Importation de catégories de manière groupée

Cet article explique comment compléter le modèle des catégories lorsque vous importez les données des catégories et des responsables de catégories de manière groupée.

Ajout et mise à jour de données dans le modèle des catégories

Pour créer et organiser vos catégories à travers les entités avec une hiérarchie appropriée, reportez-vous aux informations du tableau suivant.

Nom de colonne	Description	Notes
Parent	Le nom de la catégorie parent si la catégorie fait partie d'une hiérarchie.	La colonne parent n'affiche que les valeurs de la colonne Nom. Laissez vide si la catégorie (colonne Nom) se trouve au niveau hiérarchique le plus élevé.
Nom	Le nom de la catégorie.	(Obligatoire) Il s'agit du libellé qui apparaîtra dans les dépenses. Il doit être unique au sein d'une même entité et d'un même parent. Si vous souhaitez créer une sous-catégorie, saisissez-la sur une nouvelle ligne et choisissez son parent dans la colonne Nom du parent.
Code de comptabilité	Le code est utilisé pour créer un compte de grand livre à partir du système comptable ou de l'ERP.	Cela correspond au plan comptable de vos systèmes externes, le cas échéant.
Taux d'imposition	La suggestion de TVA pour cette catégorie.	Cette valeur correspond à l'un des codes TVA prédéfinis configurés dans votre système. Sélectionnez dans la liste déroulante des taux d'imposition prédéfinis dans l'entité.
Responsable de catégorie	La liste des utilisateurs déjà existants dans le système Payhawk.	Il s'agit de la personne qui approuve ou supervise les dépenses de cette catégorie. Sélectionnez dans la liste déroulante des utilisateurs déjà importés.
ID du nom de la catégorie (ne pas modifier)	L'ID unique généré par Payhawk lors de la création initiale des catégories.	Cette valeur garantit que les mises à jour s'appliquent à la bonne catégorie, même si les lignes sont réorganisées. Par exemple, l'ajout de plusieurs responsables de catégories doit contenir le même ID Catégorie Payhawk sur chaque ligne pour chaque responsable. Vous devez laisser ce champ vide pour les nouvelles catégories.
Chemin complet (généré automatiquement)	Vous pouvez ignorer cette colonne ; elle est générée automatiquement.

Ajout et mise à jour des données des catégories au niveau du groupe

Si votre groupe comprend plusieurs entités et que vos catégories sont gérées au niveau du groupe, la colonne suivante est également applicable.

Nom de colonne	Description	Notes
Entité	L'entité spécifique de votre groupe où la catégorie sera visible.	Les catégories peuvent être spécifiques à l'entité et peuvent différer d'une entité à l'autre. Sélectionnez dans la liste déroulante les entités disponibles dans votre groupe.

Pour garantir la cohérence des données, vérifiez que toutes les valeurs, en particulier les valeurs Parent, Entité et Responsable de catégories, correspondent aux enregistrements existants de votre système.

Importation et exportation de catégories de manière groupée

En tant qu'administrateur de Payhawk, vous pouvez importer vos catégories de manière groupée de la manière suivante :

Sur le portail Web de Payhawk, accédez à Paramètres > Champs de dépenses > Catégories.
Sous Valeurs, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Importer.
Sur l'écran suivant :
1. Pour conserver les données des équipes existantes tout en ajoutant de nouvelles équipes, sélectionnez Ajouter de nouvelles valeurs.
2. Pour mettre à jour les données des équipes existantes et ajouter de nouvelles équipes, sélectionnez Mettre à jour les valeurs.
3. Dans le menu déroulant Hiérarchie, sélectionnez la manière dont vous souhaitez que le système reflète la relation entre vos champs personnalisés.
Cliquez sur Générer pour télécharger le fichier modèle.
Saisissez les données requises dans le fichier modèle, puis revenez à l'assistant et importez le fichier. Cliquez sur Importer.
Sur l'écran Aperçu :
1. Examinez les données à ajouter ou à mettre à jour.
2. Dans le menu déroulant Options d'importation, choisissez la manière dont vous souhaitez que le système ajoute les nouvelles données.
3. Cochez la case de confirmation.
4. Cliquez sur Importer.
Sur l'écran suivant, cliquez sur Terminé.

Pour exporter les données de vos catégories et les télécharger sous forme de dossier ZIP, sélectionnez l'option Exporter via le menu à trois points.