Payhawk pour les administrateurs

Contrôlez vos fonds, vos cartes et vos intégrations ERP. Configurez des workflows et des politiques de dépenses et personnalisez vos catégories. Gérez vos équipes et vos collaborateurs.

185 articles

Premiers pas pour les administrateurs PayhawkTutoriel d'introduction pour le rôle d'administrateur: comment ajouter et gèrer des fonds, des employès, des èquipes, etc.

Dépenses

Vérifiez et procédez au paiement de dépenses remboursables, kilométriques et d'indemnités journalières.Payez vos fournisseurs et effectuez des paiements de manière groupée.

Rembourser vos employésRemboursez à vos employés les dépenses qu'ils ont payées au nom de votre entreprise avec leur propre argent depuis le portail Web Payhawk.

Mise à jour des informations concernant le remboursement des employésEn tant qu'administrateur Payhawk, vous pouvez modifier les détails de remboursement de vos employés en leur nom.

Payer des dépenses par virement bancairePayez vos factures et effectuez des virements bancaires à partir de votre compte Payhawk directement depuis le portail web.

Gestion des paiements programmésAutoriser les paiements programmés un par un ou en masse, payer immédiatement ou reporter un virement bancaire.

Payer des dépenses en massePayez vos factures en masse et effectuez des virements bancaires directement à partir de votre compte Payhawk.

Cartes

Bloquez ou supprimez des cartes d'entreprise. Fixez des limites de dépenses et définissez des politiques en matière de dépenses. Activez les demandes de distributeurs automatiques et de cartes, et gérez l'ensemble de votre équipe ainsi que les cartes d'entreprise individuelles.

Aperçu des cartes, des limites de carte et des contrôles de carte avancés pour les personnes administratricesDécouvrez les types de cartes vous pouvez émettre à vos employés, les limites de dépenses disponibles et les contrôles de carte.

Utiliser les cartes Payhawk pour vos besoins personnalisésDécouvrez comment utiliser les cartes Payhawk de la manière la plus adaptée à votre entreprise et à vos employés.

Émettre des cartes physiquesÉmettez des cartes Payhawk physiques en plastique et en métal Premium pour les employés de votre entreprise.

Émettre des cartes virtuellesÉmettez des cartes Payhawk virtuelles standard ou à usage unique.

Émission de cartes virtuelles American ExpressÉmettez et gérez des cartes virtuelles en utilisant votre carte American Express physique éligible comme source de fonds via Payhawk.

Cartes nominatives pour les employésNommez les cartes d'entreprise Payhawk que votre entreprise a émises pour vos employés.

Définir des limites de dépenses et de contrôles de carte pour des cartes individuellesDéfinissez la limite de dépenses récurrentes de la carte, les worfklows d'approbation pour les demandes de fonds, et bien plus encore.

Blocage, déblocage et clôture de cartes d'employésDécouvrez comment bloquer, débloquer ou clôturer les cartes des employés lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

Réémission de cartes Payhawk arrivant à expirationQu'arrive-t-il lorsque ma carte Payhawk expire ? Comment puis-je réémettre les cartes de mes employés ?

Activation et désactivation des demandes de cartesDécouvrez comment vous pouvez permettre à vos employés de demander de nouvelles cartes.

Modification de la source de fonds des cartes d'employésDécouvrez comment modifier le compte de devise Payhawk qui alimente la carte d'employé.

Mettre à jour l'adresse d'expédition par défaut de votre entrepriseMettez à jour l'adresse de votre entreprise à laquelle les cartes physiques Payhawk nouvelles ou rééditées doivent être livrées.

Cartes liéesLiez et gérez vos cartes physiques American Express dans Payhawk. _4 articles

Cartes d'équipeConsultez, surveillez et définissez des budgets partagés entre les équipes._5 articles

Cartes de créditConsultez, surveillez et contrôlez les limites et les paiements des cartes de crédit de votre entreprise._1 article

PolitiquesVérifiez, supervisez et gérez les politiques de dépenses de votre entreprise._3 articles

Exportation

Exportez les données de dépenses et de paiements de Payhawk vers votre système ERP ou votre logiciel de comptabilité à l'aide des modèles de comptabilité.

Aperçu des modèles d'exportation comptableUtilisez les formats de fichiers supportés par Payhawk pour exporter vos données de dépenses et de paiements.

Gestion des modèles d'exportation comptableActiver, archiver, restaurer ou supprimer des modèles comptables dans votre compte Payhawk.

Mise en forme des modèles comptablesDéfinir le nom du fichier du modèle, spécifier les paramètres des pièces jointes et appliquer des règles de formatage globales.

Gestion des fichiers et feuilles modèlesAjoutez, supprimez ou dupliquez vos fichiers et feuilles modèles et personnalisez les données incluses dans les exportations personnalisées.

Configuration des lignes, des colonnes et des cellules dans les fichiers et les feuillesAjouter ou supprimer des lignes et des colonnes, et définir des fonctions et des conditions pour les données des cellules.

Liste des champs d'exportation disponiblesConsultez la liste de tous les champs personnalisés disponibles dans Payhawk et personnalisez l'exportation de vos données comptables.

Fonds

Configurez votre infrastructure pour gérer les paiements et envoyer des fonds entre les entités comptables de la plateforme de gestion des dépenses Payhawk et vos comptes bancaires.

Aperçu du dépôt de fonds dans PayhawkPuis-je utiliser FPS, SEPA Standard ou Instant, ACH pull et ACH push ou les virements locaux pour ajouter de l'argent à Payhawk ?

Devises et modes de paiement pris en chargeVérifiez les devises supportées et les systèmes de paiement que vous pouvez utiliser pour les recharges.

Ouverture de nouveaux comptes en devises PayhawkDécouvrez comment ouvrir de comptes dans les devises dont vous avez besoin pour pouvoir ajouter des fonds sur des cartes d'entreprise.

Association et dissociation de comptes bancaires à PayhawkAssociez vos comptes bancaires à Payhawk pour bénéficier de recharges rapides ou dissociez un compte bancaire si vous ne l'utilisez plus.

Association et dissociation de comptes bancaires en EUR à Payhawk (pour les entités allemandes)Associez vos comptes bancaires en EUR à Payhawk si votre entreprise est basée en Allemagne.

Vérifier la disponibilité des fondsVérifiez si les fonds de vos comptes Payhawk sont suffisants pour couvrir les limites mensuelles des cartes de votre entreprise.

Chargement de fonds sur votre compte PayhawkAjoutez des fonds sur votre compte Payhawk en effectuant un virement bancaire ou en rechargeant le montant.

Chargement de fonds sur votre compte Payhawk (pour les entités allemandes)Ajoutez des EUR fonds sur votre compte si votre entreprise est basée en Allemagne et effectuez des virements bancaires ou des recharges.

FAQ relative aux fondsPuis-je ouvrir plusieurs comptes de débit ou de crédit dans la même devise dans Payhawk ?

Déposez des fondsConsultez, surveillez et contrôlez les fonds associés aux cartes de crédit de votre entreprise._3 articles

Employés

Configurez la structure interne de votre entité. Créez et personnalisez vos équipes, et gérez les permissions de vos chefs d'équipe. Invitez, supprimez et assignez des salariés selon la structure de votre entreprise.

Aperçu des employés pour les administrateursDécouvrez les rôles Payhawk que vous pouvez attribuer aux employés et comment définir les paramètres de votre équipe globale dans Payhawk.

Invitation et suppression d'employésInvitez des employés dans votre structure d'entreprise dans Payhawk et apprenez à les supprimer si nécessaire.

Gestion des employésModifiez l'adresse e-mail d'un employé, activez le mode d'absence du bureau au nom des employés, etc.

Modifier la catégorisation des dépenses de l'employé et de l'équipeDéfinissez vos valeurs de catégorisation des dépenses et automatisez la population des champs de dépenses par employé et par équipe.

Création, modification et suppression d'équipesCréez des hiérarchies d'équipes correspondant aux besoins de votre entreprise, modifiez le nom d'une équipe ou supprimez-la complètement.

Affectation d'employés aux équipesAffectez des employés en tant que membres de l'équipe ou responsables d'équipe, ou supprimez-les de la structure organisationnelle.

Archiver

Clôturez les périodes comptables de manière efficace et archivez vos factures sur une base mensuelle.

Clôture du mois et archivage des dépensesArchivez les dépenses de votre entreprise chaque mois dans Payhawk.

Intégrations

Connectez la plateforme de gestion des dépenses Payhawk à votre système ERP et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk à vos comptes dans Oracle NetSuite, Exact Online, Xero, QuickBooks Online, MS Business Central, MS Finance, DATEV, et plus encore. Récupérez votre TVA via 60dias.

Liaison des cartes Connectez, authentifiez et inscrivez vos cartes d'entreprise dans Payhawk._2 articles

DATEVConnectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes DATEV._9 articles

Exact OnlineConnectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes Exact Online._7 articles

Systèmes d'information RH (SIRH)Intégrez Payhawk à votre système RH et synchronisez les données de vos employés._3 articles

MS Business CentralConnectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes MS Business Central._9 articles

Oracle NetSuite Connectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes Oracle NetSuite._12 articles

QuickBooks OnlineConnectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes QuickBooks._8 articles

Sage IntacctConnectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes Sage Intacct._9 articles

TravelPerkSuivez vos voyages d'affaires en utilisant l'intégration Payhawk-TravelPerk._2 articles

XeroConnectez et effectuez le rapprochement de vos catégories Payhawk avec vos comptes Xero._9 articles

60diasRécupérez votre TVA en utilisant l'intégration Payhawk-60dias._1 article

Workflows

Définissez des processus d'approbation des dépenses professionnelles efficaces au sein de votre entreprise en utilisant les workflows de la plateforme de gestion des dépenses Payhawk.

Types de workflows pris en chargeDécouvrez les flux d'approbation que vous pouvez personnaliser pour les types de dépenses, les bons de commande et les demandes de cartes.

Responsables d'approbation des workflowsCréez des approbations basées sur la structure de l'équipe, la catégorie de dépenses, un champ personnalisé ou des employés spécifiques.

Conditions des workflows et workflows personnalisésDéfinissez vos workflows d'approbation personnalisés dans Payhawk en fonction des différents types de dépenses de votre entreprise.

Mécanismes de repli du flux de travailUtilisez les solutions de repli du système; créez les vôtres pour couvrir les approbations si un flux de travail ne peut pas être appliqué.

Définir des workflows d'approbation pour les types de dépensesDéfinissez des cycles d'approbation personnalisés pour les types de dépenses afin de répondre aux besoins de votre entreprise.

Définir des workflows d'approbation pour les demandes d'achatDéfinir les rôles, les personnes ou la chaîne d'approbation en fonction du montant pour approuver ou refuser les demandes d'achat.

Définir des workflows d'approbation pour les demandes de cartesConfigurez les flux d'approbation et d'émission des cartes et permettez aux employés de demander de nouvelles cartes Payhawk.

Modification des workflowsSupprimez ou modifiez les approbateurs, mettez à jour les étapes et les conditions du flux de travail.

FAQ relative aux workflowsObtenez des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des workflows dans Payhawk.

Achats

Facilitez les processus d'approvisionnement au sein de votre entreprise en gérant le cycle de vie des demandes d'achat et en les faisant correspondre automatiquement aux dépenses encourues.

Cycle de vie des bons de commande dans PayhawkObtenez un aperçu du cycle de vie des bons de commande dans Payhawk.

Configuration des informations relatives aux bons de commande et des règles d'écartConfigurez les paramètres généraux, ainsi que les règles d'écart et les accusés de réception pour les bons de commande exigés.

Clôture des bons de commandeLa commande d'achat est clôturée une fois que les biens ou les services ont été entièrement livrés.

FAQ relative aux bons de commandeObtenez des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des bons de commande Payhawk.

Budgets

Planifiez vos dépenses, prévoyez votre budget, désignez des responsables de budget, gérez et suivez les dépenses de l'entreprise dans les limites fixées.

Aperçu des budgetsDécouvrez comment partager, surveiller et gérer votre budget depuis l'application Budgets sur Payhawk.

Ajouter vos budgets et prévisions à Payhawk

FAQ relative aux budgetsObtenez des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des budgets dans Payhawk.

Sécurité

Offrez la possibilité à votre service informatique de prendre soin de votre sécurité numérique.

Utilisation de la SSO et configuration du SAML avec PayhawkConfigurez votre application SAML avec Payhawk et permettez à vos utilisateurs d'utiliser la méthode d'authentification SSO.

Validation de votre e-mail avec une signature SPFDécouvrez comment valider votre e-mail de la boîte aux lettres de reçus en réussissant la validation SPF.

Validation de votre e-mail avec une signature DKIMDécouvrez comment valider votre e-mail de la boîte aux lettres de reçus en réussissant la validation DKIM.

Activation et gestion de la sécurité 2FA pour les utilisateurs de Payhawk dans votre entrepriseAjoutez une couche supplémentaire de sécurité pour les comptes des employés de Payhawk en activant l'authentification à deux facteurs (2FA).

Champs du fournisseur

Utilisez les champs de fournisseur par défaut et personnalisés pour inclure des informations spécifiques sur vos fournisseurs et définir les exigences en matière de soumission et de vérification pour vos comptables.

Aperçu des champs de fournisseur pour les administrateursAjoutez plus de détails sur les fournisseurs souhaités en utilisant les options de fournisseur intégrées ou personnalisés.

Gestion des champs de fournisseur supplémentairesCréez et définissez des champs de fournisseur personnalisés selon vos besoins et ajoutez des valeurs pour les listes prédéfinies.

FAQ relative aux champs de fournisseurObtenez des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des champs de fournisseur dans Payhawk.

Types de dépenses

Définissez et modifiez vos types de dépenses professionnelles, tels que les indemnités journalières et kilométriques, ainsi que les politiques. Activez et désactivez les virements bancaires, les espèces de l'entreprise et les remboursements pour vos employés.

Configuration du virement bancaire, de l'argent de la société et des remboursementsConfigurer la visibilité des types de dépenses virement bancaire, trésorerie d'entreprise et remboursement dans Payhawk.

Configuration du type de frais kilométriquesActivez ou désactivez le type de frais kilométriques pour les entités et configurez les tarifs basés sur la distance dans Payhawk.

Configuration du type de dépense journalièreActivez ou désactivez les dépenses journalières pour les entités, créez, modifiez et supprimez les politiques d'indemnité journalière.

Champs de dépense

Définissez, modifiez et gérez les catégories de dépenses et les taux d’imposition. Utilisez les données par défaut pouvant être consultées dans vos dépenses et incluez des informations de dépenses personnalisés et des exigences en matière de visibilité, de vérification et de soumission.

Aperçu des champs de dépensesObtenez une vue d'ensemble des champs de dépenses par défaut et définissez leur visibilité et les conditions de soumission.

Remplissage automatique des champs de dépensesDécouvrez l'extraction automatique de données (OCR) et les stratégies de suggestion chez Payhawk.

Champs intégrés Créez, modifiez, supprimez et gérez les champs de dépenses intégrés dans Payhawk pour catégoriser les dépenses de votre entreprise. _5 articles

Champs personnalisésFournissez des données supplémentaires pour la catégorisation de vos dépenses en créant, modifiant, supprimant et gérant les champs de dépenses personnalisés dans Payhawk. _4 articles

Assistant de révision

Sélectionnez des règles et des conditions pour les dépenses qui requièrent une attention particulière et déclenchez des avertissements pour éviter qu'elles ne soient examinées en masse.

Activer des règles déclenchant des avertissements de dépensesDécidez des dépenses de l'entreprise qui afficheront des messages d'avertissement et devront être examinées individuellement.

Gestion d'entités multiples

Contrôlez toutes vos entités commerciales au niveau du groupe via le tableau de bord de groupe Payhawk et les paramètres de gestion des employés, des équipes et des Workflows.

Aperçu de la gestion multi-entitésDécouvrez la gestion multi-entités dans Payhawk et gérez les entités via le tableau de bord du groupe en tant qu'administrateur de groupe.

Gestion des workflows au niveau du groupeGérez les workflows des entités au niveau du groupe grâce à la capacité de gestion multi-entités de Payhawk.

Gestion des types de dépenses au niveau du groupeGérer les types de dépenses des entités au niveau du groupe avec la gestion multi-entités dans Payhawk.

FAQ sur la gestion multi-entitésTrouvez les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) sur les capacités de gestion multi-entités de Payhawk.

ConfigurationCréez votre groupe d'entités dans Payhawk et apprenez à utiliser efficacement votre tableau de bord de groupe pour les finances, les opérations et les analyses._3 articles

EmployésInvitez des employés, créez des équipes et gérez-les au niveau du groupe._2 articles

IntégrationsGérez l'intégration de votre ERP pour votre groupe d'entités._3 articles

Champs de dépensesConfigurez vos champs intégrés et personnalisés pour votre groupe d'entités._4 articles

Èmissions de CO2

Activez le suivi des émissions de CO2 pour contrôler l'empreinte carbone de votre entreprise.

Permettre le suivi d’émissions de CO2Activez et générez votre rapport sur les émissions de CO2 à la demande.

Facturation

Consultez et gérez votre plan d'abonnement Payhawk actuel, ajoutez ou mettez à jour les méthodes de paiement et consultez l'historique des factures.

Aperçu de la carte de facturation PayhawkDécouvrez ce qu'est une carte de facturation dans Payhawk, à quoi elle sert et à quel moment elle est réémise automatiquement.

Affichage et gestion des abonnements Payhawk et de l'historique de facturationAjoutez une méthode de paiement pour votre compte Payhawk et consultez l'historique des factures payées.

FAQ sur les cartes de facturation PayhawkObtenez des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) au sujet des cartes de facturation Payhawk.