Payhawk vous permet d'exporter les données des dépenses des transactions réglées à la demande dans différents formats de fichiers.
Formats pris en charge pour les rapports de dépense à la demande
En ce qui concerne les rapports sur les données de dépense, Payhawk prend en charge les formats suivants :
Excel
CSV avec images du document
CSV sans les images du document
Si l'option a été activée pour votre entreprise, vous pouvez utiliser les modèles comptables pour exporter les données requises. Les modèles comptables vous permettent d'exporter des données aux formats Excel et CSV, lesquels peuvent être personnalisés par un administrateur Payhawk en fonction des besoins de votre entreprise et du système ERP (logiciel de comptabilité) que vous utilisez.
Si le Suivi de l'empreinte carbone a également été activé pour votre entreprise, il vous est aussi possible d'exporter un rapport d'émissions de CO2.
Spécificités
Il est possible de télécharger directement tous les rapports à la demande dans le navigateur.
Lors du téléchargement du fichier, vous recevrez également un e-mail contenant un lien de téléchargement qui, pour des raisons de sécurité, ne sera valable que pendant 12 heures.
Données incluses dans les exportations Excel et CSV
Les rapports de dépense à la demande dans Excel et CSV incluent les données suivantes :
Bilan comptable : le solde de tous vos comptes Payhawk et leurs soldes finaux et réservés pertinents.
Paiements : l'ensemble des dépenses payées sur Payhawk. Les données exportées sont triées en fonction de la date de versement, du numéro de la transaction, de la description de la transaction, du montant payé, du nom du fournisseur et du numéro de TVA, de la date du document, du numéro du document, des taxes et du montant total, etc.
Dépenses impayées : Les dépenses qui ont été créées dans Payhawk pour la période sélectionnée, comme le nom du fournisseur et le numéro de TVA, la date du document, le numéro de document, les taxes, le montant total, la référence du paiement, la source du paiement, etc.
Paiements externes : l'ensemble des dépenses marquées comme payées, mais sur un système externe, par exemple, le nom du fournisseur et le numéro de TVA, la date du document, le numéro du document, les taxes et le montant total, etc.
Dépôts : l'ensemble des transferts entrants sur le portefeuille que vous avez reçu.
Exporter les champs et les valeurs de dépense personnalisés au format Excel et CSV
Pour des raisons de simplicité, lorsque vous exportez vos données au format Excel et CSV, Payhawk supprime automatiquement les colonnes contenant des valeurs de champs personnalisées vides en partant du principe que vous n'en avez pas besoin.
Prenons comme exemple un champ personnalisé Projet que vous utilisez pour 10 dépenses. Par la suite, vous créez un nouveau champ personnalisé intitulé NOUVEAUprojet et supprimez l'ancien champ personnalisé Projet.
Lorsque vous exportez aux formats CSV ou XLSX :
Le fichier téléchargé afficher les valeurs (le cas échéant) sélectionnées des deux champs personnalisés au niveau des dépenses.
Si la sélection de dépenses ne contient pas de valeurs du champ personnalisé Projet, alors les colonnes seront automatiquement supprimées pendant le téléchargement.
Données incluses dans les exportations de modèles comptables
Par défaut, l'exportation à la demande aux formats Excel et CSV avec des modèles comptables personnalisés comporte les données suivantes :
Dépenses – Incluez toutes les dépenses payées via votre compte Payhawk, un logiciel de comptabilité ou un système ERP externe.
Paiements – Incluez tous les paiements par carte et par virement bancaire exécutés via votre compte Payhawk.
Dépôts – Incluez tous les virements bancaires entrants sur votre compte Payhawk.
Génération d'exportations à la demande
Pour générer un rapport de dépense à la demande dans Payhawk :
Connexion au portail Web Payhawk.
Accédez à l'application Exporter, puis cliquez sur le bouton Exporter.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre et depuis la liste déroulante Période, sélectionnez soit une période prédéfinie ou choisissez l'option Période personnalisée pour définir une plage de dates spécifique.
Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez exporter :
Pour exporter les données au format Excel, sélectionnez l'option Excel.
Pour exporter les données au format CSV sans les images du document, sélectionnez l'option CSV.
Pour exporter les données au format CSV avec les images du document, sélectionnez l'option CSV avec les images du document.
Pour exporter un relevé de compte au format PDF, sélectionnez l'option Modèle de compte.
Pour exporter un relevé de compte au format MT940, sélectionnez l'option MT 940.
Pour exporter les données sous un format personnalisé, sélectionnez l'un des modèles comptables disponibles.
Pour exporter un rapport d'émissions de CO2, sélectionnez l'option Rapport d'émissions de CO2.
Cliquez sur le bouton Exporter [nombre] dépenses pour générer le rapport.
