En tant qu'approbateur dans les flux de travail de votre entreprise, vous pouvez approuver et renvoyer les notes de frais à leurs responsables de dépenses dans le portail web Payhawk.
Approuver les notes de frais à partir de l'application Dépenses
Les responsables d'approbation désignés comme tels dans les flux de travail de votre entreprise peuvent approuver les notes de frais.
L'approbation d'une note de frais entraîne également l'approbation de toutes les dépenses individuelles qu'elle contient. Ces dépenses seront ensuite soumises conformément au flux de travail défini.
Vous pouvez toujours approuver les dépenses ajoutées individuellement. L'ensemble du rapport sera automatiquement approuvé une fois que la dernière dépense du rapport aura été approuvée.
Pour approuver une note de frais :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Approuver.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur Approuver le rapport.
Approbation des notes de frais à partir de la boîte de réception Payhawk
Pour approuver une note de frais à partir de votre boîte de réception Payhawk dans le portail web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la note de frais souhaitée.
Cliquez sur Approuver.
Renvoyer les notes de frais aux employés à partir de l'application Dépenses
Les responsables d'approbation, les responsables de la vérification, les comptables de Payhawk et les administrateurs peuvent renvoyer les notes de frais à l'employé (responsable de la dépense).
Le renvoi d'une note de frais renvoie également toutes les dépenses qu'elle contient.
Les dépenses incluses peuvent être restituées à l'employé de manière individuelle.
Si vous êtes désigné comme approbateur de dépenses, vous pouvez renvoyer une note de frais au responsable de la dépense de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Approuver.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Sous Commentaire, indiquez la raison de votre action.
Cliquez sur Renvoyer.
Si vous êtes désigné comme responsable de la dépense, vous pouvez renvoyer une note de frais au responsable de la dépense de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Vérifier.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur le menu à trois points correspondant et sélectionnez Renvoyer à l'employé.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Indiquez le motif de votre action.
Cliquez sur Renvoyer.
Renvoyer les notes de frais aux employés à partir de la boîte de réception Payhawk
Pour renvoyer une note de frais à l'employé depuis votre boîte de réception Payhawk sur le portail web :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la note de frais souhaitée.
Cliquez sur Renvoyer.
Sur l'écran qui s'ouvre :
Sous Commentaire, indiquez la raison de votre action et les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau la dépense.
Cliquez sur Renvoyer.
Renvoi des notes de frais pour vérification
En tant qu'administrateur de Payhawk, vous pouvez renvoyer les notes de frais payées et non payées pour vérification.
Lorsqu'une note de frais a été vérifiée mais n'a pas été payée, vous pouvez la renvoyer pour vérification de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Payer Confirmer les informations.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez Renvoyer pour vérification.
Si les détails du paiement du rapport ont été confirmés :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Payer Autoriser.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez Renvoyer pour vérification.
Pour renvoyer une note de frais pour vérification après avoir été payée :
Sur le portail web Payhawk, accédez à Dépenses > Toutes.
Sélectionnez le rapport souhaité.
Cliquez sur Renvoyer pour vérification.
Renvoi des dépenses relatives aux notes de frais
En tant qu'approbateur dans le flux de travail de votre entreprise, vous pouvez renvoyer des dépenses individuelles à partir d'une note de frais après que celle-ci ait été approuvée, vérifiée ou que ses détails aient été confirmés.
Une fois qu'une note de frais a été approuvée, vous pouvez renvoyer une dépense de cette note pour approbation de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Vérifier.
Sélectionnez la note de frais souhaitée en cliquant dessus.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l'option Renvoyer à l'employé. Ainsi, la note de frais sera renvoyée vers l'onglet Soumettre, et le statut de la dépense concernée deviendra À approuver, tandis que les statuts des autres dépenses du rapport resteront inchangés.
Une fois qu'une note de frais aura été vérifiée, vous pourrez renvoyer une dépense de ce rapport pour vérification de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Payer Confirmer les informations.
Sélectionnez la note de frais souhaitée en cliquant dessus.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l'option Renvoyer pour vérification . Ainsi, la note de frais sera renvoyée vers l'onglet Vérifier, et le statut de la dépense concernée deviendra À vérifier, tandis que les statuts des autres dépenses du rapport resteront inchangés.
Une fois que les détails d'une note de frais ont été confirmés, vous pouvez renvoyer une note de frais de ce rapport pour confirmation des détails de la manière suivante :
Sur le portail web Payhawk, accédez à l'onglet Dépenses > Payer Autoriser.
Sélectionnez la note de frais souhaitée en cliquant dessus.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez l'option Renvoyer pour confirmation des informations . Ainsi, la note de frais sera renvoyée vers l'onglet Payer Confirmer les informations, et le statut de la dépense concernée deviendra À confirmer, tandis que les statuts des autres dépenses du rapport resteront inchangés.
