Sie können Rollen oder bestimmte Mitarbeiter definieren, die Käufe in Payhawk prüfen, genehmigen und schließen können. Sie können außerdem bestimmen, dass ein bestimmter Schritt im Lebenszyklus für das Unternehmen nicht relevant oder erforderlich ist.
Die konfigurierten Workflows für die Kaufgenehmigung können flexibel sein und auf den Hierarchieebenen in Ihrem Unternehmen (z. B. Manager der zweiten Ebene), bestimmten Personen (z. B. Budgetverantwortliche von Kostenstellen und definierte Manager von Ausgabenkategorien) oder Payhawk-Rollen (Payhawk-Buchhalter und -Administratoren) basieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über das Definieren benutzerdefinierter Genehmigungsworkflows.
So legen Sie die Genehmigungsworkflows für Käufe in Ihrem Unternehmen fest:
Navigieren Sie im Payhawk-Webportal zur Registerkarte Einstellungen > Workflows > Käufe.
Klicken Sie auf Workflow bearbeiten.
Der Schritt Einreichen ist immer vorhanden, und die Optionen für seine Konfiguration hängen davon ab, ob Sie allen oder nur Buchhaltern und Administratoren unter Einstellungen > Käufe > Allgemein erlaubt haben, Käufe einzureichen.
Die Schritte Prüfen und Genehmigen können von Ihnen optional definiert werden. Sollten ein oder mehrere Schritte für Ihre internen Prozesse irrelevant sein, können Sie sie undefiniert lassen.
Die Schritte Empfangen und Rechnung sind standardmäßig auf Jeder eingestellt und können nicht bearbeitet werden.
Der Schritt Schließen ist außerdem standardmäßig immer sichtbar. Er umfasst vordefinierte Regeln für das automatische Schließen von Käufen, solange die Option für das automatische Schließen aktiviert ist, und hier werden außerdem die Standardrollen bestimmt, die zum manuellen Schließen von Käufen befugt sind, falls das automatische Schließen nicht genutzt wird.
Sie können einen Genehmigungs-Workflow für den Kaufprüfungs- und -genehmigungsprozess auf die gleiche Weise definieren, auf die Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen. Alternativ können Sie sie auch entfernen, falls einer oder beide dieser Schritte nicht erforderlich sind, indem Sie das Menü mit den drei Punkten anklicken und Löschen auswählen.
Klicken Sie auf Workflow veröffentlichen, um alle von Ihnen durchgeführten Änderungen anzuwenden.