En fonction des workflows d'approbation définis dans votre société, vous pouvez être désigné comme approbateur pour les achats soumis par vos collègues.
En tant qu'approbateur, vous recevrez automatiquement une notification dans votre boîte de réception Payhawk lorsqu'un achat sera vérifié. Tous les documents déjà téléversés, tels que les brouillons de contrats, les devis ou les e-mails des fournisseurs, seront également visibles dans la demande.
Particularités
Vous ne pouvez effacer et renvoyer des achats aux employés (demandeur) que si ceux-ci n'ont pas encore été approuvés.
Vous pouvez renvoyer un achat pour vérification uniquement si la phase « vérification » a été incluse dans le workflow d'approbation des achats pour votre société.
Si vous renvoyez ou supprimez une dépense, le demandeur recevra une notification push sur son téléphone ainsi qu'un e-mail.
Il peut également voir le motif de l'action dans la notification.
La raison de votre action sera consignée en commentaire sous Activité > Commentaires et enregistrée sous Activité > Flux.
Accéder aux demandes d'achat et aux achats pour approbation
Vous pouvez accéder à une demande d'achat dans votre boîte de réception Payhawk en cliquant sur le lien fourni dans l'e-mail de notification que vous avez reçu.
En outre, vous pouvez également accéder à une demande d'achat depuis votre Boîte de réception > Demandes > En attente.
Vous pouvez également approuver, renvoyer et supprimer des achats directement depuis l'application Achats sur le portail internet Payhawk.
Approuver des achats associés à des budgets
Si vous êtes responsable des budgets, vous pouvez consulter les détails des budgets dans la demande d'achat et, à partir de là, accéder à la fois au budget et à l'achat pour obtenir davantage d'informations.
Si vous risquez un dépassement de budget ou si vous l'avez déjà fait, le système affichera une notification pour vous en avertir.
Afficher les montants budgétés des achats
Si un achat est lié à un budget, les responsables de budgets comme les utilisateurs autorisés peuvent consulter un aperçu de ce budget et y accéder pour plus de détails dans l'onglet Budget de l'achat.
Approuver les demandes d'achat
Pour approuver une demande d'achat depuis votre boîte de réception Payhawk sur l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée.
Appuyez sur Approuver.
Pour approuver une demande d'achat depuis votre boîte de réception Payhawk sur le portail internet :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la dépense souhaitée.
Cliquez sur Approuver.
Renvoyer les demandes d'achat à l'employé
Pour renvoyer une demande d'achat au demandeur depuis votre boîte de réception dans l'application mobile Payhawk :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée et cliquez Refuser
Sur l'écran qui s'ouvre :
Sélectionnez l'option Renvoyer à l'employé.
Si l'étape Vérifier n'est pas incluse dans les workflows de votre société, seule l'option Renvoyer à l'employé sera disponible et vous permettra de retourner l'achat au demandeur.Sous Note, indiquez la raison de votre action et tous les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau l'achat.
Appuyez sur Renvoyer.
Pour renvoyer une demande d'achat au demandeur depuis votre boîte de réception sur le portail internet :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée et cliquez sur Refuser.
Sur l'écran qui s'ouvre :
Sélectionnez l'option Renvoyer à l'employé.
Si l'étape Vérifier n'est pas incluse dans les workflows de votre société, seule l'option Renvoyer à l'employé sera disponible et vous permettra de retourner l'achat au demandeur.Sous Note, indiquez la raison de votre action et tous les détails que vous attendez de l'employé avant de soumettre à nouveau l'achat.
Cliquez sur Retour.
Rejeter des demandes d'achat et supprimer des achats
L'option Rejeter et supprimer rejettera la demande d'achat et supprimera l'achat s'il n'a pas encore été approuvé.
Pour rejeter une demande d'achat et supprimer un achat de votre boîte de réception Payhawk dans l'application mobile :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée et cliquez sur Refuser
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Appuyez sur Rejeter et supprimer.
Sous Note, indiquez la raison de votre action.
Appuyez sur Rejeter.
Pour rejeter une demande d'achat et supprimer un achat de votre boîte de réception Payhawk dans le portail internet :
Accédez à la Boîte de réception > Demandes > En attente.
Sélectionnez la demande d'achat souhaitée et cliquez sur Refuser.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre :
Appuyez sur Rejeter et supprimer.
Sous Note, indiquez la raison de votre action.
Cliquez sur Rejeter et supprimer.
Retourner aux achats pour vérification
Pour renvoyer un achat pour vérification au départ du portail internet de Payhawk :
Accédez à Achats et sélectionnez l'achat souhaité.
Cliquez sur son menu à trois points et sélectionnez Retour pour accéder à la vérification.
