Les demandes et bons de commande se voient attribuer des statuts reflétant leur étape dans le cycle de vie, ainsi que la correspondance entre les quantités et montants demandés et ceux réellement livrés et payés.
Statuts du cycle de vie des demandes
Brouillon – La demande se trouve sous l'onglet Soumettre et doit être soumise.
En attente de vérification – La demande se trouve sous l'onglet Vérifier (si les vérifications font partie du workflow) et attend d'être vérifiée par les employés désignés.
En attente d'approbation – La demande se trouve sous l'onglet Approbation et attend l'approbation des employés désignés.
Planifiée – La demande est récurrente et est planifiée pour une date ultérieure conformément aux paramètres initiaux.
Renvoyée – La demande se trouve sous l'onglet Soumettre après avoir été renvoyée à l'employé pour mise à jour.
Ouverte – La demande est approuvée et en cours de livraison et/ou de paiement.
Clôturée – La demande est clôturée, soit manuellement, soit en fonction des règles de clôture automatique définies par l'administrateur Payhawk de votre entreprise.
En fonction du rapprochement entre la quantité et la qualité
En fonction des paramètres définis par les administrateurs Payhawk, le système effectue un rapprochement à 2 ou 3 facteurs pour les demandes. Il compare le nombre d’unités et le prix net initialement demandés lors de l’achat avec le bon de réception (GRN) et les factures avant le paiement, puis affiche le statut correspondant pour chacun.
Les statuts individuels de chaque ligne comptable de la demande peuvent être l’un des suivants :
COMPLÈTE – La quantité reçue correspond à la quantité demandée.
RAPPROCHEMENT EFFECTUÉ – Le montant facturé correspond au montant demandé.
N/A (pour les quantités reçues) – Non requis.
AUCUNE – Le bon de réception ou la facture n'est pas téléchargé(e).
PARTIELLE – La quantité reçue ou le montant facturé est inférieur à la quantité demandée.
ÉCART – La quantité reçue ou le montant facturé est supérieur à la quantité demandée.
Le statut de la demande est le statut agrégé de ses lignes comptables et peut correspondre à l’un des suivants :
COMPLÈTE – Toutes les lignes ont le statut COMPLÈTE.
RAPPROCHEMENT EFFECTUÉ – Toutes les lignes ont le statut RAPPROCHEMENT EFFECTUÉ.
N/A (pour les quantités reçues) – Non requis pour toutes les lignes.
AUCUNE – Toutes les lignes ont le statut AUCUNE ou N/A.
PARTIELLE – Aucun article ne présente d'écart et le montant facturé de toutes les lignes est inférieur au montant total de la demande.
ÉCART – Au moins un article présente un écart.
