La création et la configuration de types de demandes vous permettent de personnaliser la manière dont les demandes sont soumises, vérifiées et approuvées en fonction des besoins de votre entreprise.
En configurant des types de demandes, des champs et des workflows spécifiques, vous pouvez collecter des informations standardisées, adapter les workflows d'approbation et obtenir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses de l'entreprise.
Création des types de demande
Vous pouvez créer un nouveau type de demande à partir du portail web Payhawk :
Accédez à l'onglet Paramètres > Demandes.
Sous Types, cliquez sur Ajouter un type.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, renseignez les détails tels que le nom, la description et une indication si nécessaire.
Seul le champ Nom est obligatoire pour la création du type de demande.
Cliquez sur Ajouter.
Configuration des paramètres de champ par défaut
Certains champs par défaut d'un type de demande comprennent des options prédéfinies qui vous permettent de personnaliser le comportement du type de demande.
Résumé – Les demandeurs devront fournir de brèves informations sur ce qui est demandé. Ces données seront affichées sous la forme du nom de la demande. Ce champ ne peut pas être modifié.
Description – Les demandeurs devront indiquer la raison pour laquelle ils soumettent la demande. Ce champ ne peut pas être modifié.
Fournisseur – Les demandeurs devront indiquer le fournisseur concerné par la demande.
Récurrence – Les demandeurs devront définir si ce qu'ils demandent se produira périodiquement ou une seule fois.
Instructions spéciales – Les demandeurs devront saisir toutes les instructions destinées au fournisseur, telles que les détails de la livraison ou les exigences en matière d'emballage.
Les champs Fournisseur, Récurrence et Instructions spéciales peuvent être personnalisés en termes de :
Visibilité – Le champ Visibilité définit qui, au sein de l'entreprise, pourra visualiser le type de demande, par exemple, Comptables et Administrateurs.
Nécessité – Le champ Nécessaire définit si les données seront nécessaires pour la soumission (le demandeur devra saisir les données dans le champ) ou pour la vérification (le responsable de la vérification devra saisir les données dans le champ).
Document – Vous pouvez indiquer si le téléchargement d'un document lié à la demande sera requis pour la soumission ou la vérification.
Pour définir ou mettre à jour les champs par défaut du type de demande :
Naviguez jusqu'au type de demande.
Sélectionnez le champ du type de demande.
Sélectionnez les options souhaitées.
Cliquez sur Enregistrer.
Configuration des paramètres des champs personnalisés
Pour définir les champs qui recueilleront des informations supplémentaires sur la demande :
Naviguez jusqu'au type de demande.
Accédez à Champs > Informations complémentaires et cliquez sur Ajouter un champ.
Sélectionnez la manière dont vous souhaitez que le demandeur fournisse les données :
Pour permettre aux demandeurs de choisir parmi un ensemble prédéfini de valeurs, sélectionnez Liste déroulante. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, indiquez le nom et une brève description du champ. Ajoutez les options et cliquez sur Enregistrer lorsque vous serez prêt.
Pour permettre aux demandeurs de choisir une date, sélectionnez Date. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, indiquez le nom, une brève description du champ et le reste des données requises. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous serez prêt.
Pour permettre aux demandeurs de saisir un texte libre, sélectionnez Texte court. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, indiquez le nom, une brève description du champ et le reste des données requises. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous serez prêt.
Association des champs personnalisés à des demandes
Tous les champs personnalisés créés au niveau du système sont automatiquement affichés pour le type de demande comme étant inactifs par défaut. Pour associer un champ personnalisé au type de demande et l'afficher pour chaque demande soumise de ce type :
Naviguez jusqu'au type de demande.
Dans la Catégorisation des articles, cliquez sur Afficher les inactifs.
Accédez au champ personnalisé que vous souhaitez associer au type de demande et cliquez sur l'icône ✔ (Activation).
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, vous pouvez afficher et mettre à jour les paramètres des valeurs de ce champ personnalisé. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Enregistrer.
Toute mise à jour des paramètres d'un champ personnalisé défini par le système dans un type de demande spécifique ne s'appliquera qu'aux demandes de ce type. Ces modifications locales n'auront pas d'impact sur les paramètres globaux du champ personnalisé dans l'ensemble du système.
Pour afficher les paramètres définis par le système pour ce champ personnalisé, cliquez sur le libellé affiché à côté du type de champ de la demande – dans ce cas, 18 valeurs.
Pour désactiver un champ personnalisé associé au type de demande, cliquez sur son icône 
(Désactiver).
Activation et désactivation des types de demande
Une fois créés, les types de demande sont désactivés par défaut.
Vous pouvez activer les types de demande en sélectionnant le type de demande souhaité dans Paramètres > Demandes, en activant la bascule sous l'onglet Général et en cliquant sur Enregistrer les modifications.
Pour désactiver le type de demande, désactivez la bascule et cliquez à nouveau sur Enregistrer les modifications.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton ✔ (Activer) ou
(Désactiver) à côté du type de demande.
Suppression des types de demande
Pour supprimer un type de demande :
Accédez à l'onglet Paramètres > Demandes et survolez le type de demande.
Cliquez sur l'icône Corbeille située à côté.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Ok pour confirmer.
