Afhankelijk van de vooraf gedefinieerde workflows binnen je bedrijf, krijg je mogelijk de bevoegdheid om inkoopverzoeken goed te keuren die door je teamleden worden ingediend.
Zodra een medewerker een inkoopverzoek indient, ontvang je automatisch een melding in je Payhawk Postvak-IN. Als er al een document is geüpload dat bij het inkoopverzoek hoort, bijvoorbeeld een conceptcontract, een offerte of een e-mail van de leverancier, dan kun je dat direct zien.
Details
Bij het terugsturen van een inkoopverzoek aan de medewerker of het afwijzen en verwijderen ervan, wordt de reden voor de door jou aangegeven actie toegevoegd als opmerking. Deze is te bekijken vanuit het tabblad Activiteit > Opmerkingen.
De actie Terugsturen aan medewerker of Afwijzen en verwijderen wordt ook geregistreerd als een activiteit en kan worden bekeken op het tabblad Activiteit > Workflow.
Toegang tot goedkeuringsaanvragen voor inkoopopdrachten
Je kunt via de melding die je per e-mail hebt ontvangen, op je telefoon of computer een inkoopverzoek openen.
Ook kun je de mobiele Payhawk-app op je telefoon openen of via je browser inloggen op het Payhawk-webportaal en het verzoek openen vanuit je Payhawk Postvak-IN.
Inkoopverzoeken goedkeuren in de app
Een inkoopverzoek goedkeuren in de mobiele Payhawk-app:
Tik op Postvak-IN.
Selecteer onder In behandeling het gewenste inkoopverzoek door erop te tikken.
Tik op Goedkeuren.
Inkoopverzoeken afwijzen in de app
Een inkoopverzoek afwijzen in de mobiele Payhawk-app:
Ga in de mobiele Payhawk-app naar Postvak-IN.
Selecteer het gewenste inkoopverzoek door erop te tikken.
Tik op Afwijzen. Hierdoor verschijnt het venster Verzoek afwijzen. Hier kies je of je het inkoopverzoek terugstuurt zodat de melder het kan bijwerken, of dat je het direct afwijst en verwijdert.
Ga als volgt te werk om het inkoopverzoek dat de werknemer moet bijwerken en opnieuw moet indienen, terug te sturen:
Tik op de optie Terugsturen naar medewerker.
Voer onder Opmerking de reden van de afwijzing in met daarbij de aanvullende informatie die de medewerker nog moet verschaffen.
Tik op de optie Terugsturen om te bevestigen.
Het inkoopverzoek afwijzen en verwijderen:
Kies de optie Afwijzen en verwijderen.
Geef in het dialoogvenster onder Opmerking de reden van de afwijzing op.
Tik op de knop Afwijzen om de inkooporder af te wijzen en te verwijderen.
Inkoopverzoeken goedkeuren in het portaal
Een inkoopverzoek goedkeuren in het Payhawk-webportaal:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Postvak-IN.
Selecteer het gewenste inkoopverzoek door erop te klikken.
Klik op Goedkeuren.
Inkoopverzoeken afwijzen in het portaal
Een inkoopverzoek afwijzen in het Payhawk-webportaal:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Postvak-IN.
Selecteer het gewenste inkoopverzoek door erop te klikken.
Klik op Afwijzen. Hierdoor verschijnt het scherm Verzoek afwijzen. Hier kies je of je het inkoopverzoek terugstuurt, zodat de aanvrager het kan bijwerken, of dat je het direct afwijst en verwijdert.
Ga als volgt te werk om het inkoopverzoek dat de werknemer moet bijwerken en opnieuw moet indienen, terug te sturen:
Klik op de optie Terugsturen naar medewerker.
Voer onder Opmerking de reden van de afwijzing in met daarbij de aanvullende informatie die de medewerker nog moet indienen.
Klik op de knop Terugsturen om te bevestigen.
Het inkoopverzoek afwijzen en verwijderen:
Selecteer de optie Afwijzen.
Voer onder Opmerking de reden van je beslissing in.
Klik op de knop Afwijzen om te bevestigen.
