Este artículo describe el proceso para las empresas con sede en los Estados Unidos y sus representantes, así como los datos y documentos necesarios para solicitar productos y servicios de Payhawk.
Requisitos de la empresa
Para solicitar su incorporación a Payhawk, las empresas deben:
Estar registradas en Estados Unidos. A excepción de los comerciantes individuales, todas las empresas con sede en Estados Unidos pueden presentar una solicitud.
Tener al menos 250.000 dólares por entidad matriz de un grupo o 100.000 dólares por cada entidad filial de un grupo en una o más cuentas bancarias estadounidenses y a nombre de la entidad solicitante.
Datos obligatorios de la empresa
Durante el proceso de solicitud, las empresas deberán remitir la siguiente información:
Datos identificativos: dirección de la empresa, número de identificación fiscal (NIF), forma jurídica, fecha de constitución.
Datos comerciales: sector, empleados, sitio web, uso de tarjetas, regiones de pago.
Datos de acceso a banca electrónica: necesarios para conectar mediante Plaid como parte de la solicitud.
Documentación obligatoria de la empresa
Durante el proceso de solicitud, las empresas deberán presentar la siguiente documentación:
Entidades constituidas: Formulario 1120 Corporation Income Tax Return, incluidos los Anexos K y G.
Sociedades de responsabilidad limitada: Formulario 1065 U.S Return of Partnership Income.
Organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro exentas de impuestos 501(c)(3): Formulario 990.
Últimas cuentas de gestión, con estados de resultados y balances con los últimos asientos con una antigüedad no superior a tres meses.
Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias.
Identificar a los representantes de la empresa
Durante el proceso de solicitud, las empresas también deben identificar a sus representantes facilitando:
Datos de un administrador de Payhawk que tendrá una visión completa y un control total de los gastos y la configuración de la empresa.
Datos de los titulares reales que posean, directa o indirectamente, más del 25 % de la entidad solicitante.
Para entidades constituidas/sociedades anónimas: si no hay UBO, es posible que se solicite a la entidad solicitante que remita una estructura organizativa firmada electrónicamente que confirme la propiedad.
En el caso de las organizaciones benéficas y sin ánimo de lucro exentas de impuestos 501(c)(3), pueden solicitarse los datos del CEO en lugar de un UBO.
Datos de un Controlador, que puede ser cualquiera de las siguientes personas:
Cualquiera que posea o controle el 25 % o más de las acciones con derecho a voto.
Cualquiera que esté en condiciones de influir en el proceso de toma de decisiones de la entidad solicitante.
Cualquiera que sea miembro gestor si la entidad solicitante es una S.L.
Datos obligatorios para los representantes
Durante el proceso de solicitud, los representantes de las empresas deberán remitir la siguiente información:
Fecha de nacimiento
Nacionalidad
Número de afiliación a la seguridad social
Pasaporte
Dirección del domicilio
Documentación obligatoria para representantes
Durante el proceso de solicitud, los representantes de las empresas deberán remitir la siguiente documentación:
Tarjetas de la Seguridad Social
Pasaporte o permiso de conducir
Comprobante de domicilio: puede facilitarse mediante una factura de servicios públicos, un extracto bancario o un talón de pago con fecha no superior a los dos meses anteriores a la solicitud.
Verificación de identidad
Todos los representantes de la empresa identificados durante el proceso de solicitud deberán verificar su identidad con Onfido. El proceso incluye hacerse un selfi y una foto del pasaporte o del carné de conducir, y se completa en un par de minutos.