Las solicitudes y órdenes de compra se asignan con estados que reflejan su fase dentro del ciclo de vida, así como si las cantidades y los importes solicitados coinciden con lo que se ha entregado y pagado.
Estados del ciclo de vida de las solicitudes
Borrador: la solicitud se encuentra en la pestaña Envío y debe enviarse.
Pendiente de revisión: la solicitud se encuentra en la pestaña Revisión (si las revisiones forman parte del flujo de aprobación) y está a la espera de que los empleados asignados la revisen.
Pendiente de aprobación: la solicitud se encuentra en la pestaña Aprobación y está a la espera de la aprobación por parte de los empleados asignados.
Programada: la solicitud es periódica y está planificada para una fecha futura según la configuración original.
Devuelta: la solicitud se encuentra en la pestaña Envío después de haber sido devuelta al empleado para que realice actualizaciones.
Abierta: la solicitud está aprobada y actualmente en proceso de entrega y/o pago.
Cerrada: la solicitud está cerrada, ya sea de forma manual o según las reglas de cierre automático definidas por el administrador de Payhawk de tu empresa.
Según la coincidencia de cantidad y calidad
Según la configuración definida por los administradores de Payhawk, el sistema realiza una doble o triple conciliación para las solicitudes: compara la cantidad de unidades y el precio neto originalmente solicitados con la nota de entrega y albarán (GRN) y las facturas antes del pago, y muestra el estado correspondiente para cada una.
Los estados individuales de cada partida de la solicitud pueden ser los siguientes:
COMPLETO: la cantidad recibida coincide con la cantidad solicitada.
CONCILIADA: el importe facturado coincide con el importe solicitado.
N/A (para cantidades recibidas): no se requiere.
NINGUNO: no se ha cargado la nota de entrega y albarán ni la factura.
PARCIAL: la cantidad recibida o el importe facturado es inferior al solicitado.
DISCREPANCIA: la cantidad recibida o el importe facturado es superior al solicitado.
El estado de la solicitud es el estado agregado del estado de cada partida y puede ser uno de los siguientes:
COMPLETO: todas las líneas están en estado COMPLETA.
CONCILIADA: todas las líneas están en estado CONCILIADA.
N/A (para cantidades recibidas): no se requiere en ninguna línea.
NINGUNA: todas las líneas están en estado NINGUNA o N/A.
PARCIAL: no hay artículos con discrepancias y el importe facturado de todas las líneas es inferior al importe total de la solicitud.
DISCREPANCIA: al menos un artículo está en estado de discrepancia.
