La integración directa entre Payhawk y Microsoft Dynamics 365 Finance automatiza la importación de datos maestros, simplifica las exportaciones de gastos y pagos, y permite la conciliación bancaria. Esto te da un control total de los datos intercambiados entre los dos sistemas.
Payhawk realiza la sincronización de datos cuando se conecta a Microsoft Dynamics 365 Finance por primera vez. Opcionalmente, los administradores de Payhawk pueden activar la sincronización de datos bajo demanda.
La integración crea o asigna una cuenta bancaria para cada moneda activa en Payhawk. También tendrás que especificar la fecha de inicio de los saldos que quieras sincronizar entre Payhawk y Microsoft Dynamics 365 Finance.
Datos maestros y campos personalizados
En el siguiente diagrama se muestran los datos maestros y los campos personalizados que se sincronizan automáticamente entre los sistemas.
Gastos revisados y pagos liquidados
El siguiente diagrama muestra los datos intercambiados relativos a los gastos revisados y los pagos liquidados entre los sistemas Payhawk y Microsoft Dynamics 365 Finance.
Pasar pagos a Microsoft Dynamics 365 Finance
Los pagos se exportarán a Microsoft Dynamics 365 Finance una vez seleccionada la transacción en el libro mayor durante el paso de configuración.
Pasar depósitos a Microsoft Dynamics 365 Finance
De forma predeterminada, cuando se recibe un depósito, Payhawk envía automáticamente la transacción de depósito como transferencia bancaria a Microsoft Dynamics 365 Finance.
A veces, no queremos que se lleve a cabo la exportación automática de los depósitos debido a los ajustes predefinidos necesarios. En estos casos, ponte en contacto con Payhawk para deshabilitar esta función.
Pasar gastos a Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk admite publicaciones en tres interfaces distintas en Microsoft Dynamics 365 Finance.
Facturas de compra
Una vez revisado un gasto, Payhawk lo pasa a Microsoft Dynamics 365 Finance.
Si el importe de gasto es positivo, Payhawk creará una factura de compra.
Si el gasto es una nota de abono, el importe será negativo y Payhawk generará una nota de abono.
Para los reembolsos, el empleado se trata como si fuera un proveedor.
Informes de gastos
Una vez revisado el gasto, Payhawk lo envía a Microsoft Dynamics 365 Finance. Cada gasto genera un informe de gastos para el empleado correspondiente, propietario del gasto.
Diarios del libro mayor
Una vez revisado el gasto, Payhawk lo envía a Microsoft Dynamics 365 Finance. Cada gasto genera un diario del libro mayor para el empleado correspondiente, propietario del gasto.
Las tasas de cambio de moneda se publican en los diarios del libro mayor.
Vincular facturas con pagos
En función de la interfaz que utilices, Payhawk publicará pagos en distintos libros diarios.
Para facturas de compra, cuando se salda un pago, Payhawk crea una entrada en el diario de pagos a proveedores y la vincula a la factura correspondiente.
Para los diarios de informes de gastos y general, todos los pagos se publican en el diario del libro mayor.
Campos de datos exportados a Microsoft Dynamics 365 Finance
Payhawk exporta los siguientes campos de datos al sistema Microsoft Dynamics 365 Finance:
Proveedor : si el proveedor no se encuentra en el sistema Microsoft Dynamics 365 Finance, Payhawk notificará al usuario que puede tratarse de un proveedor nuevo y mostrará la opción de crearlo desde Payhawk o, si el perfil del usuario es el de un empleado de Payhawk, el sistema lo solicitará a un administrador de Payhawk.
Categoría: asignada al plan de cuentas de Microsoft Dynamics 365 Finance.
Número de documento
Fecha del documento
Período de servicio: cuando el administrador de Payhawk cambia la fecha del período de servicio en Payhawk, se sobreescribe la fecha del documento del gasto contabilizado en el sistema ERP.
Fecha de vencimiento: Payhawk exporta la fecha de vencimiento de todos los gastos bancarios. Cuando esta no aparece indicada, se utiliza como fecha de vencimiento la fecha del gasto.
Nota: la nota del titular de la tarjeta en la que explica el gasto aparece en el campo Descripción del gasto en Microsoft Dynamics 365 Finance.
Imagen del documento
Importe: el importe total del gasto menos el tipo impositivo.
Moneda
Tipo de IVA: una combinación del Grupo de tasas de ventas y el Grupo de tasas de productos de venta.
Categorías de seguimiento: Payhawk importa dimensiones financieras de Microsoft Dynamics 365 Finance y permite utilizarlas como campos de gasto personalizados.
Tasas: cuando la transacción incluya una tasa, durante la conexión al sistema ERP se creará un asiento independiente en el diario de pagos en la cuenta correspondiente.