Le tableau de bord du groupe et les capacités de gestion multi-entités de Payhawk vous permettent de gérer vos types de dépenses au niveau du groupe pour toutes vos entités au sein du groupe. Ainsi, vous n'aurez pas à spécifier des paramètres identiques pour chaque entité.
Spécificités
L'application des paramètres de groupe aux types de dépenses est irréversible.
Application des paramètres de groupe pour les virements bancaires
Vous pouvez définir si l'exécution du paiement par défaut pour les virements bancaires sera immédiate ou planifiée aux dates d'échéance des dépenses.
Connexion au portail Web Payhawk.
Accédez aux Paramètres > Types de dépenses > Facture.
Sur l'écran suivant, activez le bouton à bascule Activer les frais de facture pour activer les paiements par virement bancaire pour votre groupe.
Dans les menus déroulants, sélectionnez :
Les rôles Payhawk qui pourront soumettre des demandes de dépenses pour les virements bancaires.
L'option Tous implique que tous les employés de votre groupe d’entités, y compris ceux disposant du Rôle d'employé Payhawk, peuvent soumettre les dépenses pour les virements bancaires.
L'option Comptable et administrateurs implique que seuls ces Rôles Payhawk dans votre groupe d'entités peuvent soumettre des dépenses pour les virements bancaires.
La méthode d'exécution des paiements par défaut pour les virements bancaires dans votre entreprise.
L'option Immédiatement définit par défaut le champ Exécution du paiement dans À payer > Confirmer les coordonnées de paiement sur Payer maintenant.
L'option Date d'échéance de la dépense définit par défaut le champ Exécution du paiement dans À payer > Confirmer les coordonnées de paiement sur la date d'échéance de la dépense telle qu'elle est extraite par l'outil OCR Payhawk.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Appliquer.
Application des paramètres de groupe pour les autres types de dépenses
Pour appliquer les paramètres de groupe au type de kilométrage, par exemple :
Accédez aux Paramètres > Types de dépenses > Kilométrage.
Sur l'écran suivant, activez le bouton à bascule Activer les dépenses kilométriques pour activer le type de dépenses kilométriques pour votre groupe.
Dans les menus déroulants, sélectionnez les rôles Payhawk qui pourront soumettre des demandes relatives au kilométrage.
L'option Tous implique que tous les employés de votre groupe d’entités, y compris ceux disposant du Rôle d'employé Payhawk, peuvent soumettre les dépenses pour les virements bancaires.
L'option Comptable et administrateurs implique que seuls ces Rôles Payhawk dans votre groupe d'entités peuvent soumettre des dépenses pour les virements bancaires.
Cliquez sur Enregistrer les modifications. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cliquez sur Appliquer.
Application des paramètres de groupe par défaut pour les types de dépenses aux entités
Vous pouvez appliquer les paramètres de groupe déjà définis pour les types de dépenses à d'autres entités :
Accédez à l'onglet Entités et sélectionnez l'entité souhaitée.
Sur l'écran suivant, cochez le bouton d'option PAR DÉFAUT AU NIVEAU DU GROUPE pour les Types de dépenses et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, cochez la case et cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre choix.
Si une entité hérite des types de dépenses de groupe, l'administrateur Payhawk local ne pourra pas les modifier car ils seront affichés en lecture seule.
Importer les paramètres des types de dépenses depuis une entité
Vous pouvez copier les types de dépenses d'une entité et les appliquer au groupe en important les paramètres correspondants.
Dans le portail web de Payhawk, accédez à Groupe Tableau de bord > Paramètres > Types de dépenses.
Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Extraire de l'entité.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez l'entité souhaitée dans la liste déroulante, puis cliquez sur Appliquer.
