Selon les processus prédéfinis au sein de votre entreprise, vous pouvez être autorisé(e) à approuver les demandes d'achat soumises par les membres de votre équipe.
Dès lors, lorsqu'une demande d'achat est soumise, vous recevrez automatiquement une notification dans votre Boîte de réception Payhawk. Si un document associé à la demande d'achat, tel qu'un brouillon de contrat, un devis ou un e-mail du fournisseur, a déjà été téléchargé, vous pourrez également le consulter dans la demande.
Spécificités
Lors du renvoi d'une demande d'achat à l'employé ou de son rejet et de sa suppression, la raison de l'action que vous avez indiquée sera enregistrée en tant que commentaire et pourra être consultée depuis l'onglet Activité > Commentaires.
L'action de retour à l'employé ou de rejet et suppression sera également enregistrée comme une activité et peut être consultée depuis l'onglet Activité > Workflow.
Accéder aux demandes d'approbation pour les demandes d'achat
Vous pouvez accéder à une demande d'achat depuis votre téléphone ou ordinateur à partir de la notification de demande que vous avez reçue par e-mail.
Vous pouvez également ouvrir l'application mobile Payhawk sur votre téléphone ou vous connecter au portail web Payhawk dans votre navigateur, et accéder à la demande depuis votre Boîte de réception Payhawk.
Approuver les demandes d'achat dans l'application
Pour approuver une demande d'achat depuis l'application mobile Payhawk :
Appuyez sur Boîte de réception.
Sous En attente, sélectionnez la demande d'achat concernée en appuyant dessus.
Appuyez sur Approuver.
Refus des demandes d'achat dans l'application
Pour refuser une demande d'achat à partir de l'application mobile Payhawk :
Dans l'application mobile Payhawk, accédez à la Boîte de réception.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en appuyant dessus.
Appuyez sur Refuser. L'écran Refuser cette demande va alors s'ouvrir. Vous devrez ensuite choisir entre renvoyer la demande d'achat au demandeur pour qu'il la mette à jour, ou rejeter et supprimer intégralement la demande d'achat.
Pour renvoyer la demande d'achat à l'employé afin qu'il la mette à jour et la soumette à nouveau :
Appuyez sur l'option Renvoyer à l'employé.
Dans la section Remarque, indiquez le motif du refus ainsi que les informations supplémentaires que l'employé est tenu de fournir.
Appuyez sur le bouton Renvoyer pour confirmer.
Pour rejeter et supprimer la demande d'achat :
Sélectionnez l'option Rejeter et supprimer .
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sous Remarque, saisissez le motif de votre refus.
Appuyez sur le bouton Rejeter pour rejeter et supprimer le bon de commande.
Approuver les demandes d'achat sur le portail
Pour approuver une demande d'achat à partir du portail web Payhawk :
Sur le portail web Payhawk, accédez à la Boîte de réception.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur Approuver.
Refus des demandes d'achat sur le portail
Pour refuser une demande d'achat à partir du portail web Payhawk :
Sur le portail web Payhawk, accédez à la Boîte de réception.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur Refuser. L'écran Refuser cette demande s'ouvre alors. Vous devrez ensuite choisir entre renvoyer la demande d'achat au demandeur pour qu'il la mette à jour, ou rejeter et supprimer intégralement cette dernière.
Pour renvoyer la demande d'achat à l'employé afin qu'il la mette à jour et la soumette à nouveau :
Cliquez sur l'option Renvoyer à l'employé.
Dans la section Remarque, indiquez le motif du refus ainsi que les informations supplémentaires que l'employé est tenu de fournir.
Cliquez sur le bouton Renvoyer pour confirmer.
Pour rejeter et supprimer la demande d'achat :
Sélectionnez l'option Rejeter.
Sous Remarque, indiquez le motif de votre décision.
Cliquez sur le bouton Refuser pour confirmer.
