Massenimport von Kategorien

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie die Vorlage für Kategorien vervollständigen, wenn Sie die Daten von Kategorien und Kategorienmanagern im Massenverfahren importieren.

Hinzufügen und Aktualisieren von Daten in der Vorlage für Kategorien

Um Ihre Kategorien über Entitäten hinweg mit der richtigen Hierarchie zu erstellen und zu organisieren, beachten Sie die Informationen in der folgenden Tabelle.

Spaltenname	Beschreibung	Anmerkungen
Übergeordnete Kategorie	Der Name der übergeordneten Kategorie, wenn die Kategorie Teil einer Hierarchie ist.	Die übergeordnete Spalte zeigt nur Werte in der Spalte Name. Leer lassen, wenn die Kategorie (Spalte Name) auf der höchsten hierarchischen Ebene liegt.
Name	Der Name der Kategorie.	(Erforderlich) Dies ist die Bezeichnung, die im Zusammenhang mit Ausgaben angezeigt wird. Sie muss innerhalb derselben Entität und derselben übergeordneten Kategorie eindeutig sein. Wenn Sie eine Unterkategorie erstellen möchten, geben Sie diese in eine neue Zeile ein und wählen Sie die übergeordnete Kategorie in der Spalte Name der übergeordneten Kategorie aus.
Buchhaltungscode	Der Code wird verwendet, um ein Hauptbuchkonto über das Buchhaltungs- oder ERP-System zu erstellen.	Dies entspricht dem Kontenplan Ihrer externen Systeme, falls zutreffend.
Steuersatz	Die empfohlene Mehrwertsteuer für diese Kategorie.	Dieser entspricht einem der in Ihrem System konfigurierten vordefinierten Mehrwertsteuer-Codes. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der vordefinierten Steuersätze innerhalb der Entität aus.
Kategorienmanager	Die Liste der bereits vorhandenen Benutzer im Payhawk-System.	Dies ist die Person, die die Ausgaben in dieser Kategorie genehmigt oder kontrolliert. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der bereits importierten Benutzer aus.
Kategoriename-ID (nicht ändern)	Die eindeutige ID, die von Payhawk bei der erstmaligen Erstellung von Kategorien generiert wird.	Dadurch wird sichergestellt, dass Aktualisierungen für die richtige Kategorie angewandt werden, auch wenn die Zeilen neu sortiert werden. Wenn zum Beispiel mehrere Kategoriemanager hinzugefügt werden, muss für jeden einzelnen Manager dieselbe in Payhawk hinterlegte Kategorie-ID in die jeweilige Zeile eingegeben werden. Bei neuen Kategorien müssen Sie dieses Feld leer lassen.
Vollständiger Pfad (automatisch generiert)	Sie können diese Spalte ignorieren; sie wird automatisch generiert.

Hinzufügen und Aktualisieren der Daten von Kategorien auf Gruppenebene

Wenn Ihre Gruppe mehrere Entitäten umfasst und Ihre Kategorien auf Gruppenebene verwaltet werden, ist die folgende Spalte ebenfalls anwendbar.

Spaltenname	Beschreibung	Anmerkungen
Entität	Die spezifische Entität in Ihrer Gruppe, in der die Kategorie sichtbar sein wird.	Kategorien können entitätsspezifisch sein und sich von Entität zu Entität unterscheiden. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Entitäten in Ihrer Gruppe.

Um die Datenkonsistenz zu gewährleisten, prüfen Sie, ob alle Werte – insbesondere Übergeordnete Kategorie, Entität und Kategorienmanager – mit Ihren bestehenden Systemdaten übereinstimmen.

Massenimport und -export von Kategorien

Als Payhawk-Administrator können Sie Ihre Kategorien auf die folgende Weise im Massenverfahren importieren:

Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Einstellungen > Ausgabenfelder > Kategorien.
Klicken Sie unter Werte auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Importieren aus.
Auf dem nächsten Bildschirm:
1. Um bestehende Teamdaten beizubehalten und neue Teams hinzuzufügen, wählen Sie Neue Werte hinzufügen aus.
2. Um bestehende Teamdaten zu aktualisieren und neue Teams hinzuzufügen, wählen Sie Werte aktualisieren aus.
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü Hierarchie aus, wie das System die Beziehung zwischen Ihren benutzerdefinierten Feldern darstellen soll.
Klicken Sie auf Erzeugen, um die Vorlagendatei herunterzuladen.
Geben Sie die erforderlichen Daten in die Vorlagendatei ein, kehren Sie dann zum Assistenten zurück und laden Sie die Datei hoch. Klicken Sie auf Hochladen.
Auf dem Bildschirm Vorschau:
1. Überprüfen Sie die Daten, die hinzugefügt oder aktualisiert werden sollen.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Importoptionen aus, wie das System die neuen Daten hinzufügen soll.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Bestätigung.
4. Klicken Sie auf Importieren.
Klicken Sie auf dem Bestätigungsbildschirm auf Erledigt.

Um die Daten Ihrer Kategorien zu exportieren und als ZIP-Ordner herunterzuladen, wählen Sie die Option Exportieren aus dem Drei-Punkte-Menü aus.