Dit artikel bevat een gedetailleerde lijst van documenten die bedrijven per land van registratie nodig hebben om aan de KYC-vereisten van Payhawk te voldoen.
Bepaalde documenten zijn openbaar en hoef je dus niet handmatig in te dienen - het Payhawk Compliance-team haalt ze direct op uit officiële bronnen.
Oostenrijk
Oostenrijk
Uittreksel uit het handelsregister (Firmenbuchauszug) - Verkrijgbaar via Österreichisches Firmenbuch (Officieel handelsregister), openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (WiEReG Auszug) - Verkrijgbaar via het Register der wirtschaftlichen Eigentümer, moeten door de klant worden verstrekt en digitaal zijn ondertekend. Voorbeeld: AT_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
België
België
Uittreksel KBO - Verkrijgbaar via Kruispuntbank van Ondernemingen, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (uiteindelijk begunstigde) - Verkrijgbaar via het UBO-register, moeten door de klant worden verstrekt en digitaal zijn ondertekend. Voorbeeld: BE_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Bulgarije
Bulgarije
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister (Актуално състояние) - Verkrijgbaar via het Handelsregister, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Учредителен акт/Актуално състояние) - Verkrijgbaar via het Handelsregister, openbaar. Voorbeeld:BG_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (Учредителен акт) - Verkrijgbaar via het Handelsregister, openbaar.
Kroatië
Kroatië
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het Sudski registar (Rechtbankregister), openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Izvadak iz registra stvarnih vlasnika)- Verkrijgbaar via Registar stvarnih vlasnika, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: HR_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Cyprus
Cyprus
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het Bedrijven- en intellectueel eigendomsregister, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (lijst van aandeelhouders) - Verkrijgbaar via het Bedrijven- en intellectueel eigendomsregister, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: CY_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Verklaring van bestuurders - Verkrijgbaar via het Bedrijven- en intellectueel eigendomsregister, moet door de klant worden verstrekt.
Tsjechië
Tsjechië
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (evidence skutecnyh majitelu)- Verkrijgbaar via Evidence skutecnyh majitelu, moeten door de klant worden verstrekt. View sample: 1CZ_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Denemarken
Denemarken
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Reelle ejere)- Verkrijgbaar via het CVR - Det Centrale Virksomhedsregister (Centraal bedrijvenregister), moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: DK_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - openbaar.
Estland
Estland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via hetÄriregister (Handelsregister), openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Reelle ejere)- Verkrijgbaar via het Äriregister (Handelsregister), openbaar. Voorbeeld: EE_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Finland
Finland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister (Kaupparekisteriote) - Verkrijgbaar via het Kaupparekisteri (Finse patent- en registratiebureau), openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Edunsaajaote)- Verkrijgbaar via het Kaupparekisteri (Finse patent- en registratiebureau), moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: FI_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (Oprichtingsakte) - Verkrijgbaar via het Kaupparekisteri (Finse patent- en registratiebureau), openbaar.
Frankrijk
Frankrijk
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Extrait et copie intégrale des bénéficiaires effectifs)- Verkrijgbaar via Les Greffiers des Tribunaux de Commerce, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: FR_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - openbaar.
Duitsland
Duitsland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Transparenzregisterauszug)- Verkrijgbaar via het Transparenzregister (transparantieregister), moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: DE_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - openbaar.
Griekenland
Griekenland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister (Πιστοποιητικό ΓΕΜΗ) - Verkrijgbaar via Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.) (Algemeen Handelsregister) Documentenarchief, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Transparenzregisterauszug)- verkrijgbaar via Κεντρικό Μητρώο Πραγματικών Δικαιούχων (Κ.Μ.Π.Δ.), moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: GR_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Verkrijgbaar via Documentenarchief, openbaar.
Guernsay
Guernsay
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Moeten door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Hongarije
Hongarije
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Tényleges tulajdonosok központi nyilvántartása (Centraal Register van Uiteindelijk Gerechtigden), moeten door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Ierland
Ierland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (RBO-uittreksel) - Verkrijgbaar via het RBO, moet door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: IR_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Italië
Italië
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Registro Imprese (handelsregister), openbaar. Voorbeeld: IT_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Letland
Letland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het Latvijas Republikas Uzņēmumu Reģistrs (bedrijvenregister), openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Latvijas Republikas Uzņēmumu Reģistrs (bedrijvenregister), openbaar. Voorbeeld: LV_UBO_extract_sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Litouwen
Litouwen
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via Registru Centras (handelsregister), openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via Registru Centras (handelsregister), openbaar. Voorbeeld: LT_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - openbaar.
Liechtenstein
Liechtenstein
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Moet door de klant worden verstrekt.
Bewijsstukken van eigendom - Moeten door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Luxemburg
Luxemburg
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via de Bedrijvenregisters van Luxemburg, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Extrait (de bénéficiaire(s) effectif(s)) - Verkrijgbaar via de Bedrijvenregisters van Luxemburg, moeten door de klant worden verstrekt en digitaal zijn ondertekend. Voorbeeld: LU_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Jersey VK
Jersey VK
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Moeten door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Malta
Malta
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het Malta Business Registry, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Bedrijvenregister van Malta, openbaar. Voorbeeld: MT_UBO_extract_sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Nederland
Nederland
Uittreksel Handelsregister - Verkrijgbaar via de KVK, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (UBO-opgave) - Verkrijgbaar via de KVK, moeten door de klant worden verstrekt en digitaal zijn ondertekend. Voorbeeld: NL_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - openbaar.
Noorwegen
Noorwegen
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het Brønnøysund Registratiecentrum, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Brønnøysund Registratiecentrum, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: NO_UBO_sample.pdf
Statuten - openbaar.
Polen
Polen
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: PL_UBO_extract_sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Portugal
Portugal
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via de Portal de serviços públicos da República Portuguesa, moet door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: PT_Extract_Sample.png
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via de Portal de serviços públicos da República Portuguesa, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: PT_UBO_Extract_Sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Roemenië
Roemenië
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het Oficiul Național al Registrului Comerțului (bedrijvenregister), moet door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: RO_TR_extract_sample.png
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Oficiul Național al Registrului Comerțului (bedrijvenregister), moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: RO_UBO_extract_sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
San Marino
San Marino
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Moeten door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Slowakije
Slowakije
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het Obchodny-register (bedrijvenregister), moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: SL_TR_extract_sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Slovenië
Slovenië
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het dejanskih lastnikov-register (UBO-register), moeten door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Spanje
Spanje
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister (Nota informativa mercantil) - Verkrijgbaar via het Registro Mercantil, openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (Certificación de titularidades reales) - Verkrijgbaar via het Portal de Titularidades Reales, moeten door de klant worden verstrekt.
Bewijsstukken van eigendom (Acta de titularidades reales) - Moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: ES_UBO_Extract_Sample.png
Bewijsstukken van eigendom (Deposito de cuentas (Modelo200)) - Verkrijgbaar via het Registro Mercantil, moeten door de klant worden verstrekt. Voorbeeld: ES_UBO_Modelo200_Sample.png
Statuten (Estatutos) - Verkrijgbaar via Registro Mercantil, moeten door de klant worden verstrekt.
Zweden
Zweden
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via Registret över verkliga huvudmän (UBO-register), openbaar. Voorbeeld: SE_UBO_extract_sample.png
Statuten (oprichtingsakte) - openbaar.
Zwitserland
Zwitserland
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - openbaar.
Bewijsstukken van eigendom (lijst van aandeelhouders) - Moet door de klant worden verstrekt.
Statuten (oprichtingsakte) - Moet door de klant worden verstrekt.
Verenigd Koninkrijk
Verenigd Koninkrijk
Uittreksel uit het handelsregister-bedrijvenregister - Verkrijgbaar via het
Companies House, openbaar.Bewijsstukken van eigendom - Verkrijgbaar via het
Companies House, openbaar.Statuten (oprichtingsakte) - Verkrijgbaar via het
Companies House, openbaar.(Optioneel) Jaarrekening - Verkrijgbaar via het
Companies House, openbaar.
Verenigde Staten
Verenigde Staten
Belastingaangifte - Moet door de klant worden verstrekt.
Certificaat van goede reputatie- Moet door de klant worden verstrekt.
Bewijs van zakelijk adres- Moet door de klant worden verstrekt.