Aanvragen en inkooporders krijgen een status toegewezen die aangeeft in welke fase van de levenscyclus ze zich bevinden en of de gevraagde hoeveelheden en bedragen overeenkomen met wat er is geleverd en betaald.
Statussen levenscyclus aanvraag
Concept - De aanvraag staat op het tabblad indienen en moet worden ingediend.
Beoordeling - De aanvraag staat op het tabblad Beoordelen (als beoordelingen deel uitmaken van de workflow) en wacht op beoordeling door toegewezen medewerkers.
Goedkeuring in behandeling - De aanvraag staat op het tabblad goedkeuring en wacht op goedkeuring door toegewezen medewerkers.
Gepland - De aanvraag is terugkerend en is gepland voor een datum in de toekomst volgens de oorspronkelijke instellingen.
Teruggestuurd - De aanvraag staat op het tabblad teruggestuurd nadat deze is teruggestuurd naar de medewerker om te worden bijgewerkt.
Open - De aanvraag is goedgekeurd en wordt momenteel geleverd en/of betaald.
Gesloten - De aanvraag is gesloten, handmatig of op basis van regels voor automatisch sluiten die zijn ingesteld door de Payhawk Beheerder binnen je bedrijf.
Afhankelijk van de hoeveelheid en in hoeverre voldaan is aan de kwaliteitseisen
Afhankelijk van de instellingen die Payhawk Beheerders hebben gedefinieerd, voert het systeem een matchingsproces uit aan de hand van twee of drie documenten voor aanvragen. Hierbij vergelijkt het systeem het oorspronkelijke aantal aangevraagde artikelen en de nettoprijs op de aanvraag met het ontvangstbewijs van de ontvangen goederen en de betreffende facturen voordat de betaling wordt verwerkt. Ook wordt er een bijbehorende status weergegeven.
Dit zijn de mogelijke statussen van een regelitem van de aanvraag:
Volledig - De ontvangen hoeveelheid komt overeen met de aangevraagde hoeveelheid.
Match - Het gefactureerde bedrag komt overeen met het gevraagde bedrag.
N.v.t. (voor ontvangen hoeveelheden) - Niet vereist.
Geen - De ontvangstnota of factuur is niet geüpload.
Gedeeltelijk - De ontvangen hoeveelheid of het gefactureerde bedrag is lager dan de gevraagde hoeveelheid.
Afwijking - Het ontvangen aantal of gefactureerd bedrag is meer dan aangevraagd.
De status van de aanvraag is gelijk aan de geaggregeerde status van elk regelitem. Hier volgen de mogelijke statussen:
Volledig - Alle regels hebben de status Volledig.
Match - Alle regels hebben de status Match.
N.v.t. (voor ontvangen hoeveelheden) - Niet vereist voor regels.
Geen - Alle regels hebben de status Geen of N.v.t..
Gedeeltelijk - Er zijn geen afwijkende items en het gefactureerde bedrag van alle regels is lager dan het totale bedrag van de aanvraag.
Afwijking - Ten minste één item heeft de status Afwijking.
