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Gestión de la categorización de gastos de empleados

Aprende cómo importar de forma masiva valores predeterminados para la categorización de gastos de empleados.

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Escrito por Payhawk
Actualizado esta semana

Este artículo explica cómo completar correctamente la plantilla de categorización de gastos de tus empleados.

Para gestionar la categorización de gastos de los empleados, debes generar, completar y cargar una plantilla independiente para cada entidad, ya que las plantillas solo están disponibles a nivel de entidad individual.

Añadir y actualizar datos en la plantilla de categorización de gastos de empleados

Para garantizar una introducción de datos precisa, consulta la información de la siguiente tabla.

Nombre de columna

Descripción

Notas

Empleado

La lista de nombres de usuarios existentes y sus correos electrónicos de empresa.

  • Selecciona de la lista desplegable de usuarios ya importados.

  • Confirma que los correos electrónicos de los usuarios coinciden con los existentes en tu sistema.

  • Si un usuario no aparece en la lista desplegable, puede que no forme parte de esta entidad:

    1. Añade los empleados que faltan ya sea mediante la función de importación de empleados o directamente en el portal.

    2. Vuelve a generar el archivo de categorización de gastos de empleados para ver la lista actualizada de usuarios en la lista desplegable.

Campos personalizados

  • Estas columnas representan campos personalizados que se utilizan para categorizar gastos como Proyecto, Cliente, Ubicación, etc.

  • Cada columna contiene valores que ya se han importado al sistema de Payhawk.

  • Estos son solo ejemplos, ya que su plantilla real tendrá campos personalizados diferentes o adicionales según las necesidades específicas de tu organización.

  • Cada campo incluirá una lista desplegable con valores de datos importados previamente.

  • Las celdas vacías se tratarán como si tuvieran el valor Ninguno.

Importación y exportación masiva de la categorización de gastos de empleados

Como administrador de Payhawk, puedes importar la categorización de gastos de tus empleados de forma masiva de la siguiente manera:

  1. En el portal web de Payhawk, ve a Empleados.

  2. Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Importar.

  3. En la siguiente pantalla, selecciona Categorización de gastos.

  4. Haz clic en Generar plantilla para descargar el archivo de la plantilla.

  5. Introduce los datos requeridos en el archivo de la plantilla y, a continuación, vuelve al asistente y carga el archivo. Haga clic en Cargar.

  6. En la pantalla Vista previa:

    1. Revisa los datos que quieres añadir o actualizar.

    2. Selecciona la casilla de confirmación.

    3. Haz clic en Importar.

  7. Haz clic en Hecho.

Para exportar los datos de categorización de gastos de tus empleados y descargarlos en una carpeta ZIP, selecciona la opción Exportar en el menú de tres puntos.

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