Payhawk exportiert Erstattungen je nach der bei der ersten Integration gewählten Konfiguration entweder als Lieferantenrechnungen oder als Spesenabrechnungen an Oracle NetSuite. Diese Einstellung gilt für alle Erstattungen, Kilometerpauschalen und Tagespauschalen.
Um eine genaue Kontenführung in NetSuite zu gewährleisten, ist es wichtig, die Funktionsweise der einzelnen Exportoptionen zu verstehen.
Erstattungen als Lieferantenrechnungen exportieren
Wenn Sie Payhawk so konfiguriert haben, dass Erstattungen als Lieferantenrechnungen exportiert werden:
Sobald eine Ausgabe geprüft wurde, sendet Payhawk sie an Oracle NetSuite.
Der Mitarbeiter wird als Kreditor (Lieferant) im ERP angelegt.
Jede erstattungsfähige Ausgabe ist direkt mit diesem Mitarbeiter verknüpft und wird als Lieferantenrechnung exportiert.
Der Export von Erstattungen als Lieferantenrechnungen eignet sich, wenn Sie erstattungsfähige Ausgaben lieber über Lieferantenbelege verwalten möchten.
Erstattungen als Spesenabrechnungen exportieren
Wenn Sie Payhawk so konfiguriert haben, dass Erstattungen als Spesenabrechnungen exportiert werden:
Payhawk ordnet jede Ausgabe anhand der externen ID, E-Mail-Adresse oder des Namens einem Mitarbeiter in Oracle NetSuite zu.
Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, tritt ein Fehler auf, und der Export schlägt fehl.
Für wiederkehrende Lieferantenrechnungen verwenden Sie weiterhin die tatsächlichen Lieferanteninformationen.
Wenn für die Berichterstattung der Name des Lieferanten erforderlich ist, sollten Sie ihn als benutzerdefiniertes Feld oder als Notiz hinzufügen, während die Ausgabe dem Mitarbeiter zugeordnet bleibt.
Der Export von Erstattungen als Spesenabrechnungen eignet sich, wenn Sie Ausgaben direkt in den Daten der Mitarbeiter in Oracle NetSuite nachverfolgen möchten.