In diesem Artikel finden Sie Definitionen und Beispiele, in denen die Exportfeldoptionen in Payhawk erläutert werden und die zeigen, wie Sie Daten in der Exportvorlage strukturieren und formatieren können.
Laufender Saldo
Der Laufende Saldo repräsentiert den Startsaldo abzüglich des Zahlungsbetrags und wird bei jeder Transaktion aktualisiert.
Beträgt der Anfangssaldo beispielsweise 100 EUR, die erste Zahlung 10 EUR und die zweite Zahlung 15 EUR, dann zeigt der laufende Saldo in Zeile 1 auf 90 EUR und in Zeile 2 auf 75 EUR an.
Aufteilen
Aufteilen repräsentiert das Trennzeichen, das verwendet wird, um einen einzelnen Wert innerhalb einer bestimmten Zelle zu trennen. Damit lassen sich die Daten zur leichteren Verarbeitung und Analyse in verschiedene Komponenten aufteilen.
Wenn die Belegnummern z. B. INV-1001, INV-1002, INV-1003 lauten, können Sie als Trennzeichen zwischen den Nummern ein Komma verwenden. So können Sie einen bestimmten Wert extrahieren, z. B. das letzte Element INV-1003.
Vorangestellte/nachgestellte Zeichen
Vorangestellte/nachgestellte Zeichen sind Zeichen, die am Anfang oder Ende eines Werts hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass dieser die erforderliche maximale Zeichenlänge erfüllt, wenn der Wert für Max. Zeichen größer ist als die tatsächliche Wertlänge. Außerdem können Sie den Zeichentyp angeben, der als vorangestelltes oder nachgestelltes Zeichen verwendet werden soll.
Wenn beispielsweise der Wert für das Zahlungsdatum 05.04.23 lautet, haben Sie 10 als maximale Zeichenanzahl und A als Zeichen definiert:
Das Ergebnis in der Zelle ist AA05.04.23, wenn Sie die Option Vorangestellte Zeichen ausgewählt haben.
Das Ergebnis in der Zelle ist 05.04.23AA, wenn Sie die Option Nachgestellte Zeichen ausgewählt haben.
Die Option Vorangestellte/nachgestellte Zeichen legt außerdem fest, wie das System den Text kürzt, wenn der Wert für Max. Zeichen kleiner ist als die tatsächliche Zeichenanzahl. Wenn Sie Nachgestellte Zeichen auswählen, wird das Ende des Textes abgeschnitten, und wenn Sie Vorangestellte Zeichen auswählen, wird der Anfang des Textes abgeschnitten.
Wenn beispielsweise der Wert für das Zahlungsdatum 05.04.23 lautet und Sie 5 als maximale Zeichenanzahl definiert haben:
Das Ergebnis in der Zelle ist 05.04.23, wenn Sie die Option Vorangestellte Zeichen ausgewählt haben.
Das Ergebnis in der Zelle ist 05.04., wenn Sie die Option Nachgestellte Zeichen ausgewählt haben.
Kontostand
Der Kontostand bezeichnet die verfügbaren Beträge auf den Bankkonten in den verschiedenen Phasen der Transaktionsverarbeitung. Der Kontostand ermöglicht es Ihnen, die Finanzsalden vor und nach den Zahlungen von Ausgaben zu verfolgen und umfasst in der Regel die folgenden Daten:
Startsaldo – Der verfügbare Betrag vor der Zahlung von Ausgaben.
Endsaldo – Der verbleibende Betrag nach Zahlung aller Ausgaben.
Verfügbarer Saldo – Der Betrag, der derzeit zur Verwendung zur Verfügung steht.
Reservierter Saldo – Der Betrag, der für noch ausstehende Genehmigungen zurückgestellt wird.
Berechnete Felder
Berechnete Felder erzeugen Werte, die auf vorgegebenen Regeln basieren. In der Exportvorlage sind die folgenden Felder mit numerischen Referenzen und Datumsformatierungsoptionen enthalten.
Zeilenummer für Einzelposten
Die Zeilenummer für Einzelposten weist jeder Ausgabe eine fortlaufende Zeilennummer zu. Die Nummerierung verhält sich ähnlich wie die Zeilennummerierung in Excel, ist aber spezifisch für eine Ausgabe.
Beispiel: Wenn Sie eine Ausgabe mit 5 Zeilen und eine andere mit 3 Zeilen haben, lauten die Zeilennummern der Einzelposten für die erste Ausgabe 1, 2, 3, 4, 5 und 1, 2, 3 für die zweite.
Zeilennummer
Die Zeilennummer weist jeder Zeile eine laufende Nummer zu, die angibt, wo ein Teil der Information endet und ein anderer beginnt.
Beispiel: Wenn eine Ausgabe 2 Einzelposten und 2 Zahlungszeilen hat, gefolgt von einer weiteren Ausgabe mit 1 Einzelposten und 1 Zahlungszeile, lauten die Zeilennummern 1, 1, 2, 2, 3, 4.
Nummer des Journaleintrags
Die Nummer des Journaleintrags bezeichnet die Zeilennummer, die einem Zahlungsvorgang zugeordnet ist.
Beispiel: Wenn Sie 5 Zahlungen haben und jede Zahlung aus 2 Zeilen besteht, folgen die Nummern der Journaleinträge diesem Muster: 1, 1, 2, 2, 3, 3, 4, 4, 5, 5.
Betrag umwandeln
Mit der Option Betrag umwandeln können Sie festlegen, wie die Beträge in der Exportvorlage angezeigt werden sollen.
So ändern Sie einen Betrag:
Klicken Sie auf den gewünschten Wert, beispielsweise Gesamtbetrag (Basiswährung).
Wählen Sie eine der folgenden optionalen Einstellungen für Betrag umwandeln:
Keine – Behält den Betrag wie im System angezeigt bei. Zum Beispiel: EUR -100 (minus 100) wird als EUR -100 ohne Änderungen angezeigt.
Betrag absoluter Wert – Konvertiert den Betrag in den absoluten Wert, indem negative Vorzeichen entfernt werden. Beispiel: EUR -100 wird als EUR 100 angezeigt.
Betrag mit umgekehrtem Vorzeichen – Kehrt das Vorzeichen des Betrags um und konvertiert positive Werte in negative und negative Werte in positive. Beispiel: 100 EUR werden als EUR -100 angezeigt.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
URL der Anlage
Standardmäßig liefert URL der Anlage eine durch Komma getrennte Liste aller Dateien, die zu einer bestimmten Ausgabe hochgeladen wurden. Wenn Sie eine einzelne URL pro Zelle anzeigen möchten, klicken Sie auf den Wert URL der Anlage und definieren Sie die Einstellung Index in Liste.
Mit der Option Index in Liste legen Sie fest, dass z. B. in Zelle A die erste Datei angezeigt wird, in Zelle B die zweite Datei und so weiter, ähnlich wie die Funktion Aufteilen funktioniert.
