In diesem Artikel finden Sie eine detaillierte Liste der Dokumente, die Unternehmen je nach Land, in dem sie registriert sind, benötigen, um die von Payhawk vorgeschriebenen KYC-Anforderungen zu erfüllen.
Einige Dokumente sind öffentlich zugänglich, sodass Sie diese nicht manuell einreichen müssen – das Payhawk Compliance-Team bezieht öffentliche Dokumente direkt von offiziellen Quellen.
Österreich
Österreich
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Firmenbuchauszug)– Erhältlich über das Österreichische Firmenbuch (Amtliches Unternehmensregister), öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (WiEReG-Auszug) – Erhältlich über das Register der wirtschaftlichen Eigentümer, muss vom Kunden bereitgestellt und digital signiert werden. Muster: AT_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Belgien
Belgien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Uittreksel KBO/Extrait BCE)– Erhältlich über Kruispuntbank van Ondernemingen/Banque-Carrefour des Entreprises/Zentrale Unternehmensdatenbank, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (bénéficiaires effectifs (FR), uitendelijk begunstigde (NL)) – Erhältlich über das UBO-register, muss vom Kunden bereitgestellt und digital signiert werden. Muster: BE_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Bulgarien
Bulgarien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Актуално състояние) – Erhältlich über das Handelsregister, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Учредителен акт/Актуално състояние) – Erhältlich über das Handelsregister, öffentlich zugänglich. Muster: BG_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Учредителен акт) – Erhältlich über das Handelsregister, öffentlich zugänglich.
Kroatien
Kroatien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Sudski registar (Gerichtsregister), öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Izvadak iz registra stvarnih vlasnika) – Erhältlich über das Registar stvarnih vlasnika, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: HR_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Zypern
Zypern
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Registrar of Companies and Intellectual Property, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Liste der Aktionäre) – Erhältlich über das Registrar of Companies and Intellectual Property, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: CY_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Bescheinigung der Verwaltungsratsmitglieder – Erhältlich über das Registrar of Companies and Intellectual Property, muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Tschechische Republik
Tschechische Republik
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (evidence skutecnyh majitelu) – Erhältlich über das Evidence skutecnyh majitelu, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: CZ_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Dänemark
Dänemark
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Reelle ejere) – Erhältlich über das CVR – Det Centrale Virksomhedsregister (Zentrales Unternehmensregister), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: DK_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Öffentlich zugänglich.
Estland
Estland
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Äriregister (Handelsregister), öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Reelle ejere) – Erhältlich über das Äriregister (Handelsregister), öffentlich zugänglich. Muster: EE_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Wird vom Kunden bereitgestellt.
Finnland
Finnland
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Kaupparekisteriote) – Erhältlich über das Kaupparekisteri (Finnisches Patent- und Registrierungsamt), öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Edunsaajaote) – Erhältlich über das Kaupparekisteri (Finnisches Patent- und Registrierungsamt), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: FI_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Erhältlich über das Kaupparekisteri (Finnisches Patent- und Registrierungsamt), öffentlich zugänglich.
Frankreich
Frankreich
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Extrait et copie intégrale des bénéficiaires effectifs) – Erhältlich über Les Greffiers des Tribunaux de Commerce, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: FR_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Öffentlich zugänglich.
Deutschland
Deutschland
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Transparenzregisterauszug) – Erhältlich über das Transparenzregister (Transparenzregister), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: DE_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Öffentlich zugänglich.
Griechenland
Griechenland
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Πιστοποιητικό ΓΕΜΗ) – Erhältlich über das Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.) (Allgemeines Handelsregister) Dokumentenarchiv, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Register und Dokumente pro Land) – Erhältlich über das Κεντρικό Μητρώο Πραγματικών Δικαιούχων (Κ.Μ.Π.Δ.), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: GR_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Erhältlich über das Dokumentenarchiv, öffentlich zugänglich.
Guernsey
Guernsey
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Ungarn
Ungarn
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Tényleges tulajdonosok központi nyilvántartása (Zentrales Register der wirtschaftlich Berechtigten), muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Irland
Irland
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (RBO Extract) – Erhältlich über das RBO, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: IR_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Italien
Italien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Registro Imprese (Handelsregister), öffentlich zugänglich. Muster: IT_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Lettland
Lettland
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Latvijas Republikas Uzņēmumu Reģistrs (Unternehmensregister), öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über Latvijas Republikas Uzņēmumu Reģistrs (Unternehmensregister), öffentlich zugänglich. Muster: LV_UBO_extract_sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Litauen
Litauen
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Registru Centras (Handelsregister), öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Registru Centras (Handelsregister), öffentlich zugänglich. Muster: LT_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Öffentlich zugänglich.
Liechtenstein
Liechtenstein
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Muss vom Kunden bereitgestellt werden
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Luxemburg
Luxemburg
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Luxembourg Business Registers, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Extrait (de bénéficiaire(s) effectif(s))) – Erhältlich über das Luxembourg Business Registers, muss vom Kunden bereitgestellt und digital signiert werden. Muster: LU_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Jersey UK
Jersey UK
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Malta
Malta
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Malta Business Registry, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Malta Business Registry, öffentlich zugänglich. Muster: MT_UBO_extract_sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Niederlande
Niederlande
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Uittreksel Handelsregister)– Erhältlich über das KVK, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (UBO-opgave) – Erhältlich über das KVK, muss vom Kunden bereitgestellt und digital signiert werden. Muster: NL_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Öffentlich zugänglich.
Norwegen
Norwegen
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über The Brønnøysund Register Centre, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über The Brønnøysund Register Centre, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: NO_UBO_sample.pdf
Gesellschaftsvertrag – Öffentlich zugänglich.
Polen
Polen
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: PL_UBO_extract_sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Portugal
Portugal
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Portal de serviços públicos da República Portuguesa, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: PT_Extract_Sample.png
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Portal de serviços públicos da República Portuguesa, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: PT_UBO_Extract_Sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Rumänien
Rumänien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über das Oficiul Național al Registrului Comerțului (Handelsregister), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: RO_TR_extract_sample.png
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Oficiul Național al Registrului Comerțului (Handelsregister), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: RO_UBO_extract_sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
San Marino
San Marino
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Slowakei
Slowakei
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Obchodny register (Handelsregister), muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: SL_TR_extract_sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Slowenien
Slowenien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Register dejanskih lastnikov (UBO-Register), muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Spanien
Spanien
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister (Nota informativa mercantil) – Erhältlich über Registro Mercantil, öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Certificación de titularidades reales) – Erhältlich über das Portal de Titularidades Reales, muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Acta de titularidades reales) – muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: ES_UBO_Extract_Sample.png
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Deposito de cuentas (Modelo200)) – Erhältlich über das Registro Mercantil, muss vom Kunden bereitgestellt werden. Muster: ES_UBO_Modelo200_Sample.png
Satzung (Estatutos) – Erhältlich über das Registro Mercantil, muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Schweden
Schweden
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das Registret över verkliga huvudmän (UBO-Register), öffentlich zugänglich. Muster: SE_UBO_extract_sample.png
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Öffentlich zugänglich.
Schweiz
Schweiz
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Öffentlich zugänglich.
Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse (Liste der Anteilseigner) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Vereinigtes Königreich
Vereinigtes Königreich
Auszug aus dem Handelsregister/Unternehmensregister – Erhältlich über
Companies House, öffentlich zugänglich.Auszüge zum Nachweis der Eigentumsverhältnisse – Erhältlich über das
Companies House, öffentlich zugänglich.Gesellschaftsvertrag (Gründungserklärung) – Erhältlich über das
Companies House, öffentlich zugänglich.(Optional) Finanzberichte – Erhältlich über das
Companies House, öffentlich zugänglich.
USA
USA
Steuererklärung – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Good Standing Certificate (Unbedenklichkeitsbescheinigung) – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.
Nachweis der Unternehmensadresse – Muss vom Kunden bereitgestellt werden.