En fonction du workflow d'approbation défini dans votre entreprise, vous pouvez faire partie de la liste des responsables d'approbation des demandes de dépenses soumises par les membres de votre équipe.
À chaque soumission d'une demande de dépense que vous devez approuver, vous recevez un e-mail pour vous en informer et vous recevez également un e-mail de notification dans votre Boîte de réception Payhawk.
Spécificités
Lorsque vous approuverez une demande de dépense, et conformément au workflow défini, tous les approbateurs de la chaîne d'approbation concernés pour ce type de dépense en seront dûment informés.
Lorsque vous refusez une demande de dépense, l'employé à l'origine de la demande sera informé de votre refus par l'intermédiaire d'une notification push sur son téléphone et par e-mail. Il pourra également voir pourquoi vous avez rejeté la demande de dépense.
En fonction des workflows d'approbation prédéfinis dans votre entreprise, les responsables d'approbation des dépenses fractionnées de la ligne comptable recevront simultanément une demande de dépense pour le montant correspondant. Dans la demande de dépense, les responsables d'approbation peuvent voir les détails relatifs aux autres lignes comptables et responsables d'approbation.
Lorsque vous renvoyez ou rejetez une dépense, la raison de l'action que vous avez indiquée (ainsi que l'action elle-même) sera enregistrée en tant que commentaire. Il sera possible de le consulter depuis l'onglet Activité > Commentaires.
Les actions de renvoi à l'employé et de rejet seront également enregistrées comme une activité et pourront être consultées depuis l'onglet Activité > Flux de travail.
Accès aux demandes de dépense
Vous pouvez accéder à une demande de dépense depuis votre téléphone ou votre ordinateur à partir de la notification de demande que vous avez reçue par e-mail.
Vous pouvez également ouvrir l'application mobile Payhawk sur votre téléphone ou vous connecter au portail Web Payhawk à partir de votre navigateur, et accéder à la demande depuis votre Boîte de réception Payhawk.
Approbation des demandes de paiement bancaire pour les bons de commande
Lors de l'approbation d'un paiement par virement bancaire pour une facture de fournisseur associée à un bon de commande, un message d'avertissement peut s'afficher en cas d'écarts de montants, conformément au 2 ou 3 way matching effectué par Payhawk et aux règles d'écart prédéfinies par votre entreprise. La teneur du message peut donc être différente.
Approbation des demandes de dépenses pour les montants budgétisés
Si vous êtes Responsable de budgets ou approbateur de demandes de dépenses pour les dépenses budgétisées par votre entreprise, vous pourrez consulter les détails des budgets, mais également accéder au budget et à la dépense elle-même pour obtenir davantage d'informations.
Si vous êtes Responsable de budgets ou approbateur de demandes de dépenses pour les dépenses budgétisées par votre entreprise et que la demande de dépenses est associée à un bon de commande, vous pourrez consulter les détails des budgets, mais également accéder au budget et à la demande d'achat elle-même pour obtenir davantage d'informations.
Dans tous les cas, si vous risquez de dépasser votre budget ou si vous l'avez déjà dépassé, le système affichera un avertissement à votre attention.
Approbation des demandes de dépense sur l'application mobile
Pour approuver une demande de dépense depuis l'application mobile Payhawk :
Dans l'application mobile Payhawk, appuyez sur <b>Boîte de réception.
Dans la section En attente, sélectionnez la demande de dépense souhaitée en appuyant dessus.
Appuyez sur Approuver.
Refus des demandes de dépense sur l'application mobile
Pour refuser une demande de dépense :
Dans l'application mobile Payhawk, accédez à Boîte de réception.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée en appuyant dessus.
Appuyez sur Refuser. L'écran Refuser cette demande s'ouvre alors. Vous devez ensuite choisir de renvoyer la dépense au demandeur pour qu'il la mette à jour, ou la rejeter et la supprimer complètement.
Pour renvoyer la demande de dépense à l'employé pour qu'il la mette à jour et la soumette à nouveau :
Appuyez sur l'option Renvoyer à l'employé.
Dans la section Remarque, indiquez la raison du refus et les détails supplémentaires que l'employé doit fournir.
Appuyez sur Renvoyer.
Pour rejeter et supprimer la demande de dépense :
Sélectionnez l'option Rejeter et supprimer.
Dans la section Remarque, saisissez le motif du rejet de la dépense.
Appuyez sur Rejeter.
Appuyez sur le bouton Rejeter pour rejeter et supprimer la dépense non payée.
Approbation des demandes de dépense sur le portail
Pour approuver une demande de dépense :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à la Boîte de réception.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée en cliquant dessus.
Sur l'écran suivant, cliquez sur Approuver.
Refus des demandes de dépense sur le portail
Pour refuser une demande de dépense :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à la Boîte de réception.
Sélectionnez la demande de dépense souhaitée en cliquant dessus.
Cliquez sur Refuser. L'écran Refuser cette demande s'ouvre alors. Vous devez ensuite choisir de renvoyer la dépense au demandeur pour qu'il la mette à jour, ou la rejeter et la supprimer complètement.
Pour renvoyer la demande de dépense à l'employé pour qu'il la mette à jour et la soumette à nouveau :
Cliquez sur l'option Renvoyer à l'employé.
Dans la section Remarque, indiquez la raison du refus et les détails supplémentaires que l'employé doit fournir.
Cliquez sur Renvoyer.
Pour rejeter et supprimer la demande de dépense :
Sélectionnez l'option Rejeter.
Dans la section Remarque, saisissez le motif du rejet de la dépense.
Cliquez sur Rejeter et supprimer.
Lorsque vous rejetez une demande de dépense par carte, cela ne supprime pas la dépense. La raison s'affiche afin que le comptable puisse en prendre connaissance.
Lorsque vous rejetez une demande pour d'autres types de dépenses, cette action supprimera complètement la dépense, sauf si elle a été payée sans approbation.
