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Payhawk für die Verwaltung
Verwalten Sie Gelder, Karten, ERP-Integrationen, Arbeitsabläufe, Ausgabenrichtlinien, benutzerdefinierte Felder, Mitarbeiter und Teams.
212 Artikel
Erste Schritte für AdministratorenTutorial zur Einführung in die Administratorrolle: Hinzufügen und Verwalten von Geldmitteln, Mitarbeitern, Teams und mehr.
Ausgaben
Überprüfen und bezahlen Sie erstattungsfähige Pauschalen, Tagegelder und Kilometerkosten. Begleichen Sie Zahlungen an Lieferanten und tätigen Sie Sammelzahlungen.
Rückerstattung für Ihre MitarbeiterErstatten Sie Ihren Mitarbeitern die Ausgaben, die sie im Namen Ihres Unternehmens getätigt haben, mit ihrem eigenen Geld in Payhawk.
Aktualisieren der Erstattungsdaten der MitarbeiterAls Payhawk-Administrator können Sie die Erstattungsdaten Ihrer Mitarbeiter in deren Namen über das Payhawk-Webportal ändern.
Bezahlen von BanküberweisungenBezahlen Sie Ihre Rechnungen und tätigen Sie Überweisungen von Ihrem Payhawk-Konto direkt über das Webportal.
Verwaltung geplanter ZahlungenGenehmigen Sie geplante Zahlungen einzeln oder in großen Mengen, zahlen Sie sofort oder verschieben Sie eine Banküberweisung.
Bezahlen von Ausgaben in großen MengenBezahlen Sie Ihre Rechnungen in großen Mengen und tätigen Sie Überweisungen direkt von Ihrem Payhawk-Konto.
E-Rechnungen und PayhawkErfahren Sie, was E-Rechnungen sind und wie Payhawk mit E-Rechnungen umgeht.
Karten
Sperren oder löschen Sie Firmenkarten. Legen Sie Ausgabenlimits fest und definieren Sie Ausgaberichtlinien. Aktivieren Sie Geldautomaten- und Kartenanfragen und verwalten Sie alle Ihre Team- und individuellen Unternehmenskarten.
Übersicht über Karten, Kartenlimits und erweiterte Kartenkontrollen für AdministratorenErfahren Sie, welche Kartentypen Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben können und welche Ausgabelimits Sie dafür festlegen können.
Payhawk-Karten für Ihre individuellen BedürfnisseErfahren Sie, wie Sie Payhawk-Karten optimal in Ihrem Unternehmen und für Ihre Mitarbeiter einsetzen können.
Ausgabe physischer KartenGeben Sie physische Plastik- und Premium Metal-Payhawk-Karten für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen aus.
Ausgabe virtueller KartenGeben Sie Standard- oder virtuelle Payhawk-Karten für die einmalige Nutzung aus.
Ausstellen von virtuellen American Express KartenStellen Sie virtuelle Karten aus, indem Sie Ihre qualifizierte physische American Express-Karte als Finanzierungsquelle nutzen.
Benennen von MitarbeiterkartenBenennen Sie die Payhawk-Unternehmenskarten, die Ihr Unternehmen an Ihre Mitarbeiter ausgegeben hat.
Festlegen von Ausgabenlimits und Kartenkontrollen für individuelle KartenLegen Sie das Limit für wiederkehrende Ausgaben auf der Karte, Workflows für die Genehmigung von Mittelanforderungen und mehr fest.
Sperren, Entsperren und Schließen der Karten von MitarbeiternErfahren Sie, wie Sie die Karten von Mitarbeitern sperren oder entsperren oder schließen können, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Erneuerung von demnächst ablaufenden Payhawk-KartenWas passiert, wenn meine Payhawk-Karte abläuft? Wie kann ich Mitarbeiterkarten neu ausstellen?
Aktivieren und Deaktivieren von KartenanforderungenErfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitern erlauben können, neue Karten zu beantragen.
Ändern der Finanzierungsquelle für die MitarbeiterkartenErfahren Sie, wie Sie das Payhawk-Währungskonto ändern, das mit der Karte eines Mitarbeiters verknüpft.
Aktualisierung der Standard-Lieferadresse Ihres UnternehmensAkutalisieren Sie die Adresse Ihres Unternehmens, an die die neuen oder neu ausgestellten physischen Payhawk-Karten geliefert werden sollen.
FAQ zu Karten und Abhebungen an GeldautomatenHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zur Erhebung von Gebühren für Abhebungen an Geldautomaten.
Verknüpfte KartenVerknüpfen und verwalten Sie Ihre physischen American Express-Karten in Payhawk. 5 Artikel
TeamkartenSie können die von den Teams gemeinsam genutzten Budgets anzeigen, überwachen und festlegen.5 Artikel
KreditkartenSie können die Kreditkartenlimits und Zahlungen Ihres Unternehmens einsehen, überwachen und kontrollieren.1 Artikel
AusgabenpolitikSie können die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens überprüfen, überwachen und verwalten.3 Artikel
Einkäufe
Erleichtern Sie die Beschaffungsprozesse in Ihrem Unternehmen, indem Sie den Lebenszyklus von Kaufanträgen verwalten und diese automatisch mit den angefallenen Ausgaben abgleichen.
Überblick über Käufe für AdministratorenErfahren Sie, wie man in Payhawk Kaufeinstellungen und -regeln konfiguriert und sich einen Überblick über den Kauf-Lebenszyklus verschafft.
Bestellungen-Details und Unstimmigkeitenregeln konfigurierenLegen Sie in Payhawk die allgemeinen Einstellungen und die Unstimmigkeitenregeln für die Bestellungen fest, die Ihr Unternehmen benötigt.
Abschluss von BestellungenSchließen Sie Käufe manuell oder automatisch per Regel nach vollständiger Lieferung der Waren oder Dienstleistungen.
Häufig gestellte Fragen zu BestellungenHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zu Bestellungen in Payhawk.
Mitarbeiter
Konfigurieren Sie die interne Struktur Ihres Unternehmens. Richten Sie Ihre Teams ein, passen Sie sie an und verwalten Sie die Berechtigungen Ihrer Teammanager. Laden Sie Mitarbeiter ein, löschen Sie sie und weisen Sie sie innerhalb Ihrer Unternehmensstruktur zu.
Übersicht der Mitarbeiter für AdministratorenErfahren Sie, welche Payhawk-Rollen Sie Mitarbeitern zuweisen können und wie Sie Ihre globalen Teameinstellungen in Payhawk festlegen.
Einladen und Löschen von MitarbeiternLaden Sie Mitarbeiter in Ihre Unternehmensstruktur in Payhawk ein und erfahren Sie, wie Sie sie bei Bedarf löschen können.
Verwaltung der MitarbeiterÄndern Sie die E-Mail eines Mitarbeiters, schalten Sie den Abwesenheitsmodus im Namen der Mitarbeiter ein und vieles mehr.
Bearbeitung der Kostenkategorisierung für Mitarbeiter und TeamsRichten Sie Ihre Werte für die Ausgabenkategorisierung ein und automatisieren Sie die Belegung der Ausgabenfelder pro Mitarbeiter und Team.
Erstellen, Bearbeiten und Löschen von TeamsErstellen Sie Teamhierarchien, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen oder bearbeiten Sie den Namen eines Teams.
Zuweisung von Mitarbeitern zu TeamsWeisen Sie Mitarbeiter als Teammitglieder oder Teammanager von Teams zu, oder entfernen Sie sie bei Bedarf aus der Organisationsstruktur.
Genehmigungsprozesse
Definieren Sie effiziente Genehmigungsprozesse für Geschäftsausgaben in Ihrem Unternehmen, indem Sie die Workflows der Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform nutzen.
Unterstützte Workflow-TypenErfahren Sie mehr über die Genehmigungsworkflows, die Sie für Ausgabenarten, Bestellungen und Kartenanforderungen anpassen können.
Workflow-GenehmigerErstellen Sie Genehmigungen auf der Grundlage von Teamstrukturen, Ausgabenkategorien, benutzerdefinierten Feldern oder Mitarbeitern.
Workflow-Bedingungen und benutzerdefinierte WorkflowsLegen Sie Ihre individuellen Genehmigungs-Workflows in Payhawk fest, basierend auf den verschiedenen Ausgabenarten in Ihrem Unternehmen.
Workflow-FallbacksNutzen Sie die Fallbacks des Systems; erstellen Sie Ihre eigenen, um Genehmigungen abzudecken, wenn ein Workflow nicht angewendet wurde.
Genehmigungsprozesse für Ausgabentypen festlegenDefinieren Sie benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse für Ausgabentypen die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.
Genehmigungsworkflows für Käufe festlegenDefinieren Sie die Antragsteller oder betragsbasierten Workflows für das Genehmigen oder Ablehnen von Käufen in Payhawk.
Genehmigungsprozesse für Kartenanträge festlegenRichten Sie Workflows für die Kartengenehmigung und -ausgabe ein, damit Mitarbeiter neue Payhawk-Karten beantragen können.
Workflows bearbeitenEntfernen oder bearbeiten Sie Genehmiger, aktualisieren Sie Schritte und Workflow-Bedingungen.
Workflow-Verlauf und Fallback-ArgumentationErfahren Sie, welche Aktionen eine Änderung in den definierten Workflows auslösen und wo Sie den Workflow-Verlauf einer Ausgabe einsehen können.
FAQ zu WorkflowsHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zu den Payhawk-Workflows.
Geldmittel
Richten Sie Ihre Zahlungsinfrastruktur ein, um Zahlungen abzuwickeln und Geldbeträge zwischen den Konten der Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform und Ihren Bankkonten zu senden.
Geldmittel in PayhawkKann ich FPS, SEPA Standard oder Instant, ACH Pull und Push oder lokale Überweisungen verwenden, um Geld auf Payhawk einzuzahlen?
Akzeptierte Währungen und Zahlungsmethoden für Aufladungen und eingehende BanküberweisungenPrüfen Sie die akzeptierten Währungen und Zahlungsmethoden für Aufladungen oder Überweisungen von einem verknüpften oder externen Bankkonto.
Akzeptierte Währungen und Zahlungsmethoden für ausgehende BanküberweisungenSehen Sie sich die akzeptierten Währungen und Zahlungsmethoden für ausgehende Banküberweisungen in Payhawk an.
Neue Payhawk-Währungskonten eröffnenErfahren Sie, wie Sie neue Konten in den Währungen eröffnen, die Sie benötigen, um Guthaben aufzuladen und Beträge einzuzahlen.
Verknüpfen und Trennen von Bankkonten mit PayhawkVerknüpfen Sie Ihre Bankkonten mit Payhawk, um von schnellen Gutschriften zu profitieren, oder trennen Sie ein Bankkonto.
Verknüpfen und Trennen von EUR-Bankkonten mit Payhawk (für deutsche Unternehmen)Verknüpfen Sie Ihre EUR-Bankkonten mit Payhawk, wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist, oder trennen Sie ein Bankkonto.
Bankkonten mit Payhawk verknüpfen und Verknüpfung aufheben (nur USA)Nutzen Sie Plaid, um Payhawk und die Bank Ihres in den USA ansässigen Unternehmens zu verknüpfen.
Manuelles Hinzufügen externer Bankkonten zu PayhawkErfahren Sie, wie Sie Ihr externes Bankkonto zu Payhawk hinzufügen können.
Prüfung der Verfügbarkeit von GeldmittelnPrüfen Sie, ob die Mittel auf Ihren Payhawk-Konten ausreichen, um die monatlichen Kartenlimits in Ihrem Unternehmen zu decken.
Einzahlen von Geldmitteln auf Ihr Payhawk-KontoLaden Sie Ihr Payhawk-Konto per Banküberweisung oder durch Aufladungen von nicht verknüpften bzw. verknüpften Konten auf.
Einzahlen von Geldmitteln auf Ihr Payhawk-Konto (für deutsche Unternehmen)Zahlen Sie Geld auf Ihr EUR Konto auf, wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist, und tätigen Sie Überweisungen oder Aufstockungen.
Confirmation of Payee (Zahlungsempfängerbestätigung, nur UK)Erfahren Sie, wie sich die CoP-Prüfungen in Payhawk auf Ihre Benutzererfahrung beim Ausfüllen von Lieferantendaten usw. auswirken.
FAQ zu GeldmittelnKann ich in Payhawk verschiedene Debit- oder Kreditkartenkonten in der gleichen Währung eröffnen?
FAQ zu Dateien für ZahlungsvorgängeHier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu den von Payhawk generierten Zahlungsvorgängen für externe Zahlungen.
Budgets
Planen Sie Ihre Ausgaben, erstellen Sie Budgetprognosen, weisen Sie Budgetverantwortliche zu, und verwalten und verfolgen Sie die Unternehmensausgaben innerhalb der festgelegten Grenzen.
BudgetübersichtErfahren Sie, wie Sie Ihr Budget über die Budgets-App in Payhawk freigeben, überwachen und verwalten können.
Verwaltung Ihrer BudgetsImportieren Sie Ihr Budget aus Ihrem FP&A-Tool und geben Sie es für die Budgetverantwortlichen und andere Beteiligte frei.
Verwaltung Ihrer BudgetprognosenÄndern Sie Ihre Budgets, indem Sie Prognosen erstellen und Aktualisierungen der budgetierten Beträge in Echtzeit bereitstellen.
FAQ zu BudgetsHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zu den Payhawk-Budgets.
Exporte
Exportieren Sie Ausgaben- und Zahlungsdaten aus Payhawk in Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware mit Hilfe der Buchhaltungsvorlagen.
Übersicht der BuchhaltungsexportvorlagenNutzen Sie die unterstützten Dateiformate in Payhawk für den Export Ihrer Ausgaben- und Zahlungsdaten.
Verwaltung der BuchhaltungsexportvorlagenAktivieren, archivieren, wiederherstellen oder löschen Sie Buchhaltungsvorlagen in Ihrem Payhawk-Konto.
Formatierung der BuchhaltungsvorlagenLegen Sie den Dateinamen der Vorlage fest, bestimmen Sie die Einstellungen für die Anhänge und wenden Sie globale Formatierungsregeln an.
Verwalten der Vorlagendateien und -blätterFügen Sie Ihre Vorlagendateien hinzu, löschen oder duplizieren Sie sie und passen Sie ihre Daten an.
Konfigurieren von Zeilen, Spalten und Zellen in Dateien und BlätternFügen Sie Zeilen und Spalten hinzu oder entfernen Sie sie, und legen Sie Funktionen und Bedingungen für die Zelldaten fest.
Integrationen
Verbinden Sie die Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform mit Ihrem ERP-System und ordnen Sie Ihre Payhawk-Kategorien Ihren Konten in Oracle NetSuite, Exact Online, Xero, QuickBooks Online, MS Business Central, MS Finance, DATEV und anderen Lösungen zu. Fordern Sie Ihre Mehrwertsteuer über 60dias zurück.
KartenverknüpfungVerbinden, authentifizieren und registrieren Sie Ihre Firmenkarten in Payhawk.6 Artikel
DATEVVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren DATEV-Konten und ordnen Sie diese zu.9 Artikel
Exact OnlineVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren Exact Online-Konten und ordnen Sie diese zu.7 Artikel
HR-Informationssysteme IntegrierenSie Payhawk in Ihr HR-System und synchronisieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten.3 Artikel
MS Business CentralVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren MS Business Central-Konten und ordnen Sie diese zu.9 Artikel
Oracle NetSuiteVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren Oracle NetSuite-Konten und ordnen Sie diese zu.12 Artikel
QuickBooks OnlineVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren QuickBooks-Konten und ordnen Sie diese zu.8 Artikel
Sage IntacctVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Sage Intacct-Konten und ordnen Sie diese zu.9 Artikel
TravelPerkBehalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsreisen mit der Payhawk-TravelPerk-Integration.2 Artikel
XeroVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren Xero-Konten und ordnen Sie diese zu.9 Artikel
60diasFordern Sie Ihre Mehrwertsteuer zurück, indem Sie die Payhawk-60dias-Integration nutzen.1 Artikel
FehlermeldungenÜberprüfen Sie die Fehlermeldungen, auf die Sie bei der Verwendung Ihres ERP-integrierten Systems mit Payhawk stoßen.8 Artikel
Felder
Erhalten Sie einen Überblick über die integrierten und benutzerdefinierten Lieferanten- und Ausgabenfelder und erfahren Sie, wie Sie diese definieren, bearbeiten und verwalten können.
AusgabefelderDefinieren, bearbeiten und verwalten Sie Ausgabenkategorien und Steuersätze. Verwenden Sie die Standarddaten, die in Ihren Ausgaben angezeigt werden können, und fügen Sie benutzerdefinierte Ausgabendetails und Anforderungen für Sichtbarkeit, Überprüfung und Einreichung hinzu.11 Artikel
LieferantenfelderVerwenden Sie die Standard- und benutzerdefinierten Lieferantenfelder, um spezifische Details für Ihre Lieferanten zu erfassen und Anforderungen für die Einreichung und Überprüfung durch Ihre Buchhalter festzulegen.3 Artikel
Ausgabenarten
Definieren und aktualisieren Sie Ihre Spesenarten, wie z. B. Tagespauschalen, Kilometersätze und Erstattungen. Aktivieren und deaktivieren Sie Banküberweisungen, Firmengeld und Erstattungen für Ihre Mitarbeiter und kontrollieren Sie deren Sichtbarkeit.
Konfigurieren von Überweisung und ErstattungenKonfigurieren Sie die Sichtbarkeit der Spesenarten Überweisung, Firmenkasse und Rückerstattung in Payhawk.
Konfigurieren der Spesenart FahrtkostenerstattungAktivieren oder deaktivieren Sie die Art der Kilometerspesen für Unternehmen und konfigurieren Sie entfernungsabhängige Tarife in Payhawk.
Konfigurieren der Spesenart TagespauschalenAktivieren oder Deaktivieren von Tagesspesen für Entitäten und Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Tagesspesenrichtlinien in Payhawk.
Verwaltung mehrerer Gesellschaften
Steuern Sie alle Ihre Geschäftseinheiten auf Gruppenebene über das Payhawk-Gruppen-Dashboard und die Einstellungen für die Verwaltung von Mitarbeitern, Teams und Workflows.
Überblick über die Verwaltung mehrerer UnternehmenErfahren Sie mehr über die Verwaltung mehrerer Unternehmen in Payhawk und verwalten Sie Unternehmen über das Gruppen-Dashboard.
Verwalte von Arbeitsabläufen auf GruppenebeneVerwalten Sie die Arbeitsabläufe der Unternehmen auf Gruppenebene mit Payhawks Funktion zur Verwaltung mehrerer Unternehmen.
Verwaltung von Spesenarten auf GruppenebeneVerwalten Sie die Spesenarten der Einheiten auf Gruppenebene mit der Multi-Entity-Verwaltung in Payhawk.
Budgets auf Gruppenebene verwaltenImportieren Sie Ihre Budgets in Payhawk und verwalten Sie sie für die ganze Gruppe
FAQ zur Verwaltung mehrerer UnternehmenHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zu den Funktionen zur Verwaltung mehrerer Unternehmen von Payhawk.
EinrichtungLegen Sie Ihre Unternehmensgruppe in Payhawk an und lernen Sie, wie Sie Ihr Gruppen-Dashboard für Finanzen, Betrieb und Analysen effektiv nutzen.3 Artikel
MitarbeiterLaden Sie Mitarbeiter ein, erstellen Sie Teams und verwalten Sie sie auf Gruppenebene.2 Artikel
IntegrationenVerwalten Sie Ihre ERP-Integration für Ihre Gruppe von Unternehmen.3 Artikel
AusgabenfelderRichten Sie Ihre integrierten und benutzerdefinierten Felder für Ihre Gruppe von Einheiten ein.4 Artikel
MigrationMigrieren Sie Ihre benutzerdefinierten Felder, Ausgabenkategorien und Teams auf Gruppenebene.2 Artikel
CO₂ Emissionen
Aktivieren Sie die Verfolgung der CO₂ Emissionen, um den Kohlenstoff-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu überwachen.
Ermöglichung der Verfolgung des CO₂-EmissionsberichtsAktivieren und erstellen Sie bei Bedarf Ihren Bericht über Kohlenstoffemissionen.
Assistent zur Überprüfung
Wählen Sie Regeln und Bedingungen für Ausgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, und lösen Sie Warnungen aus, um zu verhindern, dass sie massenhaft überprüft werden.
Regeln zum Auslösen von Ausgabenwarnungen aktivierenEntscheiden Sie, welche Unternehmensausgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, Warnmeldungen anzeigen und individuell überprüft werden müssen.
Archivieren
Schließen Sie effektiv Buchungsperioden ab und archivieren Sie Ihre Rechnungen monatlich.
Monatsabschluss und Archivierung der AusgabenArchivieren Sie Ihre Unternehmensausgaben jeden Monat in Payhawk.
Abrechnung
Zeigen Sie Ihren aktuellen Payhawk-Abonnementplan an und verwalten Sie ihn, fügen Sie Zahlungsmethoden hinzu oder aktualisieren Sie sie, und sehen Sie sich die Abrechnungshistorie von Rechnungen an.
Übersicht über die Payhawk-AbrechnungskarteHier erfahren Sie, was eine Abrechnungskarte bei Payhawk ist, wozu sie verwendet wird und wann sie automatisch neu ausgestellt wird.
Anzeigen und Verwalten von Payhawk-Abonnements und AbrechnungshistorieFügen Sie eine Zahlungsmethode für Ihr Payhawk-Konto hinzu und sehen Sie sich die Abrechnungshistorie der bezahlten Rechnungen an.
Überprüfung der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer für EU-Unternehmen in PayhawkErfahren Sie, warum es wichtig ist, bei der Registrierung in Payhawk eine im MIAS verifizierte Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.
FAQ zu Payhawk-AbrechnungskartenHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zur Payhawk-Abrechnungskarte.
Sicherheit
Befähigen Sie Ihre IT-Abteilung, sich um Ihre digitale Sicherheit zu kümmern.
SSO verwenden und SAML mit Payhawk einrichtenRichten Sie Ihre SAML-Anwendung mit Payhawk ein und ermöglichen Sie Ihren Benutzern, die SSO-Authentifizierungsmethode zu nutzen.
Validierung Ihrer E-Mail mit einer SPF-SignaturErfahren Sie, wie Sie Ihre Empfangsmailbox-E-Mails durch Bestehen der SPF-Prüfung validieren können.
Validierung Ihrer E-Mail mit einer DKIM-SignaturErfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Empfangspostfächer validieren, indem Sie die DKIM-Validierung bestehen.
Aktivieren und Verwalten der 2FA-Sicherheit für Payhawk-Benutzer in Ihrem UnternehmenFügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene für die Payhawk-Mitarbeiterkonten hinzu, indem Sie die 2FA für Ihr Unternehmen aktivieren.