In dit artikel geven we definities en voorbeelden om de opties voor exportvelden in Payhawk uit te leggen en te laten zien hoe je gegevens in het exportsjabloon kunt structureren en opmaken.
Lopend saldo
Lopend saldo staat voor het beginsaldo min het betalingsbedrag en wordt met elke transactie bijgewerkt.
Is het beginsaldo bijvoorbeeld 100 euro, met een eerste betaling van 10 euro en een tweede van 15 euro, dan is het lopend saldo 90 euro op rij 1 en 75 euro op rij 2.
Splitsen
Splitsen staat voor het scheidingsteken dat je gebruikt om een enkele waarde binnen een bepaalde cel te scheiden. Met deze functie kun je gegevens opgesplitst in afzonderlijke componenten om de verwerking en analyse eenvoudiger te maken.
Als de documentnummers bijvoorbeeld INV-1001, INV-1002, INV-1003 zijn, kun je een komma gebruiken als scheidingsteken tussen de documentnummers. Zo kun je een specifieke waarde extraheren, zoals het laatste item INV-1003.
Tekens vooraan/achteraan
Tekens vooraan/achteraan zijn de tekens die je toevoegt aan het begin of eind van een waarde om er zeker van te zijn dat deze voldoet aan de maximale tekenlengte. Ook kun je aangeven welk type teken gebruikt wordt als teken vooraan of achteraan.
Is het bedrag bijvoorbeeld 100 euro met een vereiste lengte van 5 tekens, en je stelt het type teken in op 0 (nul), dan wordt het bedrag weergegeven als EUR 100,00 als de instelling betrekking heeft op de tekens achteraan.
Rekeningsaldo
Rekeningsaldo staat voor de beschikbare bedragen op bankrekeningen tijdens verschillende fasen van de transactieverwerking. Het maakt het eenvoudiger om saldi voor en na het betalen van uitgaven bij te houden en bevat meestal de volgende gegevens:
Beginsaldo - Het beschikbare bedrag voordat uitgavenbetalingen worden uitgevoerd.
Eindsaldo - Het resterende bedrag nadat alle uitgavenbetalingen zijn uitgevoerd.
Beschikbaar saldo - Het bedrag dat momenteel beschikbaar is.
Gereserveerd saldo - Het bedrag dat is gereserveerd voor lopende autorisaties.
Berekende velden
Berekende velden genereren waarden op basis van vooraf gedefinieerde regels. De exportsjabloon bevat de volgende velden van numerieke referenties en opties voor datumopmaak.
Rijnummer regelitem
Rijnummer regelitem wijst een opeenvolgend rijnummer toe binnen elke uitgave. Het gedrag lijkt op de rijnummering in Excel, maar is specifiek aan de betreffende uitgave.
Heb je bijvoorbeeld een uitgave met 5 rijen en een andere met 3 rijen, dan zijn de rijnummers van de regelitems in de eerste uitgave 1, 2, 3, 4, 5, en in de tweede 1, 2, 3.
Rijnummer
Rijnummer wijst een opeenvolgend nummer toe aan elke rij, om aan te geven waar het ene gegeven eindigt en het volgende begint.
Heeft een uitgave bijvoorbeeld 2 regelitems en 2 betalingsrijen, gevolgd door nog een uitgave met 1 regelitem en 1 betalingsrij, dan zijn de regelnummers 1, 1, 2, 2, 3, 4.
Nummer journaalpost
Nummer journaalpost staat voor het rijnummer dat wordt toegewezen aan een betalingstransactie.
Heb je bijvoorbeeld 5 betalingen waarbij elke betaling bestaat uit 2 rijen, dan volgt de nummering van de journaalposten het patroon: 1, 1, 2, 2, 3, 3, 4, 4, 5, 5.
Bedrag transformeren
Met bedrag transformeren kun je aangeven hoe bedragen in het exportsjabloon worden weergegeven.
Wijzig als volgt een bedrag:
Klik op de gewenste waarde, bijvoorbeeld totaalbedrag (basisvaluta).
Selecteer een van de volgende optionele instellingen voor bedrag transformeren:
Geen - Behoudt het bedrag zoals dit in het systeem vermeld is. Zo wordt -100 euro (min 100) bijvoorbeeld weergegeven als EUR -100 zonder wijzigingen.
Bedrag absolute waarde - Converteert het bedrag naar de absolute waarde door het min-teken te verwijderen. Zo wordt -100 euro bijvoorbeeld weergegeven als EUR 100.
Bedrag in omgekeerd teken - Keert het teken van het bedrag om, waardoor positieve waarden negatief worden en negatieve waarden positief. Zo wordt 100 euro bijvoorbeeld weergegeven als EUR -100.
Klik op wijzigingen opslaan.
URL-bijlage
URL-bijlage geeft standaard een door komma's gescheiden lijst van alle bestanden die voor een specifieke uitgave zijn geüpload. Als je een enkele URL per cel wilt weergeven, klik je op de waarde URL-bijlage en definieer je de instelling index in lijst.
Met de instelling index in lijst kun je bijvoorbeeld instellen dat cel A het eerste bestand weergeeft, cel B het tweede bestand, enzovoort, op dezelfde manier als bij de functie splitsen.
