Durch das Erstellen und Konfigurieren von Arten von Anfragen können Sie die Art und Weise, wie Anfragen eingereicht, geprüft und genehmigt werden, an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Durch die Konfiguration spezifischer Arten von Anfragen, Felder und Workflows können Sie standardisierte Informationen erfassen, Genehmigungsworkflows anpassen und eine bessere Übersicht und Kontrolle über die Unternehmensausgaben erlangen.
Arten von Anfragen erstellen
Sie können eine neue Art von Anfrage über das Payhawk-Webportal erstellen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen.
Unter Arten, klicken Sie auf Art hinzufügen.
In dem sich öffnenden Dialogfeld geben Sie Details wie den Namen, die Beschreibung und gegebenenfalls einen Hinweis ein.
Nur das Feld Name ist für die Erstellung der Art von Anfragen obligatorisch.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Standardfeldeinstellungen konfigurieren
Einige Standardfelder in einer Art von Anfrage enthalten vordefinierte Optionen, mit denen Sie das Verhalten der Art von Anfrage anpassen können.
Zusammenfassung - Von den Anfragenden wird erwartet, dass sie kurze Angaben zu den gewünschten Informationen machen. Diese Daten werden als Name der Anfrage angezeigt. Dieses Feld für die Art von Anfrage kann nicht geändert werden.
Beschreibung - Anfragende werden gebeten, einen Grund für die Einreichung der Anfrage anzugeben. Dieses Feld für die Art von Anfrage kann nicht geändert werden.
Lieferant - Von den Anfragenden wird erwartet, dass sie den Lieferanten für die Anfrage angeben.
Wiederholung - Die Anfragenden müssen festlegen, ob die von ihnen geforderten Maßnahmen regelmäßig oder einmalig durchgeführt werden sollen.
Besondere Anweisungen - Es wird erwartet, dass Anfragende alle Anweisungen für den Lieferanten, wie beispielsweise Lieferdetails oder Verpackungsanforderungen, eingeben.
Die Felder Lieferant, Wiederholung und Besondere Anweisungen können in Bezug auf die Anforderungen angepasst werden:
Sichtbarkeit - Das Feld Sichtbarkeit legt fest, wer im Unternehmen in der Lage ist, die Art von Anfrage zu sehen, z. B. Buchhalter und Administratoren.
Erforderlichkeit - Das Feld Erforderlich legt fest, ob die Daten für die Einreichung (der Anfragende muss die Daten in das Feld eingeben) oder für die Überprüfung (der Überprüfer muss die Daten in das Feld eingeben) erforderlich sind.
Dokument - Sie können festlegen, ob das Hochladen eines Dokuments im Zusammenhang mit der Anfrage für die Einreichung oder Überprüfung erforderlich ist.
So definieren oder aktualisieren Sie die Standardfelder für die Art von Anfrage:
Navigieren Sie zur Art von Anfrage.
Wählen Sie das Feld „Art von Anfrage“.
Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Einstellungen für benutzerdefinierte Felder konfigurieren
Um die Felder zu definieren, in denen zusätzliche Informationen über die Anfrage gesammelt werden sollen:
Navigieren Sie zur Art von Anfrage.
Gehen Sie zu Felder > Zusätzliche Informationen und klicken Sie auf Feld hinzufügen.
Bitte wählen Sie aus, wie der Anfragende die Daten bereitstellen soll:
Um Anfragenden die Auswahl aus einer vordefinierten Reihe von Werten zu ermöglichen, wählen Sie Dropdown. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld den Namen und eine kurze Beschreibung des Feldes ein. Fügen Sie die Optionen hinzu und klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
Um Anfragenden die Möglichkeit zu geben, ein Datum auszuwählen, wählen Sie bitte Datum. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld den Namen, eine kurze Beschreibung des Feldes und die übrigen erforderlichen Daten ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Um Anfragenden die Eingabe von Freitext zu ermöglichen, wählen Sie Kurztext. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld den Namen, eine kurze Beschreibung des Feldes und die übrigen erforderlichen Daten ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Benutzerdefinierte Felder mit Anfragen verknüpfen
Alle benutzerdefinierten Felder, die auf Systemebene erstellt werden, werden für die Art von Anfrage standardmäßig als inaktiv angezeigt. Um ein benutzerdefiniertes Feld mit der Art von Anfrage zu verknüpfen und es für jede eingereichte Anfrage dieser Art anzeigen zu lassen:
Navigieren Sie zur Art von Anfrage.
Klicken Sie in der Elementkategorisierung auf Inaktiv anzeigen.
Gehen Sie zu dem gewünschten benutzerdefinierten Feld, das Sie mit der Art von Anfrage verknüpfen möchten, und klicken Sie auf das Symbol ✔ (Aktivierung).
In dem sich öffnenden Dialogfeld können Sie die Einstellungen für die Werte dieses benutzerdefinierten Feldes anzeigen und aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Alle Aktualisierungen der systemdefinierten benutzerdefinierten Feldeinstellungen innerhalb einer bestimmten Art von Anfrage gelten nur für Anfragen dieser Art. Diese lokalen Änderungen haben keine Auswirkungen auf die globalen Einstellungen des benutzerdefinierten Feldes im gesamten System.
Um die systemdefinierten Einstellungen dieses benutzerdefinierten Feldes anzuzeigen, klicken Sie auf die Beschriftung neben der Art des Anfragefeldes – in diesem Fall 18 Werte.
Um ein benutzerdefiniertes Feld zu deaktivieren, das mit der Art von Anfrage verknüpft ist, klicken Sie auf dessen 
(Deaktivieren) Symbol.
Arten von Anfragen aktivieren und deaktivieren
Nach der Erstellung sind Arten von Anfragen standardmäßig deaktiviert.
Sie können die Arten von Anfragen aktivieren, indem Sie die gewünschten Arten von Anfragen unter Einstellungen > Anfragen auswählen, den Kippschalter unter der Registerkarte Allgemein aktivieren und auf Änderungen speichern klicken.
Um die Art von Anfrage zu deaktivieren, schalten Sie den Kippschalter aus und klicken Sie erneut auf Änderungen speichern.
Alternativ klicken Sie auf das ✔ (Aktivieren) oder (Deaktivieren) Symbol neben der Art von Anfrage.
Arten von Anfragen entfernen
So löschen Sie eine Art von Anfrage:
Gehen Sie zu Einstellungen > Anfragen und bewegen Sie den Mauszeiger über die Art von Anfrage.
Klicken Sie auf das Symbol Papierkorb neben dem Papierkorb.
Markieren Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie zur Bestätigung auf Ok.
