Crear y configurar tipos de solicitud te permite personalizar cómo se envían, revisan y aprueban las solicitudes según las necesidades de tu empresa.
Al configurar tipos de solicitud, campos y flujos de aprobación específicos, puedes recopilar información estandarizada, adaptar los flujos de aprobación y obtener una mayor visibilidad y control sobre los gastos de la empresa.
Creación de tipos de solicitud
Puedes crear un nuevo tipo de solicitud desde el portal web de Payhawk:
Ve a Configuración > Solicitudes.
En Tipos, haz clic en Añadir tipo.
En el cuadro de diálogo que se abre, completa los detalles, como el nombre, la descripción y, si es necesario, una sugerencia.
Solo el campo Nombre es obligatorio para crear el tipo de solicitud.
Haz clic en Añadir.
Configuración de los ajustes de campo predeterminados
Algunos campos predeterminados de un tipo de solicitud incluyen opciones predefinidas que te permiten personalizar cómo se comporta este tipo de solicitud.
Resumen: se espera que quienes realicen la solicitud proporcionen información breve sobre lo que necesitan. Estos datos se mostrarán como el nombre de la solicitud. Este campo de tipo de solicitud no se puede modificar.
Descripción: se espera que quienes realicen la solicitud indiquen el motivo por el que la envían. Este campo de tipo de solicitud no se puede modificar.
Proveedor: se espera que quienes realicen la solicitud indiquen el proveedor correspondiente.
Recurrencia: se espera que quienes realicen la solicitud indiquen si lo que necesitan ocurrirá de forma periódica o una única vez.
Instrucciones especiales: se espera que quienes realicen la solicitud indiquen cualquier instrucción para el proveedor, como los detalles de entrega o los requisitos de embalaje.
Los campos Proveedor, Recurrencia e Instrucciones especiales se pueden personalizar en cuanto a:
Visibilidad: el campo Visibilidad define quién dentro de la empresa podrá ver el tipo de solicitud, por ejemplo, Contables y Administradores.
Necesidad: el campo Obligatorio define si los datos serán necesarios para el envío (la persona que realice la solicitud deberá introducir la información en el campo) o para la revisión (la persona que revise la solicitud deberá introducir la información en el campo).
Documento: puedes establecer si la carga de un documento relacionado con la solicitud será obligatoria para el envío o para la revisión.
Para definir o actualizar los campos predeterminados del tipo de solicitud:
Ve al tipo de solicitud correspondiente.
Selecciona el campo del tipo de solicitud.
Selecciona las opciones que desees.
Haz clic en Guardar.
Configuración de los ajustes de los campos personalizados
Para definir los campos que recopilarán información adicional sobre la solicitud:
Ve al tipo de solicitud correspondiente.
Ve a Campos > Información adicional y haz clic en Añadir campo.
Selecciona cómo quieres que la persona que realiza la solicitud proporcione la información:
Para permitir que quienes realicen la solicitud elijan entre un conjunto de valores predefinido, selecciona Desplegable. En el cuadro de diálogo que se abre, indica el nombre y una breve descripción del campo. Añade las opciones y haz clic en Guardar cuando termines.
Para permitir que quienes realicen la solicitud elijan una fecha, selecciona Fecha. En el cuadro de diálogo que se abre, indica el nombre, una breve descripción del campo y el resto de los datos requeridos. Haz clic en Guardar cuando termines.
Para permitir que quienes realizan la solicitud introduzcan un texto libre, selecciona Texto corto. En el cuadro de diálogo que se abre, indica el nombre, una breve descripción del campo y el resto de los datos requeridos. Haz clic en Guardar cuando termines.
Asociar campos personalizados a las solicitudes
Todos los campos personalizados creados a nivel del sistema se muestran automáticamente como inactivos para el tipo de solicitud de forma predeterminada. Para asociar un campo personalizado con el tipo de solicitud y que se muestre en cada solicitud enviada de ese tipo:
Ve al tipo de solicitud correspondiente.
En la pestaña Clasificación del elemento, haz clic en Mostrar inactivos.
Vaya al campo personalizado que quieras asociar con el tipo de solicitud y haz clic en el icono ✔ (Activación).
En el cuadro de diálogo que se abre, puedes ver y actualizar la configuración de los valores de ese campo personalizado. Cuando termines, haz clic en Guardar.
Cualquier actualización que se realice en la configuración de los campos personalizados definidos a nivel del sistema dentro de un tipo de solicitud específico se aplicará únicamente a las solicitudes de ese tipo. Estos cambios locales no afectarán a la configuración global del campo personalizado en todo el sistema.
Para ver la configuración definida a nivel del sistema de ese campo personalizado, haz clic en la etiqueta que aparece junto al tipo de campo de solicitud. En este caso, 18 valores.
Para desactivar un campo personalizado asociado al tipo de solicitud, haz clic en su
icono 
(Desactivar).
Activar y desactivar tipos de solicitud
Una vez creados, los tipos de solicitud están desactivados de forma predeterminada.
Puedes activar los tipos de solicitud seleccionando el tipo de solicitud deseado en Configuración > Solicitudes, activando el interruptor en la pestaña General y haciendo clic en Guardar cambios.
Para desactivar el tipo de solicitud, desactiva el interruptor y vuelve a hacer clic en Guardar cambios.
También puedes hacer clic en el icono ✔ (Activar) o en el icono
(Desactivar) junto al tipo de solicitud.
Eliminación de tipos de solicitud
Para eliminar un tipo de solicitud:
Ve a Configuración > Solicitudes y pasa el cursor sobre el tipo de solicitud.
Haz clic en el icono Papelera situado junto a él.
En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la casilla de verificación y haz clic en Aceptar para confirmar.
