Importación masiva de categorías

Este artículo explica cómo completar la plantilla de categorías al importar datos de categorías y responsables de categoría de forma masiva.

Añadir y actualizar datos en la plantilla de categorías

Para crear y organizar tus categorías en las entidades con la jerarquía adecuada, consulta la información de la siguiente tabla.

Nombre de columna	Descripción	Notas
Principal	El nombre de la categoría principal si la categoría forma parte de una jerarquía.	La columna principal muestra solo los valores de la columna Nombre. Dejar en blanco si la categoría (columna Nombre) está en el nivel jerárquico más alto.
Nombre	El nombre de la categoría.	(Obligatorio) Esta es la etiqueta que aparecerá en los gastos. Debe ser única dentro de la misma entidad y categoría principal. Si quieres crear una subcategoría, introdúcela en una nueva fila y elige su categoría principal en la columna Nombre de categoría principal.
Código de contabilidad	El código se utiliza para crear una cuenta del libro mayor desde el sistema de contabilidad o ERP.	Coincide con el plan de cuentas de tus sistemas externos, si aplica.
Tipo impositivo	La sugerencia de IVA para esta categoría.	Coincide con uno de los códigos de IVA predefinidos configurados en tu sistema. Selecciona de la lista desplegable de tipos impositivos predefinidos en la entidad.
Responsable de categoría	La lista de usuarios ya existentes en el sistema de Payhawk.	Se trata de la persona que aprueba o supervisa los gastos de esta categoría. Selecciona de la lista desplegable de usuarios ya importados.
ID de nombre de categoría (no cambiar)	El ID único generado por Payhawk cuando se crean las categorías inicialmente.	Esto asegura que las actualizaciones se aplican a la categoría correcta, incluso si las filas se reordenan. Por ejemplo, si se añaden varios responsables de categorías, cada fila debe contener el mismo ID de categoría de Payhawk para cada uno de los responsables. Debes dejar este campo en blanco para las categorías nuevas.
Ruta completa (generada automáticamente)	Puedes ignorar esta columna; se genera automáticamente.

Añadir y actualizar los datos de las categorías a nivel de grupo

Si tu grupo incluye varias entidades y gestionas las categorías a nivel de grupo, también se aplica la siguiente columna.

Nombre de columna	Descripción	Notas
Entidad	La entidad específica de tu grupo en la que la categoría será visible.	Las categorías pueden ser específicas de cada entidad y variar entre ellas. Selecciona de la lista desplegable de entidades disponibles en tu grupo.

Para garantizar la coherencia de los datos, verifica que todos los valores, especialmente Principal, Entidad y Responsable de categoría, coincidan con los registros existentes de tu sistema.

Importación y exportación masiva de categorías

Como administrador de Payhawk, puedes importar tus categorías de forma masiva de la siguiente manera:

En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Campos de gastos > Categorías.
En Valores, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Importar.
En la pantalla siguiente:
1. Para conservar los datos de equipos existentes al añadir nuevos equipos, selecciona Añadir nuevos valores.
2. Para actualizar los datos de los equipos existentes y añadir nuevos equipos, selecciona Actualizar valores.
3. En el menú desplegable Jerarquía, selecciona cómo quieres que el sistema refleje la relación entre tus campos personalizados.
Haz clic en Generar para descargar el archivo de la plantilla.
Introduce los datos requeridos en el archivo de la plantilla y, a continuación, vuelve al asistente y carga el archivo. Haga clic en Cargar.
En la pantalla Vista previa:
1. Revisa los datos que quieres añadir o actualizar.
2. En el menú desplegable Opciones de importación, elige la forma en que quieres que el sistema añada los nuevos datos.
3. Selecciona la casilla de confirmación.
4. Haz clic en Importar.
En la pantalla de confirmación, haz clic en Hecho.

Para exportar los datos de tus categorías y descargarlos en una carpeta ZIP, selecciona la opción Exportar en el menú de tres puntos.