Vous pouvez définir des rôles ou des employés spécifiques capables de vérifier, d'approuver et de clôturer des achats dans Payhawk. Vous pouvez également déterminer qu'une étape du cycle de vie n'est pas pertinente ou nécessaire pour l'entreprise.
Les workflows d'approbation d'achat configurés peuvent être flexibles et définis en fonction des niveaux hiérarchiques de votre entreprise (par exemple, le responsable de deuxième niveau), de personnes spécifiques (par exemple, les responsables de budgets des centres de coûts ainsi que les responsables définis pour les catégories de dépenses) ou des rôles Payhawk (les comptables Payhawk et les administrateurs Payhawk). Pour plus d'informations, consultez l'article sur la définition de workflows d'approbation personnalisés.
Pour définir les workflows d'approbation des achats dans votre entreprise :
Sur le portail Web Payhawk, accédez à l'onglet Paramètres > Workflows > Achats.
Cliquez sur Modifier le workflow.
L'étape Soumettre est toujours présente et les options de configuration dépendent du fait que vous ayez autorisé tout le monde ou uniquement les comptables et les administrateurs à soumettre des achats dans Paramètres > Achats > Général.
Les étapes Vérifier et Approuver sont facultatives et vous pouvez les définir. Si l’une des étapes ou les deux ne sont pas pertinentes pour vos processus internes, vous pouvez les laisser indéfinies.
Les étapes Recevoir et Facture sont définies sur Tout le monde par défaut et ne peuvent pas être modifiées.
L'étape Clôturer est également toujours visible par défaut. Elle comprend des règles prédéfinies pour clôturer automatiquement les achats lorsque l'option de clôture automatique est activée et précise également les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les achats si la clôture automatique n'est pas utilisée.
Vous pouvez définir un workflow d'approbation pour le processus de vérification et d'approbation des achats en employant le même procédé que pour la création des workflows personnalisés. Sinon, si l'une des étapes ou les deux sont inutiles, vous pouvez les supprimer en cliquant sur le menu à trois points et en sélectionnant Supprimer.
Cliquez sur Publier le workflow pour appliquer toutes les modifications que vous avez apportées.