Op basis van de goedkeuringsflows die binnen je bedrijf zijn gedefinieerd, kun je als goedkeurder worden aangewezen voor aankopen die je teamgenoten indienen.
Als goedkeurder krijg je een automatisch berichtje in je Payhawk Inbox wanneer een aankoop wordt beoordeeld. Documenten die al zijn geüpload, zoals conceptcontracten, offertes of e-mails van leveranciers, zijn ook zichtbaar in het verzoek.
Bijzonderheden
Je kunt aankopen alleen verwijderen en terugsturen naar de medewerker (aanvrager) als die nog niet zijn goedgekeurd.
Je kunt een aankoop alleen ter beoordeling terugsturen als de beoordelingsstap is opgenomen in de goedkeuringsflows voor aankopen binnen je bedrijf.
Als je een uitgave terugstuurt of verwijdert, ontvangt de aanvrager een e-mail en een pushmelding op zijn of haar telefoon.
Ze kunnen in de melding zien waarom deze stap is genomen.
De reden voor je handeling wordt vastgelegd als een opmerking onder activiteit > opmerkingen en geregistreerd onder activiteit > workflow.
Toegang tot aankoopverzoeken en aankopen voor goedkeuring
Je kunt een aankoopverzoek openen in je Payhawk-inbox door op de link in de e-mail te klikken.
Je kunt ook een aankoopverzoek openen vanuit je Postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Je kunt aankopen ook direct goedkeuren, terugsturen en verwijderen vanuit de onkosten app in de Payhawk webportal.
Aankopen goedkeuren die aan budgetten zijn gekoppeld
Als je een budgeteigenaar bent, kun je de budgetdetails in het aankoopverzoek bekijken en van daaruit naar zowel het budget als de aankoop navigeren voor meer informatie.
Als je het risico loopt het budget te overschrijden of dit al hebt gedaan, geeft het systeem een waarschuwing weer.
Gebudgetteerde bedragen bekijken vanuit onkosten
Als een aankoop aan een budget is gekoppeld, kunnen budgeteigenaren en geautoriseerde gebruikers een budgetoverzicht bekijken voor meer details, via de budget-tabvan de aankoop.
Uitgave-verzoeken goedkeuren
Een aankoopverzoek goedkeuren vanuit je Payhawk-inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer het gewenste aankoopverzoek
Tik op goedkeuren.
Een aankoopverzoek goedkeuren vanuit je Payhawk-inbox in het webportaal:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer de gewenste uitgave.
Klik op goedkeuren.
Aankoopverzoeken terugsturen naar de medewerker
Een aankoopverzoek terugsturen naar de aanvrager vanuit je Payhawk-inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer het gewenste aankoopverzoek en tik op afwijzen.
Op het scherm dat verschijnt:
Selecteer je stuur terug naar de medewerker.
Als de stap beoordelen niet is opgenomen in de workflows<l:style6> van je bedrijf, is alleen de optie stuur terug naar de medewerker</l:style6> beschikbaar, waarmee je de aankoop terug kunt sturen naar de aanvrager.
Licht in het opmerkingenveldde reden van je afwijzing toe en beschrijf welke informatie je van de werknemer verwacht voordat hij/zij de aankoop opnieuw kan indienen.
Tik op stuur terug naar de medewerker.
Zo stuur je een aankoopverzoek terug naar de aanvrager vanuit je Payhawk-inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer op het aankoopverzoek en klik op afwijzen .
Op het scherm dat verschijnt:
Selecteer je stuur terug naar de medewerker.
Als de stap beoordelen niet is opgenomen in de workflows van je bedrijf, is alleen de optie stuur terug naar de medewerker beschikbaar, waarmee je de aankoop terug kunt sturen naar de aanvrager.
Licht in opmerkingenveldde reden van je afwijzing toe en beschrijf welke informatie je van de werknemer verwacht voordat hij/zij de aankoop opnieuw indient.
Klik op Stuur terug naar de medewerker.
Aankoopverzoeken afwijzen en aankopen verwijderen
Met de optie afwijzen en verwijderen wijs je het aankoopverzoek af en verwijder je de aankoop als deze nog niet is goedgekeurd.
Zo kun je een aankoopverzoek afwijzen en een aankoop verwijderen uit je Payhawk Inbox in de mobiele app:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer een aankoopverzoek en tik op afwijzen.
In het schermpje dat opent:
Tik je op afwijzen en verwijderen.
Voer in het opmerkingenveldde reden van je afwijzing in.
Tik op afwijzen.
Zo kun je een aankoopverzoek afwijzen en een aankoop verwijderen vanuit je inbox in het webportaal:
Ga naar postvak IN > verzoeken > in behandeling.
Selecteer een aankoopverzoek en klik op afwijzen.
In het schermpje dat opent:
Tik je op afwijzen en verwijderen.
Voer in het opmerkingenveldde reden van je afwijzing in.
Klik op afwijzen en verwijderen.
Terugsturen voor beoordeling
Een aankoop terugsturen voor beoordeling via het Payhawk-webportaal:
Ga naar bedrijfsuitgaven en selecteer een aankoop.
Klik op het menu met drie puntjes en selecteer 'terugsturen voor beoordeling'.
