Mit der Funktion Payhawk Beleg-Mailbox können Sie die automatische Weiterleitung von Belegen konfigurieren, die Sie erhalten.
Wenn Sie eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung von Belegen festgelegt haben, wird das Dokument automatisch an die E-Mail-Adresse für bezahlte oder unbezahlte Belegen weitergeleitet, sobald ein Lieferant Ihnen eine Rechnung schickt.
Besonderheiten
Die Payhawk Beleg-Mailbox analysiert den Text der E-Mail, wenn diese keinen Anhang enthält. Es wird dringend empfohlen, nur E-Mails mit Anhängen automatisch weiterzuleiten, wenn der Filter sehr weit gefasst ist und Sie alle Ihre E-Mails an unpaid@payhawk.com weiterleiten.
Wenn Sie einen Lieferanten haben, der die Belege im Text der E-Mail versendet, dann filtern Sie diese E-Mails nicht heraus. In solchen Fällen können Sie eine zweite Regel erstellen, die speziell diese Lieferanten einschließt.
Einstellen der Weiterleitungsregeln und der E-Mail
So konfigurieren Sie eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse für Ihr Beleg-Mailbox über Google Mail:
Melden Sie sich bei Ihrem Google Mail-Konto an.
Gehen Sie zu Einstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Weiterleitung und POP/IMAP > Eine Nachsendeadresse hinzufügen.
Wählen Sie die E-Mail, die Sie auf die Whitelist setzen möchten. Klicken Sie auf Weiter. Payhawk wird Ihnen daraufhin eine E-Mail mit dem Bestätigungscode und dem Link schicken.
Klicken Sie auf den Link, den Sie von Payhawk erhalten haben, oder verwenden Sie den Code, um die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse manuell zu überprüfen.
Jetzt können Sie einen benutzerdefinierten Filter für einen bestimmten Anbieter erstellen. Klicken Sie auf den Link Erstellen eines Filters im Tipp.
Fügen Sie in das Eingabefeld Von die E-Mail des gewünschten Lieferanten ein. In das Eingabefeld An fügen Sie das von Ihnen erstellte Weiterleitungs-Empfangspostfach ein. Sie können Ihre Regel weiter anpassen, indem Sie die anderen Felder in Abhängigkeit von dem Betreff ausfüllen, den der Lieferant Ihnen in Rechnung stellt.
Klicken Sie auf Filter erstellen.
Aktivieren Sie die Option Weiterleiten an. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Weiterleitungsadresse aus der Whitelist, die Sie erstellt haben.
Klicken Sie auf Filter erstellen. Daraufhin werden alle Rechnungen von diesem Lieferanten direkt an Payhawk weitergeleitet.