Naar de hoofdinhoud

Overzicht van onkostendeclaraties

Stroomlijn onkostenbeheer door te groeperen, te automatiseren, versneld goed te keuren en nauwkeuriger te registreren.

Payhawk avatar
Geschreven door Payhawk
Vandaag bijgewerkt

Onkostenbeheer is voor ieder bedrijf cruciaal en daarom zijn gestroomlijnde processen en verbeterde financiële nauwkeurigheid onmisbaar.

Veelvoorkomende uitdagingen bij onkostenbeheer

  • Goedkeurders ontvangen te veel meldingen.

  • Boekhouders doen buitensporig veel handmatig werk.

  • Medewerkers moeten onkosten zelf categoriseren, waardoor er meer fouten gemaakt worden.

De belangrijkste functies per rol

Mogelijkheden voor onkostendeclaraties kunnen nuttig zijn voor goedkeurders, accountants, medewerkers en financiële teams.

Rol

Mogelijkheid

Goedkeurders

  • Bekijk meerdere onkosten-items en keur ze goed in een gegroepeerde declaratie, zodat je snellere en beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen.

  • Ontvang alleen meldingen als de declaratie helemaal klaar is, in plaats van voor elke afzonderlijk onkosten-item.

Accountants

  • Kies ervoor om onkosten-items afzonderlijk of als groep te boeken, zodat ze nauwkeurig kunnen worden getraceerd.

  • Blokkeer dat onvolledige onkosten-items niet naar het ERP worden geëxporteerd

  • Goedkeuren of afkeuren van specifieke onkosten-items zonder de gehele declaratie af te keuren.

Medewerkers

  • Groepeer onkosten-items in verband met een reis of project automatisch.

  • Kan vertragingen voorkomen met automatische herinneringen en automatisch indienen.

  • Dien alleen teruggestuurde onkosten-items opnieuw in, in plaats van dat je de hele declaratie opnieuw doet.

  • Corrigeer alleen teruggestuurde onkosten-items en dien ze opnieuw in, in plaats van dat je de hele declaratie opnieuw doet.

Finance-teams

  • Bewaak de indienings-, goedkeurings- en beoordelingsstatus van onkosten-item voor een betere financiële tracering.

  • Stuur voltooide onkostendeclaraties door naar het ERP als een enkele entiteit, zodat je gestructureerde rapporten kunt opstellen.

Zo werken onkostendeclaraties

  • Alle onkosten-items die voldoen aan de gespecificeerde rapportagevoorwaarden worden automatisch opgenomen in de onkostendeclaratie.

  • Medewerkers moeten de declaratie indienen. Als er een specifiek datumbereik voor is ingesteld, wordt de declaratie automatisch drie dagen na de einddatum ingediend.

  • Goedkeurders ontvangen alleen een melding als de volledige declaratie is ingediend.

  • De goedkeuring van onkostendeclaraties staat los van goedkeuring van onkosten-items. Goedkeurders van onkosten-items mogen ook de declaratie goedkeuren.

  • Goedkeurders kunnen een bepaald onkosten-item terugsturen zonder dat de volledige declaratie moet worden teruggestuurd.

Vervolgstappen

Was dit een antwoord op uw vraag?