Cet article fournit des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées (FAQ) concernant l'exportation des données de dépenses et de paiements en utilisant la fonctionnalité d'exportation manuelle de fichiers de Payhawk.
Pourquoi manque-t-il une colonne dans l'exportation du fichier, par exemple l'ID du propriétaire, l'ID externe du champ personnalisé ou l'ID externe du fournisseur ?
Si l'un des champs ID du propriétaire, ID externe du champ personnalisé ou ID externe du fournisseur est manquant, les raisons les plus probables sont les suivantes :
Si la colonne ID propriétaire est absente, l'ID externe de l'employé a probablement été ajouté après la création de la dépense. Les ID externes sont estampillés lors de la création et ne sont pas mis à jour rétroactivement.
Si la colonne ID externe du champ personnalisé est absente, l'ID externe du champ personnalisé a probablement été ajouté après que le champ ait été sélectionné dans la dépense. Par conséquent, il n'apparaîtra pas dans l'exportation.
(Exportation du fichier par défaut uniquement) Si l'ID externe du fournisseur est manquant, la dépense a probablement été examinée avant que l'ID externe du fournisseur n'ait été ajouté. Par conséquent, il n'apparaîtra pas dans l'exportation.
Pourquoi un champ personnalisé qui n'est pas visible dans les dépenses apparaît-il quand même dans l'exportation ?
Si un champ personnalisé n'est pas visible dans les dépenses mais présent dans l'exportation du fichier, les raisons les plus probables sont les suivantes :
Les champs personnalisés sont stockés en tant que données historiques dans la dépense. La suppression ou le masquage d'un champ personnalisé ne supprime pas sa valeur dans les dépenses existantes. Pour savoir quand le champ a été défini, consultez l'historique des dépenses.
Les champs personnalisés sont référencés par des ID internes. Si un champ est supprimé et recréé avec le même nom, un nouvel ID lui sera attribué.
Pour les exportations de fichiers par défaut, contactez le support Payhawk pour mettre à jour l'exportation.
Pour les exportations de fichiers personnalisés, vous pouvez mettre à jour la référence dans le générateur d'exportation où le modèle personnalisé est configuré.
L'ID externe du champ personnalisé est saisi au moment où le champ est sélectionné dans une dépense. Si l'ID externe est ajouté ou modifié par la suite, il ne s'appliquera pas aux dépenses antérieures.
Pourquoi la colonne d'un champ personnalisé est-elle vide dans l'exportation ?
Ce problème ne concerne que les exportations de fichiers par défaut (anciennes versions). Il peut également affecter les colonnes de dates si un champ personnalisé porte le même nom.
Si la colonne d'un champ personnalisé est vide dans l'exportation, il est probable qu'un champ personnalisé ait été supprimé et recréé avec le même nom. Certaines dépenses peuvent faire référence à l'ancien champ et d'autres au nouveau.
Une solution possible consiste à télécharger l'exportation au format CSV et à l'ouvrir dans Excel. Le problème est résolu lorsque toutes les dépenses ne font référence qu'à une seule version du champ.
Pourquoi y a-t-il des lignes vides ou des données manquantes dans l'exportation ?
Ce problème ne concerne que les exportations de fichiers par défaut (anciennes versions).
L'affichage de lignes vides ou de données manquantes dans le fichier d'exportation par défaut est un comportement attendu lors de l'exportation de paiements groupés. Dans ce cas, le paiement n'apparaît qu'une seule fois, même s'il couvre plusieurs dépenses, comme le montre l'image suivante :
Pourquoi une dépense ne figure-t-elle pas dans l'exportation ?
Selon que vous utilisez des fichiers d'exportation par défaut ou personnalisés, les raisons pour lesquelles une dépense ne figure pas dans l'exportation varient.
Pour les exportations de fichiers par défaut :
La dépense a été supprimée soit manuellement, soit à la suite de l'annulation d'une dépense par carte.
La dépense est en dehors de la période de rapport sélectionnée :
Pour la feuille Paiements, la période est basée sur la date de règlement du paiement.
Pour la feuille Paiements externes, la période est basée sur la date de création de la dépense, et non sur la date Marquer comme payée.
Pour la feuille Dépenses impayées, la période est basée sur la date de création.
Pour les exportations de fichiers personnalisés, la raison peut être que les exportations peuvent être filtrées par des conditions ou des plages de dates personnalisées. Pour vérifier si les dépenses répondent aux filtres appliqués dans l'exportation :
Sur le portail web de Payhawk, accédez aux Paramètres > Exportations.
Sélectionnez l'exportation concernée.
Vérifiez le paramètre La période est basée sur.
Vérifiez les filtres supplémentaires éventuels. Vous pouvez également appliquer les mêmes filtres directement dans l'onglet Dépenses pour voir si la dépense y apparaît.
Comment puis-je vérifier le solde de mon compte Payhawk pour une date spécifique ?
Pour vérifier le solde de votre compte Payhawk à une date précise dans le portail web Payhawk :
Accédez à l'appli Exporter.
Cliquez sur Exporter et fixez la date au jour spécifique que vous souhaitez examiner.
Sélectionnez une option d'exportation de fichier d'extrait de compte et cliquez sur Exporter les dépenses. L'extrait de compte pour la date choisie sera téléchargé, avec le solde comme solde final pour ce jour spécifique.