Les bons de commande constituent une composante essentielle du processus de bout en bout des factures fournisseurs au sein d'une entreprise et permettent aux entreprises de faire preuve de transparence en matière de gestion de leurs ressources et de leurs relations avec les fournisseurs.
Particularités
Tous les employés et les personnes disposant des rôles autorisés (employés ayant accès à l'achat) peuvent :
Joindre des documents d'achat
Téléverser et associer des factures aux achats
Ajouter des commentaires aux achats
Afficher l'activité d'achat
Soumettre les dépenses correspondantes pour approbation
Les administrateurs Payhawk gèrent les conventions de numérotation des achats, les règles d'écart, les workflows d'approbation et les exigences en matière de reçus pour les catégories de dépenses.
Cycle de vie des achats
Dans Payhawk, chaque achat suit des étapes gérées par des personnes ou des rôles autorisés en fonction de workflows définis par les administrateurs Payhawk de votre entreprise – par exemple, ignorer l'étape de vérification ou d'approbation.
Le tableau ci-après résume les étapes d'achat et leurs onglets correspondants dans l'application Achats. Il précise également les actions disponibles à chaque étape et les rôles autorisés à les effectuer.
Statut (étape et onglet) | Actions, rôles et responsabilités |
Soumettre | Cet onglet rassemble les achats qui n'ont pas été soumis ou qui ont été retournés à l'employé.
À partir de là, les demandeurs ainsi que les employés et les rôles autorisés peuvent :
Une fois soumis, l'achat sera automatiquement :
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Vérifier | Cet onglet rassemble les achats soumis mais non vérifiés, ou retournés pour vérification.
À partir de là, les responsables de la vérification, ainsi que les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Une fois vérifié, l'achat sera automatiquement :
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Approuver | Cet onglet contient les achats vérifiés mais pas encore approuvés.
À partir de là, les responsables d'approbation, ainsi que les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Une fois approuvé, l'achat sera automatiquement :
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Recevoir | Cet onglet contient les achats approuvés mais pas intégralement reçus.
À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Une fois le statut de réception de tous les articles achetés défini surN/A, Complet ou Écart, l'achat sera automatiquement déplacé sous l'onglet Facture.
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Facture | Cet onglet contient les achats dont les articles ont été intégralement reçus (c'est-à-dire dont le statut est N/A, Complet ou Écart), mais pour lesquels la facture pas encore été établie.
À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent effectuer les mêmes actions que celles disponibles à l'étape Recevoir.
Lorsque le statut facturé de tous les articles achetés est Complet ou Écart, l'achat est automatiquement :
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Payer | Cet onglet contient les achats dont les articles ont été entièrement reçus (c'est-à-dire avec le statut N/A, Complet ou Écart reçu) et facturés (c'est-à-dire avec le statut Complet ou Écart facturé), mais une ou plusieurs factures associées ne sont pas encore payées.
À partir de cet écran, les employés et rôles autorisés peuvent effectuer les mêmes actions que celles disponibles à l'étape de facturation.
Une fois que le statut de facturation de tous les articles de l'achat est passé à Complet ou Écart, l'achat sera automatiquement :
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Clôturer | Cet onglet contient les achats pour lesquels les articles ont été reçus et facturés (c'est-à-dire dont le statut facturé est Complet ou Écart), mais pour lesquels l'achat n'est pas encore clôturé.
À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent effectuer les mêmes actions que celles disponibles aux étapes Recevoir et Facture.
Une fois l'achat clôturé manuellement, il sera automatiquement déplacé sous l'onglet Tous.
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Tous | Cet onglet contient tous les achats, quel que soit leur statut mentionné ci-dessus.
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Rapprochement des achats avec les reçus et les factures avant le paiement
Les achats de marchandises impliquent l'établissement d'une attestation de livraison sous la forme d'un accusé de réception de marchandises (ARM) – ou accusé de réception. Le fournisseur envoie ensuite une facture à l'acheteur pour demander le paiement des biens ou services fournis. La facture est automatiquement associée à l'achat en extrayant son numéro de la facture grâce à la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (ROC) de Payhawk. Si le numéro de l'achat ne figure pas sur la facture, vous devez l'ajouter manuellement en cliquant sur le menu déroulant Numéro de bon de commande et en sélectionnant le numéro.
Dès lors, Payhawk effectue automatiquement un triple rapprochement. En clair, le système vérifie la quantité entre le bon de commande et l'accusé de réception, puis le montant net sur le bon de commande et la facture du fournisseur avant que le paiement ne soit exécuté.
Les achats ne nécessitant pas d'ARM (accusé de réception) déclenchent un processus de double rapprochement. Le système Payhawk vérifie automatiquement le montant net de l'achat et la facture du fournisseur.
Conformément à la politique interne de votre entreprise, celle-ci peut exiger des accusés de réception pour les achats de biens et de services.