Importación masiva de valores de campos personalizados

Esta guía explica cómo importar y gestionar valores de campos personalizados de forma masiva.

Añadir y actualizar valores de campos personalizados

Para mejorar el filtrado, la categorización y la elaboración de informes en toda tu cuenta de Payhawk al importar valores de campos personalizados, consulta la información de la siguiente tabla.

Nombre de columna	Descripción	Notas
Nombre del campo personalizado	El nombre del campo personalizado al que estás añadiendo o actualizando valores.	Cada plantilla de campo personalizado incluye una columna Nombre del campo personalizado, que debe contener siempre el mismo valor único, que corresponde al nombre del campo personalizado específico para el que se generó la plantilla. Para actualizar un campo personalizado diferente, los usuarios deben generar una nueva plantilla desde el sistema de Payhawk. En cada fila, la celda bajo esta columna debe estar rellenada.
Valor del campo personalizado	El valor que se añadirá al campo personalizado especificado.	Esta es la etiqueta que los usuarios seleccionarán durante la categorización. Debe ser única dentro del mismo campo personalizado y entidad.
ID externo del valor	El ID que se utiliza en tus sistemas externos para hacer referencia al valor del campo personalizado.	(Opcional) Es útil para la integración con sistemas externos como plataformas ERP o de RR. HH.
Responsable de campo personalizado	La lista de usuarios ya existentes en el sistema de Payhawk.	Esta persona puede ser responsable de revisar o aprobar las entradas de datos relacionadas. Selecciona en el menú desplegable de usuarios predefinidos.
ID de valores de campo personalizado (no cambiar)	El ID único generado por Payhawk cuando se crean los valores de campo personalizados inicialmente.	Esto asegura que las actualizaciones se aplican a los valores correctos, incluso si las filas se reordenan. Por ejemplo, si se añaden varios responsables para un mismo valor, cada fila debe contener el mismo ID de valor de Payhawk para cada uno de los responsables. Debes dejar este campo en blanco para los valores nuevos.
Ruta completa (generada automáticamente)	Puedes ignorar esta columna; se genera automáticamente.

Añadir y actualizar valores de campos personalizados a nivel de grupo

Si tu grupo incluye varias entidades y los valores de tus campos personalizados se gestionan a nivel de grupo, también se aplica la siguiente columna.

Nombre de columna	Descripción	Notas
Entidad	La entidad específica dentro de tu grupo en la que el valor de este campo personalizado será visible.	Los valores de los campos personalizados pueden ser específicos de cada entidad y se deben importar por entidad. Selecciona de la lista desplegable las entidades disponibles dentro de tu grupo.

Importación y exportación masiva de valores de campos personalizados

Como administrador de Payhawk, puedes importar tus campos personalizados de forma masiva de la siguiente manera:

En el portal web de Payhawk, ve a la pestaña Configuración > Campos de gastos > Proyectos.
En Valores, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Importar.
En la siguiente pantalla, selecciona una de las siguientes opciones:
1. Para actualizar los datos existentes y añadir nuevos, selecciona Añadir y/o actualizar existentes.
2. Para conservar los datos existentes y añadir otros nuevos, selecciona Solo añadir.
Haz clic en Generar para descargar el archivo de la plantilla.
Introduce los datos requeridos en el archivo de la plantilla y, a continuación, vuelve al asistente y carga el archivo. Haga clic en Cargar.
En la pantalla Vista previa:
1. Revisa los datos que quieres añadir o actualizar.
2. En el menú desplegable Opciones de importación, elige la forma en que quieres que el sistema añada los nuevos datos.
3. Selecciona la casilla de confirmación.
4. Haz clic en Importar.
En la pantalla de confirmación, haz clic en Hecho.

Para exportar los datos de los campos personalizados y descargarlos en una carpeta ZIP, selecciona la opción Exportar en el menú de tres puntos.

Notas sobre la importación de valores de campos personalizados

Si utilizas un archivo de otro campo personalizado y sobrescribes sus datos, la importación no se realizará, ya que la plantilla incluye una validación integrada oculta para cada campo personalizado.
No utilices la misma plantilla generada para un campo personalizado para importar valores de otro campo personalizado.
Asegúrate de que Nombre del campo personalizado coincide con un campo personalizado existente.