Cet article décrit le processus pour les entreprises basées aux États-Unis et leurs représentants, ainsi que les données et documents requis lors de la demande de produits et services Payhawk.
Exigences de l'entreprise
Lorsqu’elle postule à Payhawk, une entreprise doit :
Être enregistrée aux États-Unis. À l’exception des entreprises individuelles, toutes les entreprises basées aux États-Unis peuvent postuler.
Disposer d'au moins 250 000 $ pour une entité mère d'un groupe ou 100 000 $ pour chaque entité filiale d'un groupe sur un ou plusieurs compte(s) bancaire(s) américain(s) et au nom de l'entité demandeuse.
Données d'entreprise requises
Durant le processus de candidature, les entreprises seront tenues de soumettre les informations suivantes :
Informations commerciales : adresse professionnelle, numéro d'identification de l'employeur (EIN), type d'entité commerciale, date de constitution.
Informations sur l'utilisation professionnelle : secteur d'activité, employés, site Web, utilisation de la carte, régions de paiement.
Informations de connexion aux services bancaires en ligne - requises pour établir un lien en utilisant Plaid dans le cadre de la demande.
Documentation d'entreprise requise
Durant le processus de candidature, les entreprises seront tenues de soumettre la documentation :
Entités constituées en société - Formulaire 1120 de déclaration d'impôt sur le revenu des sociétés américaines, comprenant les annexes K et G.
Sociétés à responsabilité limitée - Formulaire 1065 US Return of Partnership Income.
501(c)(3) organisations caritatives et à but non lucratif exonérées d'impôt - Formulaire 990.
Derniers comptes de gestion, présentant les comptes de résultat et les bilans avec les dernières écritures datant de moins de trois mois.
Certificat de conformité
Identification des représentants de l'entreprise
Durant le processus de candidature, les entreprises doivent également identifier leurs représentants en fournissant :
Détails d'un administrateur Payhawk qui aura une vue d'ensemble complète et un contrôle total sur les dépenses et les paramètres de l'entreprise.
Détails des bénéficiaires effectifs qui possèdent directement ou indirectement plus de 25 % de l'entité demandeuse.
Pour les entités constituées en sociétés/SARL : en l'absence d'UBO, l'entité demandeuse peut être tenue de soumettre une structure organisationnelle signée électroniquement confirmant la propriété.
Pour les organisations caritatives et à but non lucratif exonérées d'impôt 501(c)(3) - Les détails du PDG peuvent être requis à la place d'un UBO.
Détails d'une personne décisionnaire qui peut être l'une des personnes suivantes :
Une personne détenant ou contrôlant 25 % ou plus des actions avec droit de vote.
Une personne en mesure d'influencer le processus décisionnel de l'entité demandeuse.
Une personne étant un membre dirigeant si l'entité demandeuse est une SARL.
Données requises pour les représentants
Durant le processus de candidature, les représentants de l'entreprise seront tenus de soumettre les informations suivantes :
Date de naissance
Nationalité
Numéro de sécurité sociale
Numéro de passeport
Adresse personnelle
Documentation requise pour les représentants
Durant le processus de candidature, les représentants de l'entreprise seront tenus de soumettre les informations suivantes :
Cartes de sécurité sociale
Passeport ou permis de conduire
Justificatif de domicile - il peut être fourni par une facture de service, un relevé bancaire ou un bulletin de salaire datant de moins de deux mois avant la demande.
Vérification de l'identité
Tous les représentants de l'entreprise identifiés lors du processus de candidature devront vérifier leur identité avec Onfido. Le processus comprend la prise d'un selfie et d'une photo du passeport ou du permis de conduire. Cela peut prendre quelques minutes.