Das Gruppen-Dashboard und die Verwaltungsfunktionen für mehrere Entitäten in Payhawk ermöglichen Ihnen die Verwaltung Ihrer Ausgabenarten auf Gruppenebene für alle Ihre Entitäten innerhalb der Gruppe. Auf diese Weise vermeiden Sie es, für jede Entität identische Einstellungen festlegen zu müssen.
Besonderheiten
Das Anwenden von Gruppeneinstellungen auf die Ausgabenarten kann nicht rückgängig gemacht werden.
Gruppeneinstellungen für Banküberweisungen anwenden
Sie können definieren, ob die standardmäßige Zahlungsausführung für Banküberweisungen sofort oder entsprechend der Fälligkeitstermine der Ausgaben geplant sein soll.
Melden Sie sich im Payhawk-Webportal an.
Gehen Sie auf Einstellungen > Ausgabenarten > Rechnung.
Aktivieren Sie auf dem nächsten Bildschirm den Schalter Überweisungskosten freigeben, um die Banküberweisungszahlungen für Ihre Gruppe zu aktivieren.
Wählen Sie aus den Drop-down-Menüs Folgendes aus:
Die Payhawk-Rollen, die Ausgabenanträge für Banküberweisungen einreichen können.
Die Option Jeder bedeutet, dass alle Mitarbeiter in Ihrer Gruppe von Entitäten, einschließlich der Payhawk-Rolle Mitarbeiter, Ausgaben für Banküberweisungen einreichen können.
Die Option Buchhalter und Administratoren bedeutet, dass nur diese Payhawk-Rollen in Ihrer Gruppe von Entitäten Ausgaben für Banküberweisungen einreichen können.
Die standardmäßige Zahlungsausführungsmethode für Banküberweisungen in Ihrem Unternehmen.
Mit der Option Sofort wird das Feld Zahlungsausführung unter Zahlen > Details bestätigen auf Sofort voreingestellt.
Mit der Option Fälligkeitsdatum der Ausgabe wird das Feld Zahlungsausführung unter Zahlen > Details bestätigen auf das Fälligkeitsdatum der Ausgabe, wie es vom Payhawk-OCR-Tool extrahiert wurde, voreingestellt.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf Anwenden.
Gruppeneinstellungen für die anderen Ausgabenarten anwenden
Um Gruppeneinstellungen auf die Ausgabenart „Fahrtkostenerstattung“ anzuwenden, können Sie zum Beispiel so vorgehen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenarten > Fahrtkostenerstattung.
Aktivieren Sie auf dem nächsten Bildschirm den Schalter Kilometerkosten aktivieren, um die Ausgabenart Fahrtkostenerstattung für Ihre Gruppe zu aktivieren.
Wählen Sie aus den Drop-down-Menüs die Payhawk-Rollen aus, die Fahrtkostenerstattung-Anträge einreichen können sollen.
Die Option Jeder bedeutet, dass alle Mitarbeiter in Ihrer Gruppe von Entitäten, einschließlich der Payhawk-Rolle Mitarbeiter, Ausgaben für Banküberweisungen einreichen können.
Die Option Buchhalter und Administratoren bedeutet, dass nur diese Payhawk-Rollen in Ihrer Gruppe von Entitäten Ausgaben für Banküberweisungen einreichen können.
Klicken Sie auf Änderungen speichern. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld auf Anwenden.
Standardmäßige Gruppeneinstellungen für Ausgabenarten auf Entitäten anwenden
Sie können die bereits definierten Gruppeneinstellungen für Ausgabenarten auf andere Entitäten anwenden:
Gehen Sie zu Gesellschaften und wählen Sie die gewünschte Entität aus.
Aktivieren Sie auf dem nächsten Bildschirm die Optionsschaltfläche GRUPPEN-STANDARDWERTE für Ausgabenarten und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Aktivieren Sie im sich öffnenden Dialogfeld das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Wenn eine Entität Ausgabenarten von Gruppen übernimmt, kann der lokale Payhawk-Administrator diese nicht ändern, da sie als schreibgeschützt angezeigt werden.
Einstellungen für Ausgabentypen von einer Entität übernehmen
Sie können Ausgabentypen von einer Entität kopieren und auf die Gruppe anwenden, indem Sie die entsprechenden Einstellungen übernehmen.
Gehen Sie im Payhawk-Webportal zu Gruppe Dashboard > Einstellungen > Ausgabenarten.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Von der Gesellschaft übernehmen.
Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld die gewünschte Entität aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Übernehmen.
