Payhawk für die Verwaltung

Verwalten Sie Gelder, Karten, ERP-Integrationen, Arbeitsabläufe, Ausgabenrichtlinien, benutzerdefinierte Felder, Mitarbeiter und Teams.

Erste Schritte für AdministratorenTutorial zur Einführung in die Administratorrolle: Hinzufügen und Verwalten von Geldmitteln, Mitarbeitern, Teams und mehr.

Ausgaben

Überprüfen und bezahlen Sie erstattungsfähige Pauschalen, Tagegelder und Kilometerkosten. Begleichen Sie Zahlungen an Lieferanten und tätigen Sie Sammelzahlungen.

Rückerstattung für Ihre MitarbeiterErstatten Sie Ihren Mitarbeitern die Ausgaben, die sie im Namen Ihres Unternehmens getätigt haben, mit ihrem eigenen Geld in Payhawk.

Aktualisieren der Erstattungsdaten der MitarbeiterAls Payhawk-Administrator können Sie die Erstattungsdaten Ihrer Mitarbeiter in deren Namen über das Payhawk-Webportal ändern.

Bezahlen von BanküberweisungenBezahlen Sie Ihre Rechnungen und tätigen Sie Überweisungen von Ihrem Payhawk-Konto direkt über das Webportal.

Verwaltung geplanter ZahlungenGenehmigen Sie geplante Zahlungen einzeln oder in großen Mengen, zahlen Sie sofort oder verschieben Sie eine Banküberweisung.

Bezahlen von Ausgaben in großen MengenBezahlen Sie Ihre Rechnungen in großen Mengen und tätigen Sie Überweisungen direkt von Ihrem Payhawk-Konto.

Karten

Sperren oder löschen Sie Firmenkarten. Legen Sie Ausgabenlimits fest und definieren Sie Ausgaberichtlinien. Aktivieren Sie Geldautomaten- und Kartenanfragen und verwalten Sie alle Ihre Team- und individuellen Unternehmenskarten.

Payhawk Karten für Ihre Mitarbeiter erstellenSo stellen Sie virtuelle und physische Karten aus

Ausgabenlimite und Geldabhebungen festlegenSo können Sie Ausgabelimite festlegen und Barabhebungen blockieren

Karten sperren oder löschenSo können blockieren oder löschen Sie Ihre Payhawk Karten

TeamkartenSie können die von den Teams gemeinsam genutzten Budgets anzeigen, überwachen und festlegen._4 Artikel

AusgabenpolitikSie können die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens überprüfen, überwachen und verwalten._3 Artikel

Exporte

Exportieren Sie Ausgaben- und Zahlungsdaten aus Payhawk in Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware mit Hilfe der Buchhaltungsvorlagen.

Übersicht der BuchhaltungsexportvorlagenNutzen Sie die unterstützten Dateiformate in Payhawk für den Export Ihrer Ausgaben- und Zahlungsdaten.

Verwaltung der BuchhaltungsexportvorlagenAktivieren, archivieren, wiederherstellen oder löschen Sie Buchhaltungsvorlagen in Ihrem Payhawk-Konto.

Formatierung der BuchhaltungsvorlagenLegen Sie den Dateinamen der Vorlage fest, bestimmen Sie die Einstellungen für die Anhänge und wenden Sie globale Formatierungsregeln an.

Verwalten der Vorlagendateien und -blätterFügen Sie Ihre Vorlagendateien hinzu, löschen oder duplizieren Sie sie und passen Sie ihre Daten an.

Konfigurieren von Zeilen, Spalten und Zellen in Dateien und BlätternFügen Sie Zeilen und Spalten hinzu oder entfernen Sie sie, und legen Sie Funktionen und Bedingungen für die Zelldaten fest.

Liste der verfügbaren ExportfelderSehen Sie sich die Liste aller in Payhawk verfügbaren benutzerdefinierten Felder an und passen Sie den Export Ihrer Buchhaltungsdaten an.

Geldmittel

Richten Sie Ihre Zahlungsinfrastruktur ein, um Zahlungen abzuwickeln und Geldbeträge zwischen den Konten der Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform und Ihren Bankkonten zu senden.

Übersicht über GeldmittelKann ich FPS, SEPA Standard oder Instant, ACH Pull und Push oder lokale Überweisungen verwenden, um Geld auf Payhawk einzuzahlen?

Neue Payhawk-Währungskonten eröffnenErfahren Sie, wie Sie neue Konten in den Währungen eröffnen, die Sie benötigen, um Guthaben aufzuladen und Beträge einzuzahlen.

Verknüpfen und Trennen von Bankkonten mit PayhawkVerknüpfen Sie Ihre Bankkonten mit Payhawk, um von schnellen Gutschriften zu profitieren, oder trennen Sie ein Bankkonto.

Verknüpfen und Trennen von EUR-Bankkonten mit Payhawk (für deutsche Unternehmen)Verknüpfen Sie Ihre EUR-Bankkonten mit Payhawk, wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist, oder trennen Sie ein Bankkonto.

Prüfung der Verfügbarkeit von GeldmittelnPrüfen Sie, ob die Mittel auf Ihren Payhawk-Konten ausreichen, um die monatlichen Kartenlimits in Ihrem Unternehmen zu decken.

Einzahlen von Geldmitteln auf Ihr Payhawk-KontoZahlen Sie Geld auf Ihr Payhawk-Konto auf, indem Sie eine Überweisung tätigen oder den Betrag von verknüpften Konten aufstocken.

Einzahlen von Geldmitteln auf Ihr Payhawk-Konto (für deutsche Unternehmen)Zahlen Sie Geld auf Ihr EUR Konto auf, wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist, und tätigen Sie Überweisungen oder Aufstockungen.

Internationale Banküberweisungen veranlassenNutzen Sie Payhawk für internationale Überweisungen in mehr als 50 Währungen und senden Sie Geld in mehr als 160 Länder auf der ganzen Welt.

KreditguthabenSie können die Guthaben Ihrer Firmenkreditkarten einsehen, überwachen und kontrollieren._3 Artikel

Mitarbeiter

Konfigurieren Sie die interne Struktur Ihres Unternehmens. Richten Sie Ihre Teams ein, passen Sie sie an und verwalten Sie die Berechtigungen Ihrer Teammanager. Laden Sie Mitarbeiter ein, löschen Sie sie und weisen Sie sie innerhalb Ihrer Unternehmensstruktur zu.

Übersicht der Mitarbeiter für AdministratorenErfahren Sie, welche Payhawk-Rollen Sie Mitarbeitern zuweisen können und wie Sie Ihre globalen Teameinstellungen in Payhawk festlegen.

Einladen und Löschen von MitarbeiternLaden Sie Mitarbeiter in Ihre Unternehmensstruktur in Payhawk ein und erfahren Sie, wie Sie sie bei Bedarf löschen können.

Verwaltung der MitarbeiterÄndern Sie die E-Mail eines Mitarbeiters, schalten Sie den Abwesenheitsmodus im Namen der Mitarbeiter ein und vieles mehr.

Bearbeitung der Kostenkategorisierung für Mitarbeiter und TeamsRichten Sie Ihre Werte für die Ausgabenkategorisierung ein und automatisieren Sie die Belegung der Ausgabenfelder pro Mitarbeiter und Team.

Erstellen, Bearbeiten und Löschen von TeamsErstellen Sie Teamhierarchien, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen oder bearbeiten Sie den Namen eines Teams.

Zuweisung von Mitarbeitern zu TeamsWeisen Sie Mitarbeiter als Teammitglieder oder Teammanager von Teams zu, oder entfernen Sie sie bei Bedarf aus der Organisationsstruktur.

Archivieren

Schließen Sie effektiv Buchungsperioden ab und archivieren Sie Ihre Rechnungen monatlich.

Monatsabschluss und Archivierung der AusgabenArchivieren Sie Ihre Unternehmensausgaben jeden Monat in Payhawk.

Integrationen

Verbinden Sie die Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform mit Ihrem ERP-System und ordnen Sie Ihre Payhawk-Kategorien Ihren Konten in Oracle NetSuite, Exact Online, Xero, QuickBooks Online, MS Business Central, MS Finance, DATEV und anderen Lösungen zu. Fordern Sie Ihre Mehrwertsteuer über 60dias zurück.

DATEVVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren DATEV-Konten und ordnen Sie diese zu._8 Artikel

HR-Informationssysteme IntegrierenSie Payhawk in Ihr HR-System und synchronisieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten._3 Artikel

QuickBooks OnlineVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren QuickBooks-Konten und ordnen Sie diese zu._2 Artikel

TravelPerkBehalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsreisen mit der Payhawk-TravelPerk-Integration._2 Artikel

XeroVerbinden Sie Ihre Payhawk-Kategorien mit Ihren Xero-Konten und ordnen Sie diese zu._6 Artikel

Genehmigungsprozesse

Definieren Sie effiziente Genehmigungsprozesse für Geschäftsausgaben in Ihrem Unternehmen, indem Sie die Workflows der Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform nutzen.

Vorher und nachher: Workflow-Erfahrung mit PayhawkSehen Sie, was sich mit der Veröffentlichung des neuen Workflows Designers geändert hat.

Unterstützte Workflow-TypenErfahren Sie mehr über die Genehmigungsworkflows, die Sie für Ausgabenarten, Bestellungen und Kartenanforderungen anpassen können.

Workflow-GenehmigerErstellen Sie Genehmigungen auf der Grundlage von Teamstrukturen, Ausgabenkategorien, benutzerdefinierten Feldern oder Mitarbeitern.

Workflow-Bedingungen und benutzerdefinierte WorkflowsLegen Sie Ihre individuellen Genehmigungs-Workflows in Payhawk fest, basierend auf den verschiedenen Ausgabenarten in Ihrem Unternehmen.

Workflow-FallbacksNutzen Sie die Fallbacks des Systems; erstellen Sie Ihre eigenen, um Genehmigungen abzudecken, wenn ein Workflow nicht angewendet wurde.

Genehmigungsprozesse für Ausgabentypen festlegenDefinieren Sie benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse für Ausgabentypen die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Genehmigungsprozesse für Beschaffungsanfragen festlegenDefinieren Sie die Rollen, Personen oder die betragsbasierte Genehmigungskette für das Genehmigen oder Ablehnen von Beschaffungsanfragen.

Genehmigungsprozesse für Kartenanträge festlegenRichten Sie Workflows für die Kartengenehmigung und -ausgabe ein, damit Mitarbeiter neue Payhawk-Karten beantragen können.

Workflows bearbeitenEntfernen oder bearbeiten Sie Genehmiger, aktualisieren Sie Schritte und Workflow-Bedingungen.

Einkäufe

Erleichtern Sie die Beschaffungsprozesse in Ihrem Unternehmen, indem Sie den Lebenszyklus von Kaufanträgen verwalten und diese automatisch mit den angefallenen Ausgaben abgleichen.

Der Lebenszyklus von Bestellungen in PayhawkHier erhalten Sie einen Überblick über den Lebenszyklus von Bestellungen in Payhawk.

Bestellungen-Details und Unstimmigkeitenregeln konfigurierenLegen Sie in Payhawk die allgemeinen Einstellungen und die Unstimmigkeitenregeln für die Bestellungen fest, die Ihr Unternehmen benötigt.

Abschluss von BestellungenSchließen Sie die Bestellung ab, nachdem die Waren oder Dienstleistungen vollständig geliefert wurden.

Häufig gestellte Fragen zu BestellungenHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zu Bestellungen in Payhawk.

Sicherheit

Befähigen Sie Ihre IT-Abteilung, sich um Ihre digitale Sicherheit zu kümmern.

SSO verwenden und SAML mit Payhawk einrichtenRichten Sie Ihre SAML-Anwendung mit Payhawk ein und ermöglichen Sie Ihren Benutzern, die SSO-Authentifizierungsmethode zu nutzen.

Validierung Ihrer E-Mail mit einer SPF-SignaturErfahren Sie, wie Sie Ihre Empfangsmailbox-E-Mails durch Bestehen der SPF-Prüfung validieren können.

Validierung Ihrer E-Mail mit einer DKIM-SignaturErfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Empfangspostfächer validieren, indem Sie die DKIM-Validierung bestehen.

Aktivieren und Verwalten der 2FA-Sicherheit für Payhawk-Benutzer in Ihrem UnternehmenFügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene für die Payhawk-Mitarbeiterkonten hinzu, indem Sie die 2FA für Ihr Unternehmen aktivieren.

Lieferantenfelder

Verwenden Sie die Standard- und benutzerdefinierten Lieferantenfelder, um spezifische Details für Ihre Lieferanten zu erfassen und Anforderungen für die Einreichung und Überprüfung durch Ihre Buchhalter festzulegen.

Übersicht der Lieferantenfelder für AdministratorenFügen Sie weitere Details zu den gewünschten Lieferanten hinzu, indem Sie die integrierten Lieferantenoptionen verwenden.

Verwalten zusätzlicher LieferantenfelderErstellen und setzen Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Lieferantenfelder und fügen Sie Werte für vordefinierte Listen hinzu.

Ausgabenarten

Definieren und aktualisieren Sie Ihre Spesenarten, wie z. B. Tagespauschalen, Kilometersätze und Erstattungen. Aktivieren und deaktivieren Sie Banküberweisungen, Firmengeld und Erstattungen für Ihre Mitarbeiter und kontrollieren Sie deren Sichtbarkeit.

Konfigurieren von Überweisung, Firmenkasse und ErstattungenKonfigurieren Sie die Sichtbarkeit der Spesenarten Überweisung, Firmenkasse und Rückerstattung in Payhawk.

Konfigurieren der Spesenart FahrtkostenerstattungAktivieren oder deaktivieren Sie die Art der Kilometerspesen für Unternehmen und konfigurieren Sie entfernungsabhängige Tarife in Payhawk.

Konfigurieren der Spesenart TagespauschalenAktivieren oder Deaktivieren von Tagesspesen für Entitäten und Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Tagesspesenrichtlinien in Payhawk.

Ausgabefelder

Definieren, bearbeiten und verwalten Sie Ausgabenkategorien und Steuersätze. Verwenden Sie die Standarddaten, die in Ihren Ausgaben angezeigt werden können, und fügen Sie benutzerdefinierte Ausgabendetails und Anforderungen für Sichtbarkeit, Überprüfung und Einreichung hinzu.

Übersicht der AusgabenfelderErfahren Sie mehr über die standardmäßigen Ausgabenfelder und legen Sie deren Sichtbarkeit und Übermittlungsanforderungen fest.

Automatische Befüllung von SpesenfelddatenErfahren Sie mehr über die automatische Datenextraktion (OCR) und Vorschlagsstrategien bei Payhawk.

Vorgegebene FelderErstellen, bearbeiten, entfernen und verwalten Sie die integrierten Ausgabenfelder in Payhawk, um Ihre Unternehmensausgaben zu kategorisieren. _5 Artikel

Benutzerdefinierte FelderStellen Sie zusätzliche Daten für Ihre Ausgabenkategorisierung bereit, indem Sie die benutzerdefinierten Ausgabenfelder in Payhawk erstellen, bearbeiten, entfernen und verwalten._3 Artikel

Assistent zur Überprüfung

Wählen Sie Regeln und Bedingungen für Ausgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, und lösen Sie Warnungen aus, um zu verhindern, dass sie massenhaft überprüft werden.

Regeln zum Auslösen von Ausgabenwarnungen aktivierenEntscheiden Sie, welche Unternehmensausgaben, die Aufmerksamkeit erfordern, Warnmeldungen anzeigen und individuell überprüft werden müssen.

Verwaltung mehrerer Gesellschaften

Steuern Sie alle Ihre Geschäftseinheiten auf Gruppenebene über das Payhawk-Gruppen-Dashboard und die Einstellungen für die Verwaltung von Mitarbeitern, Teams und Workflows.

Überblick über die Verwaltung mehrerer UnternehmenErfahren Sie mehr über die Verwaltung mehrerer Unternehmen in Payhawk und verwalten Sie Unternehmen über das Gruppen-Dashboard.

Erstellen einer Gruppe und Einladen von GruppenadministratorenErstellen Sie eine Gruppe und laden Sie andere als Gruppenadministratoren mit den Payhawk Multi-Management-Funktionen ein.

Nutzung des Dashboards der Gruppe für Finanzen und AbläufeVergewissern Sie sich, dass Ihre Ausgaben gedeckt sind, und behalten Sie den Überblick über die ausstehenden Ausgaben für jedes Unternehmen.

Verwenden der Gruppen-Dashboard-AnalysenNutzen Sie die Vorteile fortschrittlicher Analysen, um die Ausgaben Ihrer Teams und Einrichtungen zu ermitteln.

Verwalten von Mitarbeitern auf GruppenebeneZeigen Sie Mitarbeiter an, laden Sie sie ein, und bearbeiten Sie Benutzerdetails mit der Funktion zur Verwaltung mehrerer Unternehmen.

Verwalten von Teams auf GruppenebeneLegen Sie Teamstrukturen der Payhawk Group an und benennen Sie diese und erfahren Sie Details zu Administratorrechten.

Verwalte von Arbeitsabläufen auf GruppenebeneVerwalten Sie die Arbeitsabläufe der Unternehmen auf Gruppenebene mit Payhawks Funktion zur Verwaltung mehrerer Unternehmen.

Verwaltung von Spesenarten auf GruppenebeneVerwalten Sie die Spesenarten der Einheiten auf Gruppenebene mit der Multi-Entity-Verwaltung in Payhawk.

Verwalten von Ausgabenfelder auf GruppenebeneVerwalten Sie die Ausgabenfelder der Unternehmen auf Gruppenebene mit der Funktion zur Verwaltung mehrerer Unternehmen.

Verwaltung von Integrationen auf GruppenebeneVerbinden Sie Ihre Gruppe mit den verfügbaren Live-Integrationen, die von Payhawk unterstützt werden.

FAQ zur Verwaltung mehrerer UnternehmenHier finden Sie Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zu den Funktionen zur Verwaltung mehrerer Unternehmen von Payhawk.

CO₂ Emissionen

Aktivieren Sie die Verfolgung der CO₂ Emissionen, um den Kohlenstoff-Fußabdruck Ihres Unternehmens zu überwachen.

Ermöglichung der Verfolgung des CO₂-EmissionsberichtsAktivieren und erstellen Sie bei Bedarf Ihren Bericht über Kohlenstoffemissionen.

Abrechnung

Zeigen Sie Ihren aktuellen Payhawk-Abonnementplan an und verwalten Sie ihn, fügen Sie Zahlungsmethoden hinzu oder aktualisieren Sie sie, und sehen Sie sich die Abrechnungshistorie von Rechnungen an.

Anzeigen und Verwalten von Payhawk-Abonnements und AbrechnungshistorieFügen Sie eine Zahlungsmethode für Ihr Payhawk-Konto hinzu und sehen Sie sich die Abrechnungshistorie der bezahlten Rechnungen an.