Dieser Artikel enthält Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zum Exportieren von Ausgaben- und Zahlungsdaten mithilfe der manuellen Dateiexportfunktion von Payhawk.
Warum fehlt im Dateiexport eine Spalte, beispielsweise Eigentümer-ID, benutzerdefinierte Feld-Externe-ID oder Lieferanten-Externe-ID?
Wenn eines der Felder „Eigentümer-ID“, „Externe ID des benutzerdefinierten Feldes“ oder „Externe ID des Lieferanten“ fehlt, sind die wahrscheinlichsten Gründe dafür die folgenden:
Wenn die Spalte „Eigentümer-ID“ fehlt, wurde die externe ID des Mitarbeiters wahrscheinlich nach der Erstellung der Ausgabe hinzugefügt. Externe IDs werden bei der Erstellung hinzugefügt und nicht rückwirkend aktualisiert.
Wenn die Spalte „Externe ID“ des benutzerdefinierten Feldes fehlt, wurde die externe ID für das benutzerdefinierte Feld wahrscheinlich hinzugefügt, nachdem das Feld in der Ausgabe ausgewählt wurde. Daher wird es im Export nicht angezeigt.
(Nur bei Standardexport) Wenn die externe ID des Lieferanten fehlt, wurde die Ausgabe wahrscheinlich vor dem Hinzufügen der externen ID des Lieferanten bewertet und wird daher nicht in der Exportdatei berücksichtigt.
Warum wird ein benutzerdefiniertes Feld, das in der Ausgabe nicht sichtbar ist, im Export weiterhin angezeigt?
Wenn ein benutzerdefiniertes Feld in der Ausgabe nicht sichtbar ist, aber im Dateiexport vorhanden ist, gibt es dafür höchstwahrscheinlich folgende Gründe:
Benutzerdefinierte Felder werden als historische Daten in der Ausgabe gespeichert. Durch das Löschen oder Ausblenden eines benutzerdefinierten Feldes wird dessen Wert nicht aus bestehenden Ausgaben entfernt. Um zu sehen, wann das Feld festgelegt wurde, überprüfen Sie bitte den Ausgabenverlauf.
Benutzerdefinierte Felder werden über interne IDs referenziert. Wenn ein Feld gelöscht und mit demselben Namen neu erstellt wird, erhält es eine neue ID.
Für Standardexporte von Dateien wenden Sie sich bitte an den Payhawk-Support, um den Export zu aktualisieren.
Für benutzerdefinierte Dateiexporte können Sie die Referenz im Export-Generator aktualisieren, in dem die benutzerdefinierte Vorlage konfiguriert ist.
Die externe ID des benutzerdefinierten Feldes wird erfasst, wenn das Feld in einer Ausgabe ausgewählt wird. Wenn die externe ID nachträglich hinzugefügt oder geändert wird, gilt sie nicht für frühere Ausgaben.
Warum ist die Spalte eines benutzerdefinierten Feldes beim Export leer?
Dieses Problem betrifft nur den Standardexport (alte Version) von Dateien. Es kann auch Datums-Spalten betreffen, wenn ein benutzerdefiniertes Feld denselben Namen hat.
Wenn eine Spalte für ein benutzerdefiniertes Feld im Export leer ist, wurde das benutzerdefinierte Feld wahrscheinlich gelöscht und unter demselben Namen neu erstellt. Einige Ausgaben beziehen sich möglicherweise auf das alte Feld, andere auf das neue.
Eine mögliche Abhilfe besteht darin, den Export im CSV-Format herunterzuladen und in Excel zu öffnen. Das Problem wird behoben, sobald alle Ausgaben nur noch auf eine Version des Feldes verweisen.
Warum gibt es leere Zeilen oder fehlende Daten im Export?
Dieses Problem betrifft nur den Standardexport (alte Version) von Dateien.
Das Anzeigen von leeren Zeilen oder fehlenden Daten beim Exportieren der Standarddatei ist beim Exportieren von Sammelzahlungen ein erwartetes Verhalten. In solchen Fällen wird die Zahlung nur einmal angezeigt, auch wenn sie mehrere Ausgaben umfasst, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
Warum fehlt eine Ausgabe im Export?
Je nachdem, ob Sie den Standardexport oder einen benutzerdefinierten Dateiexport verwenden, gibt es unterschiedliche Gründe dafür, dass eine Ausgabe im Export fehlt.
Für Standard-Dateiexporte:
Die Ausgabe wurde entweder manuell gelöscht oder aufgrund einer Rückbuchung einer Kartenausgabe entfernt.
Die Ausgabe liegt außerhalb des gewählten Berichtszeitraums:
Für das Blatt Zahlungen richtet sich die Periode nach dem Zahlungsausgleichsdatum.
Für das Blatt Externe Zahlungen basiert die Periode auf dem Erstellungsdatum der Ausgabe, nicht auf dem Datum Als bezahlt markieren.
Für das Blatt Unbezahlte Ausgaben richtet sich der Zeitraum nach dem Erstellungsdatum.
Bei benutzerdefinierten Dateiexporten kann der Grund dafür sein, dass die Exporte nach benutzerdefinierten Bedingungen oder Datumsbereichen gefiltert werden. So überprüfen Sie, ob die Ausgabe den im Export angewendeten Filtern entspricht:
Gehen Sie im Payhawk-Webportal auf Einstellungen > Exporte.
Wählen Sie den entsprechenden Export aus.
Überprüfen Sie die Einstellung Zeitraum basiert auf.
Überprüfen Sie alle zusätzlichen Filter, die anwendbar sein könnten. Sie können die gleichen Filter auch direkt auf der Registerkarte Ausgaben anwenden, um zu sehen, ob die Ausgabe dort erscheint.
Wie kann ich den Saldo meines Payhawk-Kontos für ein bestimmtes Datum überprüfen?
So überprüfen Sie Ihren Payhawk-Kontostand für ein bestimmtes Datum im Payhawk-Webportal:
Gehen Sie zur App Exportieren.
Klicken Sie auf Exportieren und setzen Sie das Datum auf den Tag, den Sie überprüfen möchten.
Wählen Sie eine Exportoption für die Kontoauszugsdatei und klicken Sie auf Ausgaben exportieren. Dadurch wird der Kontoauszug für das gewählte Datum heruntergeladen, wobei der Saldo als Endsaldo für diesen bestimmten Tag angezeigt wird.