Importation des valeurs des champs personnalisés de manière groupée

Ce guide explique comment importer et gérer les valeurs des champs personnalisés de manière groupée.

Ajout et mise à jour des valeurs des champs personnalisés

Pour améliorer le filtrage, la catégorisation et la création de rapports sur votre compte Payhawk lors de l'importation de valeurs de champs personnalisés, reportez-vous aux informations du tableau suivant.

Nom de colonne	Description	Notes
Nom du champ personnalisé	Le nom du champ personnalisé pour lequel vous ajoutez ou mettez à jour des valeurs.	Chaque modèle de champ personnalisé comprend une colonne Nom du champ personnalisé, qui doit toujours contenir la même valeur unique, à savoir le nom du champ personnalisé spécifique pour lequel le modèle a été généré. Pour mettre à jour un champ personnalisé différent, les utilisateurs doivent générer un nouveau modèle à partir du système Payhawk. Sur chaque ligne, la cellule située sous cette colonne doit être remplie.
Valeur du champ personnalisé	La valeur à ajouter au champ personnalisé spécifié.	Il s'agit du libellé que les utilisateurs sélectionneront lors de la catégorisation. Il doit être unique au sein d'un même champ personnalisé et d'une même entité.
Valeur de l'ID externe	L'ID utilisé dans vos systèmes externes pour référencer la valeur du champ personnalisé.	(Facultatif) Il est utile pour l'intégration avec des systèmes externes tels que les plateformes ERP ou RH.
Responsable de champs personnalisés	La liste des utilisateurs déjà existants dans le système Payhawk.	Cette personne peut être chargée d'examiner ou d'approuver les entrées de données correspondantes. Sélectionnez dans le menu déroulant des utilisateurs prédéfinis.
ID des valeurs des champs personnalisés (ne pas modifier)	L'ID unique généré par Payhawk lorsque les valeurs des champs personnalisés sont initialement créées.	Cette valeur garantit que les mises à jour s'appliquent aux valeurs correctes, même si les lignes sont réorganisées. Par exemple, l'ajout des responsables d'une valeur multiple doit contenir le même ID de valeur Payhawk sur chaque ligne pour chaque responsable. Vous devez laisser ce champ vide pour les nouvelles valeurs.
Chemin complet (généré automatiquement)	Vous pouvez ignorer cette colonne ; elle est générée automatiquement.

Ajouter et mettre à jour les valeurs des champs personnalisés au niveau d'un groupe

Si votre groupe comprend plusieurs entités et que les valeurs de vos champs personnalisés sont gérées au niveau du groupe, la colonne suivante est également applicable.

Nom de colonne	Description	Notes
Entité	L'entité spécifique au sein de votre groupe où la valeur de ce champ personnalisé sera visible.	Les valeurs des champs personnalisés peuvent être spécifiques à l'entité et doivent être importées par entité. Sélectionnez dans la liste déroulante les entités disponibles au sein de votre groupe.

Importation et exportation des valeurs des champs personnalisés de manière groupée

En tant qu'administrateur de Payhawk, vous pouvez importer vos champs personnalisés de manière groupée de la manière suivante :

Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Paramètres > Champs de dépenses > Projets.
Sous Valeurs, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Importer.
Sur l'écran suivant, sélectionnez l'une des options suivantes :
1. Pour mettre à jour les données existantes et en ajouter de nouvelles, sélectionnez Ajouter et/ou mettre à jour les données existantes.
2. Pour conserver les données existantes tout en ajoutant de nouvelles données, sélectionnez Ajouter uniquement.
Cliquez sur Générer pour télécharger le fichier modèle.
Saisissez les données requises dans le fichier modèle, puis revenez à l'assistant et importez le fichier. Cliquez sur Importer.
Sur l'écran Aperçu :
1. Examinez les données à ajouter ou à mettre à jour.
2. Dans le menu déroulant Options d'importation, choisissez la manière dont vous souhaitez que le système ajoute les nouvelles données.
3. Cochez la case de confirmation.
4. Cliquez sur Importer.
Sur l'écran suivant, cliquez sur Terminé.

Pour exporter les données de vos champs personnalisés et les télécharger sous forme de dossier ZIP, sélectionnez l'option Exporter via le menu à trois points.

Notes sur l'importation des valeurs des champs personnalisés

Si vous utilisez un fichier provenant d'un autre champ personnalisé et que vous écrasez ses données, l'importation ne se fera pas, car le modèle contient une validation intégrée cachée pour chaque champ personnalisé.
N'utilisez pas le même modèle généré pour un champ personnalisé afin d'importer les valeurs d'un autre champ personnalisé.
Assurez-vous que le Nom du champ personnalisé correspond à un champ personnalisé existant.