Payhawk bietet Ihnen die Möglichkeit, Ausgabendaten für abgerechnete Transaktionen auf Wunsch in verschiedenen Dateiformaten zu exportieren.
Vorteile
Mit den Ausgabendaten-Berichten können Sie genau die Daten abrufen, die Sie benötigen, und können sie nach Belieben aufteilen, sodass Sie immer den Überblick über Ihre Zahlen haben.
Besonderheiten
Alle Berichte auf Abruf werden direkt im Browser heruntergeladen.
Zum Zeitpunkt des Dateidownloads erhalten Sie außerdem eine E-Mail mit einem Download-Link, der aus Sicherheitsgründen nur 12 Stunden gültig ist.
Unterstützte Formate für Ausgabenberichte auf Abruf
Payhawk unterstützt für Ausgabendatenberichte die folgenden Formate:
Excel
CSV mit Dokumentenbildern
CSV ohne Dokumentenbilder
Daten, die in Ausgabenberichten auf Abruf enthalten sind
Die Excel- und CSV-Berichte zu Ausgaben auf Abruf enthalten die folgenden Daten:
Kontoauszug: Der Saldo all Ihrer Payhawk-Konten mit den relevanten End- und reservierten Salden.
Zahlungen: Alle Ausgaben, die über Payhawk bezahlt wurden. Die exportierten Daten sind geordnet nach dem Abrechnungsdatum, der Transaktions-ID, der Transaktionsbeschreibung, dem gezahlten Betrag, dem Namen und der Umsatzsteuernummer des Lieferanten, dem Dokumentendatum, der Dokumentennummer, der Steuer und dem Gesamtbetrag und so weiter.
Unbezahlte Ausgaben: Die Ausgaben, die in Payhawk für den ausgewählten Zeitraum erstellt wurden, zum Beispiel Name und Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Dokumentendatum, Dokumentennummer, Steuer und Gesamtbetrag, Zahlungsreferenz, Zahlungsquelle und so weiter.
Externe Zahlungen: Alle Ausgaben, die als bezahlt markiert wurden, jedoch durch ein externes System, zum Beispiel Name und Umsatzsteuernummer des Lieferanten, Dokumentendatum, Dokumentennummer, Steuer und Gesamtbetrag und so weiter.
Einzahlungen: Alle eingehenden Wallet-Überweisungen, die Sie erhalten haben.
Excel- und CSV-Export von benutzerdefinierten Ausgabenfeldern und -werten
Der Einfachheit halber entfernt Payhawk beim Export Ihrer Daten ins Excel- und CSV-Format automatisch Spalten mit leeren benutzerdefinierten Feldwerten, in der Annahme, dass Sie diese nicht benötigen werden.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld Projekt und verwenden es in 10 Ausgaben. Anschließend erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen NEUESProjekt und löschen das alte benutzerdefinierte Feld Projekt.
Wenn Sie einen Export ins CSV- oder XLSX-Format vornehmen, passiert Folgendes:
Die heruntergeladene Datei enthält alle Werte (falls vorhanden), die aus den beiden benutzerdefinierten Feldern für die Ausgaben ausgewählt wurden.
Wenn die Ausgabenauswahl keine Werte aus dem benutzerdefinierten Feld Projekt enthält, werden die Spalten beim Herunterladen automatisch entfernt.
Ausgabenberichte auf Abruf erstellen
So erstellen Sie in Payhawk einen Ausgabenbericht auf Abruf:
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Öffnen Sie die Exportieren-App und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.
Wählen Sie im folgenden Dialogfeld aus der Drop-down-Liste Zeitraum entweder einen vordefinierten Zeitraum aus oder wählen Sie die Option Benutzerdefinierter Zeitraum, um einen bestimmten Datumsbereich zu definieren.
Wählen Sie das Format, in dem Sie Ihren Ausgabenbericht erstellen möchten, indem Sie auf das entsprechende Feld klicken, beispielsweise Excel. Daraufhin wird die Schaltfläche Exportieren aktiv und zeigt die Anzahl der Ausgaben an, die in den Excel-Bericht aufgenommen werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Anzahl] Ausgaben exportieren, um den Bericht auf Ihren PC herunterzuladen.
Den Exportstatus von Ausgaben und Zahlungen anzeigen
Sie können den Exportstatus einer Ausgabe und ihrer Zahlung im Abschnitt Exportieren der Ausgabe einsehen:
Gehen Sie zu Ausgaben.
Wählen Sie die gewünschte Ausgabe aus, indem Sie darauf klicken.
Klicken Sie auf den Abschnitt Exportieren, um die Exportdetails wie den Exportstatus, das letzte Exportdatum und die Ausgaben- oder Zahlungs-ID anzuzeigen.
Um zusätzliche Exportdetails anzuzeigen – wie beispielsweise das ERP-System (Buchhaltungssystem), in das die Daten exportiert wurden, die ID der externen Ausgaben und Zahlungen sowie Hyperlinks zu den exportierten Zahlungen und zugehörigen Gebühren – bewegen Sie den Mauszeiger über das Fragezeichen-Symbol ? der Ausgabe. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über den Exportstatus von Ausgaben und Zahlungen.
Exportieren von Daten mit Buchhaltungsexportvorlagen
Wenn die Buchhaltungsexportvorlagen von einem Payhawk-Administrator für Ihr Firmenkonto freigeschaltet wurden, können Sie Buchhaltungsdaten auf die gleiche Weise exportieren, wie Sie die anderen auf Anfrage-Exporte erzeugen.