Este artículo ofrece respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con la exportación de datos de gastos y pagos mediante la función de exportación manual de archivos de Payhawk.
¿Por qué falta una columna en la exportación de archivos, por ejemplo, ID de propietario, ID externo de campo personalizado o ID externo de proveedor?
Si falta alguno de los campos ID de propietario, ID externo de campo personalizado o ID externo de proveedor, los motivos más probables son los siguientes:
Si falta la columna ID de propietario, es probable que el ID externo del empleado se haya añadido después de crear el gasto. Los ID externos se sellan en el momento de la creación y no se actualizan retroactivamente.
Si falta la columna ID externo de campo personalizado, es probable que el ID externo del campo personalizado se haya añadido después de seleccionar el campo en el gasto. Como resultado, no aparecerá en la exportación.
(Solo en la exportación de archivos predeterminada) Si falta el ID externo de proveedor, es probable que el gasto se haya revisado antes de que se añadiera el ID externo de proveedor, por lo que no se reflejará en el archivo de exportación.
¿Por qué un campo personalizado que no es visible en el gasto sigue apareciendo en la exportación?
Si un campo personalizado no es visible en el gasto pero aparece en la exportación de archivos, los motivos más probables son los siguientes:
Los campos personalizados se guardan como datos históricos dentro del gasto. Eliminar u ocultar un campo personalizado no elimina su valor de los gastos ya existentes. Para ver cuándo se estableció el campo, consulta el historial del gasto.
Los campos personalizados se identifican mediante ID internos. Si se elimina un campo y se vuelve a crear con el mismo nombre, se le asignará un nuevo ID.
Para las exportaciones de archivos predeterminadas, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Payhawk para actualizar la exportación.
Para las exportaciones de archivos personalizadas, puedes actualizar la referencia en el generador de exportaciones donde se configura la plantilla personalizada.
El ID externo de campo personalizado se guarda en el momento en que se selecciona el campo en un gasto. Si el ID externo se añade o modifica después, no se aplicará a los gastos anteriores.
¿Por qué una columna de campo personalizado aparece vacía en la exportación?
Este problema solo afecta a las exportaciones de archivos predeterminadas (legacy). También puede afectar a las columnas de fecha si un campo personalizado tiene el mismo nombre.
Si una columna de campo personalizado aparece vacía en la exportación, lo más probable es que se haya eliminado el campo personalizado y se haya vuelto a crear con el mismo nombre. Algunos gastos pueden hacer referencia al campo antiguo y otros al nuevo.
Una posible solución es descargar la exportación en formato CSV y abrirla en Excel. El problema se resuelve una vez que todos los gastos hacen referencia a una sola versión del campo.
¿Por qué hay líneas vacías o faltan datos en la exportación?
Este problema afecta únicamente a las exportaciones de archivos predeterminadas (legacy).
Mostrar líneas vacías o datos que faltan en la exportación de archivos predeterminada es un comportamiento esperado al exportar pagos de forma masiva. En estos casos, el pago se muestra solo una vez, aunque cubra varios gastos, como se muestra en la siguiente imagen:
¿Por qué falta un gasto en la exportación?
Dependiendo de si usas exportaciones de archivos predeterminadas o personalizadas, los motivos por los que un gasto falta en la exportación pueden variar.
Para las exportaciones de archivos predeterminadas:
El gasto se ha eliminado, ya sea manualmente o porque se ha revertido un gasto con tarjeta.
El gasto está fuera del período de informes seleccionado:
Para la hoja Pagos, el período se basa en la fecha de liquidación del pago.
Para la hoja Pagos externos, el período se basa en la fecha de creación del gasto, no en la fecha de Marcar como pagado.
Para la hoja Gastos no pagados, el período se basa en la fecha de creación.
Para las exportaciones de archivos personalizadas, el motivo podría ser que las exportaciones están filtradas por condiciones personalizadas o rangos de fechas. Para verificar si el gasto cumple con los filtros aplicados en la exportación:
En el portal web de Payhawk, ve a Configuración > Exportaciones.
Selecciona la exportación correspondiente.
Revisa la configuración de Período basado en.
Revisa cualquier filtro adicional que pueda estar aplicado. También puedes aplicar los mismos filtros directamente en la pestaña Gastos para verificar si el gasto aparece allí.
¿Cómo puedo consultar el saldo de mi cuenta de Payhawk de una fecha específica?
Para consultar el saldo de tu cuenta de Payhawk de una fecha específica en el portal web de Payhawk:
Ve a la aplicación Exportar.
Haz clic en Exportar y selecciona la fecha exacta que quieres consultar.
Selecciona una opción de exportación de estado de cuenta y haz clic en Exportar gastos. Se descargará el estado de cuenta de la fecha seleccionada, mostrando el saldo como saldo final de ese día específico.