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Aperçu des notes de frais

Rationalisez le travail, regroupez les dépenses, accélérez les approbations et améliorez la précision financière.

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Écrit par Payhawk
Mis à jour il y a plus d'un mois

La gestion des dépenses est un élément essentiel de toute entreprise et nécessite des processus rationalisés, ainsi qu'une précision financière accrue.

Défis courants en matière de gestion des dépenses

  • Les responsables d'approbation reçoivent trop de notifications.

  • Les comptables effectuent un travail manuel excessif.

  • Les employés doivent classer eux-mêmes leurs dépenses, ce qui augmente le nombre d'erreurs.

Fonctionnalités clés par rôle

Les fonctionnalités des notes de frais peuvent être utiles aux responsables d'approbation, aux comptables, aux employés et aux équipes financières.

Rôle

Capacité

Responsables d'approbation

  • Voir et approuver plusieurs dépenses dans un rapport groupé, ce qui permet de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

  • Recevoir des notifications uniquement lorsque le rapport complet est prêt, plutôt que pour chaque dépense individuelle.

Comptables

  • Choisir de comptabiliser les dépenses séparément ou en tant que groupe pour un suivi précis.

  • Retenir les dépenses incomplètes afin qu'elles ne soient pas exportées vers l'ERP

  • Approuver ou rejeter des dépenses spécifiques sans rejeter l'ensemble du rapport.

Employés

  • Grouper automatiquement les dépenses liées à un déplacement ou à un projet.

  • Possibilités d'éviter les retards avec les rappels automatiques et la soumission automatique.

  • Soumettre uniquement les dépenses renvoyées, au lieu de refaire tout le rapport.

  • Corriger et soumettre à nouveau uniquement les dépenses renvoyées, au lieu de refaire tout le rapport.

Équipes financières

  • Surveiller la soumission, l'approbation et l'état de vérification des dépenses pour un meilleur suivi financier.

  • Pousser les rapports finalisés vers l'ERP en tant qu'entité unique pour l'établissement de rapports structurés.

Comment fonctionnent les notes de frais

  • Toutes les dépenses correspondant aux conditions de rapport spécifiées sont automatiquement incluses dans la note de frais. Les dépenses marquées comme des abonnements dans Payhawk ne seront pas incluses dans le reporting de dépenses.

  • Les responsables d'approbation ne reçoivent une notification que lorsque le rapport complet est soumis.

  • L'approbation de la note de frais est distincte de l'approbation des dépenses – les responsables d'approbation des dépenses peuvent également approuver la note de frais.

  • Les responsables d'approbation peuvent renvoyer une dépense spécifique sans renvoyer l'ensemble du rapport.

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