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Gestion de la catégorisation des dépenses des équipes

Apprenez à importer en masse des valeurs par défaut pour la catégorisation des dépenses d'équipe et à saisir les données avec précision.

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Écrit par Payhawk
Mis à jour cette semaine

Cet article explique comment remplir correctement le modèle de catégorisation des dépenses de vos équipes.

Ajout et mise à jour des données dans le modèle de catégorisation des dépenses des équipes

Pour garantir la précision de la saisie des données, il convient de se référer aux informations du tableau suivant.

Nom de colonne

Description

Notes

Équipe

Un menu déroulant avec les équipes existantes dans l'entité.

Champs personnalisés

Ces colonnes :

  • Représentez les champs personnalisés existants utilisés pour catégoriser les dépenses, tels que Projet, Client, Emplacement, etc.

  • Contiennent des valeurs qui ont déjà été importées dans le système Payhawk.

  • Il s'agit d'exemples illustratifs, car votre modèle réel comportera des champs personnalisés différents ou supplémentaires en fonction des besoins spécifiques de votre organisation.

  • Chaque champ comprend un menu déroulant avec des valeurs provenant de données précédemment importées.

  • Les cellules vides seront traitées comme ayant une valeur Aucune.

L'exemple suivant montre à quoi ressemble le modèle de catégorisation des dépenses des équipes.

Importation et exportation de la catégorisation des dépenses des équipes de manière groupée

En tant qu'administrateur de Payhawk, vous pouvez importer la catégorisation des dépenses de vos équipes de manière groupée de la manière suivante :

  1. Sur le portail Web Payhawk, accédez à l’onglet Employés > Équipes.

  2. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Importer.

  3. Sur l'écran suivant, sélectionnez Catégorisation des dépenses.

  4. Cliquez sur Générer un modèle pour télécharger le fichier du modèle.

  5. Saisissez les données requises dans le fichier modèle, puis revenez à l'assistant et importez le fichier. Cliquez sur Importer.

  6. Sur l'écran Aperçu :

    1. Examinez les données à ajouter ou à mettre à jour.

    2. Cochez la case de confirmation.

    3. Cliquez sur Importer.

  7. Cliquez sur Terminé.

Pour exporter les données de catégorisation des dépenses de vos équipes et les télécharger sous forme de dossier ZIP, sélectionnez l'option Exporter dans le menu à trois points.

Notes sur la gestion de la catégorisation des dépenses des équipes

  • Pour sélectionner des valeurs déjà importées ou configurées dans le système, utilisez les listes déroulantes.

  • Si une valeur est absente de la liste déroulante mais existe dans le système Payhawk, il se peut que le modèle ait été généré avant la création de la valeur.

  • Assurez-vous que les noms de l'équipe et de l'entité correspondent à vos dossiers existants.

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