Selon les workflows prédéfinis au sein de votre entreprise, vous pouvez être autorisé(e) à approuver les demandes d'achat soumises par les membres de votre équipe.
Dès lors, lorsqu'une demande d'achat est soumise, vous recevrez automatiquement une notification dans votre Boîte de réception Payhawk. Si un document associé à la demande d'achat, tel qu'un brouillon de contrat, un devis ou un e-mail du fournisseur, a déjà été téléversé, vous pourrez également le consulter dans la demande.
Accès aux demandes d'approbation des demandes d'achat
Pour accéder directement à une demande d'achat depuis votre téléphone ou votre ordinateur, ouvrez la notification reçue.
Vous pouvez également ouvrir l'application mobile Payhawk ou vous connecter au portail Web Payhawk depuis votre navigateur, et accéder à la demande depuis votre Boîte de réception.
Approbation des demandes d'achat sur mobile
Pour approuver une demande d'achat à partir de l'application mobile Payhawk :
Ouvrez l'application mobile Payhawk.
Appuyez sur Boîte de réception.
Sous En attente, sélectionnez la demande d'achat concernée en appuyant dessus.
Appuyez sur Approuver.
Refus de demandes d'achat sur mobile
Pour refuser une demande d'achat à partir de l'application mobile Payhawk :
Ouvrez l'application mobile Payhawk.
Accédez à Boîte de réception.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en appuyant dessus.
Appuyez sur Refuser. L'écran Refuser la demande va alors s'ouvrir. Vous devrez ensuite choisir entre renvoyer la demande d'achat au demandeur pour qu'il la mette à jour, ou rejeter et supprimer intégralement la demande d'achat.
Pour renvoyer la demande d'achat à l'employé afin qu'il la mette à jour et la soumette à nouveau :
Appuyez sur l'option Renvoyer à l'employé.
Dans la section Note, indiquez le motif du refus ainsi que les informations supplémentaires que l'employé est tenu de fournir.
Appuyez sur le bouton Retour pour confirmer.
Pour rejeter et supprimer la demande d'achat :
Sélectionnez l'option Rejeter et supprimer.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sous Note, saisissez le motif de votre rejet.
Appuyez sur le bouton Rejeter pour rejeter et supprimer le bon de commande.
Approbation des demandes d'achat sur le Web
Pour approuver une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Boîte de réception.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur Approuver.
Refus de demandes d'achat sur le Web
Pour refuser une demande d'achat à partir du portail Web Payhawk :
Connectez-vous au portail Web Payhawk.
Accédez à Boîte de réception.
Sélectionnez la demande d'achat concernée en cliquant dessus.
Cliquez sur Refuser. L'écran Refuser cette demande va alors s'ouvrir. Vous devrez ensuite choisir entre renvoyer la demande d'achat au demandeur pour qu'il la mette à jour, ou rejeter et supprimer intégralement la demande d'achat.
Pour renvoyer la demande d'achat à l'employé afin qu'il la mette à jour et la soumette à nouveau :
Cliquez sur l'option Renvoyer à l'employé.
Dans la section Note, indiquez le motif du refus ainsi que les informations supplémentaires que l'employé est tenu de fournir.
Cliquez sur le bouton Revenir pour confirmer.
Pour rejeter et supprimer la demande d'achat :
Sélectionnez l'option Rejeter.
Sous Note, saisissez le motif de votre décision.
Cliquez sur le bouton Rejeter pour confirmer.
