (vollständiger Kontoauszug - erfahren Sie mehr)

Unsere Excel- und CSV-Exporte umfassen die folgenden Daten:

  1. Bilanz/Saldoauszug - über alle Ihre Payhawk-Konten

  2. Zahlungen - alle Ausgaben, die über Payhawk bezahlt wurden (geordnet nach Abrechnungsdatum, Transaktions-ID, Transaktionsbeschreibung, gezahltem Betrag, Lieferantenname und Umsatzsteuernummer, Belegdatum, Belegnummer, Steuer und Gesamtbetrag usw.)

  3. Unbezahlte Ausgaben - die sich im Payhawk-Portal für den ausgewählten Zeitraum befinden (Name & Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Belegdatum, Belegnummer, Steuer und Gesamtbetrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsquelle usw.)

  4. Externe Zahlungen - alle Ausgaben, die als bezahlt markiert wurden, wobei das Zahlungsquelle nicht Payhawk ist (Name & Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Belegdatum, Belegnummer, Steuer und Gesamtbetrag usw.)

  5. Einzahlungen - alle eingehenden Überweisungen, die Sie erhalten haben

Für Buchhaltungszwecke exportiert Payhawk nur abgewickelte Transaktionen. Wenn Sie mehr über den Unterschied zwischen autorisierten und abgewickelten Transaktionen erfahren möchten und warum dies für Ihre Buchhaltung wichtig ist, lesen Sie bitte unseren Artikel darüber.

Wie exportieren Sie On-Demand-Daten aus Payhawk?

  • Klicken Sie auf "Export" auf der rechten Seite Ihres Startbildschirms

  • Wählen Sie einen der vordefinierten Zeiträume oder legen Sie einen individuellen Zeitraum fest

  • In der Schaltfläche "Export" zeigen wir Ihnen, wie viele Ausgaben für den ausgewählten Zeitraum exportiert werden

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export"

  • Auf der rechten Seite des Bildschirms zeigen wir Ihnen alle Optionen für den On-Demand-Export an

  • Wählen Sie den gewünschten Dateityp für den On-Demand-Export

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export", um den Download zu starten

Für die CSV-Exportdatei mit Dokumenten senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Download-Link. Aus Sicherheitsgründen ist dieser Link lediglich für 12 Stunden aktiv.



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