Payhawk vous permet d'exporter les données des dépenses des transactions réglées à la demande dans différents formats de fichiers.
Avantages
Les rapports sur les données des dépenses vous permettent de récupérer les données exactes dont vous avez besoin et de les analyser comme vous le souhaitez pour toujours avoir la maîtrise sur vos chiffres.
Spécificités
Il est possible de télécharger directement tous les rapports à la demande dans le navigateur.
Lors du téléchargement du fichier, vous recevrez également un e-mail contenant un lien de téléchargement qui, pour des raisons de sécurité, ne sera valable que pendant 12 heures.
Formats pris en charge pour les rapports de dépense à la demande
En ce qui concerne les rapports sur les données de dépense, Payhawk prend en charge les formats suivants :
Excel
CSV avec images du document
CSV sans les images du document
Données incluses sur les rapports de dépense à la demande
Les rapports de dépense à la demande dans Excel et CSV incluent les données suivantes :
Bilan comptable : le solde de tous vos comptes Payhawk et leurs soldes finaux et réservés pertinents.
Paiements : l'ensemble des dépenses payées sur Payhawk. Les données exportées sont triées en fonction de la date de versement, du numéro de la transaction, de la description de la transaction, du montant payé, du nom du fournisseur et du numéro de TVA, de la date du document, du numéro du document, des taxes et du montant total, etc.
Dépenses impayées : Les dépenses qui ont été créées dans Payhawk pour la période sélectionnée, comme le nom du fournisseur et le numéro de TVA, la date du document, le numéro de document, les taxes, le montant total, la référence du paiement, la source du paiement, etc.
Paiements externes : l'ensemble des dépenses marquées comme payées, mais sur un système externe, par exemple, le nom du fournisseur et le numéro de TVA, la date du document, le numéro du document, les taxes et le montant total, etc.
Dépôts : l'ensemble des transferts entrants sur le portefeuille que vous avez reçu.
Exporter les champs et les valeurs de dépense personnalisés au format Excel et CSV
Pour des raisons de simplicité, lorsque vous exportez vos données au format Excel et CSV, Payhawk supprime automatiquement les colonnes contenant des valeurs de champs personnalisées vides en partant du principe que vous n'en avez pas besoin.
Prenons comme exemple un champ personnalisé Projet que vous utilisez pour 10 dépenses. Par la suite, vous créez un nouveau champ personnalisé intitulé NOUVEAUprojet et supprimez l'ancien champ personnalisé Projet.
Lorsque vous exportez aux formats CSV ou XLSX :
Le fichier téléchargé afficher les valeurs (le cas échéant) sélectionnées des deux champs personnalisés au niveau des dépenses.
Si la sélection de dépenses ne contient pas de valeurs du champ personnalisé Projet, alors les colonnes seront automatiquement supprimées pendant le téléchargement.
Génération de rapports de dépense à la demande
Pour générer un rapport de dépense à la demande dans Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à l'application Exporter, puis cliquez sur le bouton Exporter.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre et depuis la liste déroulante Période, sélectionnez soit une période prédéfinie ou choisissez l'option Période personnalisée pour définir une plage de dates spécifique.
Sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez générer votre rapport de dépenses en cliquant sur le champ concerné, par exemple, Excel. En conséquence, le bouton Exporter devient actif et affiche le nombre de dépenses qui sera inclus dans le rapport Excel.
Cliquez sur le bouton Exporter [nombre] dépenses pour télécharger le rapport sur votre ordinateur.
Affichage du statut d'exportation des dépenses et des paiements
Vous pouvez afficher le statut d'exportation d'une dépense et son paiement dans la section Exporter de la dépense :
Accédez à Dépenses.
Sélectionnez la dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur sa section Exporter pour afficher les détails d'exportation comme le statut d'exportation, la dernière date d'exportation et le numéro de dépense ou de paiement.
Pour afficher des informations supplémentaires lors de l'exportation, comme le système ERP (de comptabilité) sur lequel les données ont été exportées, la dépense externe et le numéro de paiement et les liens hypertexte vers les paiements exportés et les frais associés, survolez l'icône ? (point d'interrogation) de la dépense avec votre souris. Pour plus d'informations, voir la section sur les statuts d'exportation des dépenses et des paiements.
Exporter des données avec les modèles d'exportation comptable
Si les modèles d'exportation comptable ont été activés pour votre compte d'entreprise par un administrateur Payhawk, vous pourrez également exporter des données comptables de la même manière que vous générez les autres exportations à la demande.