La fonctionnalité de la Boîte de réception des reçus Payhawk vous permet de configurer le transfert automatique des documents relatifs aux dépenses que vous recevez.
Lorsqu'une adresse e-mail de la Boîte de réception des reçus pour le transfert de reçus est définie, chaque fois qu'un fournisseur vous envoie une facture, le document est automatiquement transféré à l'adresse électronique de la Boîte de réception des reçus payés ou impayés.
Spécificités
La Boîte de réception des reçus Payhawk analyse le corps de l'e-mail s'il ne contient aucune pièce jointe. Il est fortement recommandé de ne transférer automatiquement que les e-mails avec pièces jointes si le filtre est très large et que vous transférez tous vos e-mails à unpaid@payhawk.com.
Si un fournisseur vous envoie les reçus dans le corps de l'e-mail, ne filtrez pas ces e-mails. Dans ce cas, vous pouvez créer une deuxième règle pour inclure spécifiquement ces fournisseurs.
Définition des règles de transfert et de l'adresse e-mail
Pour configurer une adresse e-mail de transfert de reçus pour votre Boîte de réception des reçus via Gmail :
Connectez-vous à votre compte Gmail.
Accédez à Paramètres > Voir tous les paramètres > Transfert et POP/IMAP > Ajouter une adresse de transfert.
Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez ajouter à la liste blanche. Cliquez sur Suivant. Payhawk vous enverra alors un e-mail avec le code de confirmation et le lien.
Cliquez sur le lien que vous avez reçu de Payhawk ou utilisez le code pour vérifier manuellement l'adresse e-mail de transfert.
Vous pouvez à présent créer un filtre personnalisé pour un fournisseur donné. Cliquez sur le lien créer un filtre dans l'astuce.
Dans le champ de saisie De, ajoutez l'adresse e-mail du fournisseur souhaité. Dans le champ de saisie À, ajoutez la Boîte de réception des reçus pour le transfert de reçus que vous avez créée. Vous pouvez personnaliser davantage votre règle en remplissant l'autre champ en fonction de l'objet de la facture du fournisseur.
Cliquez sur Créer un filtre.
Cochez l'option Transférer à. Dans le menu déroulant, sélectionnez une adresse de transfert parmi celles que vous avez inscrites sur la liste blanche.
Cliquez sur Créer un filtre. Ainsi, toutes les factures de ce fournisseur seront transférées directement à Payhawk.