Les bons de commande (BDC) constituent une composante essentielle du processus complet des factures fournisseurs au sein d'une entreprise. En effet, ils permettent aux entreprises de faire preuve de transparence en matière de gestion de leurs ressources et de leurs relations avec les fournisseurs.
Rôles et responsabilités
Au sein du système Payhawk, les employés habilités à créer des demandes d'achat sont appelés demandeurs. Les demandeurs peuvent également supprimer des demandes d'achat avant de les envoyer pour approbation, les soumettre pour approbation, et télécharger des accusés de réception sur les bons de commande.
Tous les employés peuvent télécharger et associer des factures à des bons de commande et soumettre des dépenses pour approbation.
La configuration de la convention de numérotation, des règles d'écart, des approbations de demandes d'achat, des workflows d'approbation de paiement et des catégories de dépenses qui nécessitent des accusés de réception, est assurée par les administrateurs Payhawk.
Cycle de vie des achats
Le tableau suivant récapitule les onglets disponibles sous lesquels un achat est renseigné en fonction de son statut et en fonction des workflows d'approbation de votre entreprise.
Onglet | Informations |
Brouillon | L'onglet Achats > Brouillon contient les achats qui ont été créés, mais pas encore soumis.
À partir de là, les demandeurs ainsi que les personnes et rôles autorisés peuvent :
Une fois soumis, l'achat :
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En attente d'approbation | L'onglet Achats > En attente d'approbation rassemble tous les achats pour lesquels l'option Approuver a été définie dans les Workflows et qui sont en attente d'approbation.
Les approbateurs peuvent les approuver directement dans l'application Achats.
Les demandeurs peuvent :
Hormis la possibilité de modifier l'achat, les personnes et les rôles autorisés disposent des mêmes options que les demandeurs. Par ailleurs, ils peuvent renvoyer l'achat à l'employé.
Lorsqu'un achat est approuvé, il est automatiquement déplacé sous l'onglet Ouverts. S'il est renvoyé, il sera déplacé sous l'onglet Retournés. |
Retournés | L'onglet Achats > Retournés contient tous les achats retournés. À partir de là, les demandeurs ainsi que les personnes et rôles autorisés peuvent : Une fois l'achat retourné soumis, il est automatiquement déplacé sous l'onglet En attente d'approbation. |
Ouverts | L'onglet Achats > Ouverts contient tous les achats actifs en cours de livraison.
À partir de là, les demandeurs peuvent :
Hormis la possibilité de modifier l'achat, les personnes et les rôles autorisés disposent des mêmes options que les demandeurs. Par ailleurs, ils peuvent renvoyer l'achat à l'employé. |
Tous | L'onglet Achats > Tous rassemble tous les achats, quel que soit leur statut mentionné ci-dessus. |
Faire correspondre les bons de commande avec les reçus et les factures avant le paiement
Les bons de commande de marchandises impliquent l'établissement d'une attestation de livraison sous la forme d'un accusé de réception de marchandises (ARM) - ou accusé de réception. Le fournisseur envoie ensuite une facture à l'acheteur pour demander le paiement des biens ou services fournis. La facture est automatiquement associée au bon de commande en extrayant son numéro de la facture grâce à la fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (ROC) de Payhawk.
Par conséquent, Payhawk exécute automatiquement un processus de comptabilité tripartite, ce qui signifie que le système vérifie la quantité entre le bon de commande et le bon de réception, puis le montant net sur le bon de commande et la facture du fournisseur avant que le paiement ne soit exécuté.
Les bons de commande ne nécessitant pas d'accusé de réception de marchandise (ARM) déclenchent un processus comptable de 2 way matching. Le système Payhawk vérifie automatiquement le montant net du bon de commande et de la facture du fournisseur.
Conformément à la politique interne de votre entreprise, celle-ci peut exiger des accusés de réception pour des bons de commande de biens et de services.
Ressources utiles