Alle collecties
Payhawk voor beheerders
Payhawk voor beheerders
Beheer saldi, kaarten en ERP-integraties. Stel workflows, uitgavenbeleid en aanpasbare velden in. Beheer medewerkers en teams.
Aan de slag met Payhawk als beheerderIntroductiehandleiding voor de beheerdersrol: hoe je budgetten toevoegt en beheert, medewerkers en teams beheert, betaalkaarten uitgeeft en goedkeuringsflows instelt.
Onkosten
Beoordeel en betaal restituties, dag- en kilometervergoedingen. Verwerk betalingen aan leveranciers en betaal in bulk.
Medewerkers terugbetalenBetaal je medewerkers terug voor uitgaven die ze namens het bedrijf met eigen geld via het Payhawk-webportaal hebben betaald.
De terugbetaalgegevens van medewerkers bijwerkenJe kunt als Payhawk-beheerder vanaf het Payhawk-webportaal namens medewerkers hun terugbetaalgegevens wijzigen.
Rekeningen betalenBetaal je rekeningen en voer bankoverschrijvingen uit vanaf je Payhawk-account rechtstreeks via het webportaal.
Ingeplande betalingen beherenAutoriseer ingeplande betalingen een voor een of in bulk en voer een rekeningbetaling direct uit of plan deze opnieuw in.
Uitgaven in bulk betalenBetaal je rekeningen in bulk en voer bankoverschrijvingen rechtstreeks vanaf je Payhawk-account uit.
E-facturatie met PayhawkOntdek wat e-facturatie is en hoe Payhawk e-facturen verwerkt.
Kaarten
Bevries of verwijder bedrijfskaarten. Stel uitgavenlimieten in en definieer uitgavenbeleid. Maak geldopname- en kaartaanvragen mogelijk en beheer alle bedrijfskaarten op team- en individueel niveau.
Overzicht van kaarten, kaartlimieten en geavanceerde kaartbeheerfuncties voor beheerdersOntdek welke soorten kaarten je aan je medewerkers kunt uitgeven en welke bestedingslimieten en controles je op hun kaarten kunt instellen.
Payhawk-kaarten voor jouw specifieke behoeftenOntdek hoe je Payhawk-kaarten het best kunt gebruiken voor je bedrijf en medewerkers.
Fysieke kaarten uitgevenGeef fysieke plastic en premium metalen Payhawk-betaalkaarten uit voor de werknemers van je organisatie en geef standaard plastic kaarten uit in bulk.
Vooraf bestelde kaarten toewijzenFysieke, in bulk uitgegeven, vooraf bestelde kaarten toewijzen aan de betreffende medewerkers binnen je bedrijf.
Virtuele kaarten uitgevenGeef standaard of virtuele Payhawk kaarten voor eenmalig gebruik uit.
Uitgifte van virtuele American Express CardsGeef virtuele kaarten uit en beheer ze met je in aanmerking komende American Express-hoofdkaart als financieringsbron via Payhawk.
Kaarten voor medewerkers benoemenGeef de zakelijke Payhawk-kaarten die je bedrijf aan medewerkers heeft uitgegeven een naam.
Uitgavenlimieten instellen en controles beheren voor individuele betaalkaartenDefinieer de terugkerende bestedingslimiet voor de kaart, goedkeuringsflows voor budgetaanvragen, instellingen voor het verhogen van de bestedingslimiet en meer.
Kaarten van medewerkers blokkeren, deblokkeren en sluitenLees hoe je kaarten van medewerkers kunt blokkeren, deblokkeren of sluiten als je ze niet meer nodig hebt.
Opnieuw uitgeven van verlopende Payhawk-kaartenWat gebeurt er als mijn Payhawk-kaart verloopt? Hoe kan ik kaarten van medewerkers opnieuw uitgeven?
Kaartaanvragen in- en uitschakelenLees hoe je je medewerkers nieuwe kaarten kunt laten aanvragen.
De financieringsbron van een medewerkerskaart wijzigenOntdek hoe je de Payhawk-valutarekening wijzigt waar een medewerkerskaart mee wordt gefinancierd.
Bijwerken van het standaard verzendadres van je bedrijfUpdate het bedrijfsadres waar nieuwe of opnieuw uitgegeven fysieke Payhawk-kaarten naartoe moeten worden verzonden.
Kaartactiviteiten bekijkenBekijk saldo- en kaartwijzigingen, zoals statuswijzigingen, pincode-resets en saldotypewijzigingen in het Payhawk-webportaal.
FAQ over kaarten en geldautomatenVind antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over het innen van de kosten voor geldautomaten.
Gekoppelde kaartenKoppel en beheer je fysieke American Express-kaarten in Payhawk.5 artikelen
TeamkaartenBekijk, volg en definieer budgetten die gedeeld worden door meerdere teams.5 artikelen
CreditcardsBekijk, volg en beheer de creditcardlimieten en -betalingen van je bedrijf.1 artikel
UitgavenbeleidBeoordeel, controleer en beheer het uitgavenbeleid van je bedrijf.3 artikelen
Aankopen
Faciliteer de inkoopprocessen binnen je bedrijf door de levenscyclus van inkoopaanvragen te beheren en ze automatisch te koppelen aan gedane uitgaven.
Overzicht van aankopen voor beheerdersOntdek hoe je aankoopinstellingen en -regels configureert en krijg een overzicht van de inkoopcyclus in Payhawk.
Aankoopgegevens configureren en discrepantieregels instellenConfigureer in Payhawk de algemene instellingen en ontvangstbewijs- en discrepantieregels voor aankopen binnen je bedrijf.
Aankopen sluitenSluit aankopen handmatig of stel regels in om ze automatisch te sluiten zodra alle goederen of diensten zijn geleverd.
FAQ over aankopenHier vind je de antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over aankopen in Payhawk.
Medewerkers
Configureer de interne structuur van je entiteit. Stel je teams in en pas ze aan, en beheer de rechten van je teammanagers. Nodig medewerkers uit, verwijder ze en wijs ze toe binnen de structuur van je bedrijf.
Overzicht van medewerkers voor beheerdersLees alles over de Payhawk-rollen die je aan medewerkers kunt toewijzen en hoe je globale teaminstellingen in Payhawk configureert.
Medewerkers uitnodigen en verwijderenNodig medewerkers uit voor je bedrijfsstructuur in Payhawk en lees hoe je ze kunt verwijderen.
Medewerkers beherenDoorzoek je personeelsdossiers, wijzig het e-mailadres van een medewerker, schakel de afwezigheidsmodus namens medewerkers in en meer.
De uitgavencategorisatie per medewerker en per team bewerkenStel je uitgavencategorisatiewaarden in Payhawk in en automatiseer het invullen van uitgavevelden per medewerker en per team.
Teams aanmaken, bewerken en verwijderenMaak teamhiërarchieën aan die overeenkomen met de vereisten van je bedrijf, werk de naam van een team bij of verwijder een team.
Medewerkers toewijzen aan teamsWijs medewerkers toe als teamleden of teammanagers, of verwijder ze uit de organisatiestructuur.
Workflows
Definieer efficiënte goedkeuringsprocessen voor bedrijfsuitgaven binnen je bedrijf met de workflows van het uitgavenbeheerplatform van Payhawk.
Ondersteunde typen workflowsLeer meer over de goedkeuringsflows die je in Payhawk kunt definiëren en pas ze aan voor uitgavensoorten, inkooporders en kaartaanvragen
WorkflowgoedkeurdersRicht gedetailleerde goedkeuringsflows in op basis van teamstructuur, uitgavencategorie of specifieke werknemers en aanpasbare velden.
Workflowvoorwaarden en aanpasbare workflowsDefinieer je eigen goedkeuringsflows in Payhawk op basis van de verschillende soorten uitgaven die door je organisatie worden gedaan.
Workflow fallbacksGebruik de fallbacks van het systeem of maak je eigen fallbacks voor goedkeuringen als een workflow niet kan worden toegepast.
Goedkeuringsflows instellen voor verschillende soorten uitgavenDefinieer aanpasbare goedkeuringsflows voor factuurbetalingen, kaartbetalingen en vergoedbare uitgaven in lijn met de uitgavenpatronen van je organisatie.
Goedkeuringsflows voor aankopen instellenDefinieer goedkeurders of workflows op basis van bedragen voor het goedkeuren of afwijzen van aankopen in Payhawk.
Goedkeuringsflows voor kaartaanvragen instellenStel workflows in voor het goedkeuren en uitgeven van kaarten, en stel medewerkers in staat om zelf nieuwe Payhawk-kaarten aan te vragen.
Workflows beherenVerwijder of bewerk goedkeurders en werk stappen of workflowvoorwaarden bij.
Workflowgeschiedenis en fallback-redeneringOntdek welke acties een wijziging in de gedefinieerde workflows veroorzaken en waar je de workflowgeschiedenis van de uitgave kunt bekijken.
FAQ over workflowsVind antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over de Payhawk-workflows.
Saldi
Stel je betalingsinfrastructuur in om betalingen te verwerken en verstuur saldi tussen de entiteitsrekeningen van het Payhawk-platform voor uitgavenbeheer en je bankrekeningen.
Saldo in PayhawkKan ik FPS, SEPA Standard of Instant, ACH pull en push of lokale overboekingen gebruiken om geld aan Payhawk toe te voegen? Hoe lang duurt het om geld te storten?
Ondersteunde valuta en betalingssystemen voor opwaarderen en binnenkomende bankoverschrijvingenBekijk de ondersteunde valuta en betalingssystemen voor opwaarderen of bankoverschrijvingen vanaf gekoppelde of externe bankrekeningen.
Ondersteunde valuta en betalingssystemen voor uitgaande bankoverschrijvingenControleer de ondersteunde valuta en betalingssystemen voor uitgaande bankoverschrijvingen via Payhawk.
Nieuwe Payhawk-valutarekeningen openenMaak nieuwe Payhawk-rekeningen aan in de valuta die je nodig hebt, zodat je snel saldo kunt toevoegen en geld kunt storten op bedrijfskaarten.
Bankrekeningen koppelen aan en ontkoppelen van PayhawkKoppel je bankrekeningen aan Payhawk zodat je snel kunt opwaarderen. Je kunt ook een bankrekening ontkoppelen als je deze niet meer gebruikt.
EUR-bankrekeningen koppelen aan en ontkoppelen van Payhawk (alleen Duitsland)Koppel je EUR-bankrekeningen aan Payhawk als je bedrijf in Duitsland is gevestigd of ontkoppel een bankrekening als je deze niet meer gebruikt.
Bankrekeningen koppelen aan en ontkoppelen van Payhawk (alleen VS)Verbind Payhawk en de bank van je Amerikaanse bedrijf via Plaid.
Handmatig externe bankrekeningen toevoegen aan PayhawkOntdek hoe je handmatig je externe bankrekening toevoegt aan Payhawk.
De beschikbaarheid van saldo controlerenControleer of het saldo op je Payhawk-rekeningen voldoende is om de maandelijkse kaartlimieten voor alle kaarthouders bij je bedrijf te dekken.
Saldo toevoegen aan je Payhawk-rekeningVoeg saldo toe aan je Payhawk-rekening via bankoverschrijvingen of via niet-gekoppelde of gekoppelde rekeningen.
Saldo toevoegen aan je Payhawk-rekening (alleen Duitsland)Voeg saldo in EUR toe aan je Payhawk-rekening als je bedrijf is gevestigd in Duitsland en doe bankoverschrijvingen of opwaarderingen.
Bevestiging van begunstigde (alleen VK)Ontdek hoe de 'CoP' (bevestiging van de begunstigde) in Payhawk je gebruikerservaring beïnvloedt bij het invullen van leveranciers- of vergoedingsgegevens.
Veelgestelde vragen over geldKan ik in Payhawk in dezelfde valuta verschillende debet- en kredietrekening openen? Kan ik definiëren wie een e-mailmelding krijgt als het saldo laag is?
FAQ over betalingsrunbestandenVind antwoorden op veelgestelde vragen over betalingsrunbestanden die door Payhawk worden gegenereerd voor externe betalingen.
Budgetten
Plan je uitgaven, maak budgetprognoses, wijs budgethouders aan en beheer en volg de bedrijfsuitgaven binnen de gestelde limieten.
Overzicht van budgettenOntdek hoe je via de app 'budgetten' in Payhawk je budget deelt, bewaakt en beheert.
Budgetten beherenImporteer je budget uit je FP&A-tool en deel het met budgeteigenaren en andere stakeholders.
Prognoses beherenWijzig je budgetten door prognoses aan te maken en lever realtime updates voor gebudgetteerde bedragen.
FAQ over budgettenHier vind je de antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over de Payhawk-budgetten.
Exports
Gebruik de Payhawk-boekhoudsjablonen om uitgaven- en betalingsgegevens te exporteren naar je ERP-systeem of boekhoudsoftware.
Overzicht van boekhoudsjablonenJe kunt de beschikbare bestandsexports gebruiken en aanpassen als sjablonen om bedrijfsuitgaven en betalingen te exporteren naar je ERP-systeem of boekhoudsoftware.
Boekhoudsjablonen beherenJe kunt je aanpasbare exports inschakelen, archiveren, herstellen en verwijderen, evenals de sjablonen aanpassen voor het exporteren van bedrijfsuitgaven en betalingsgegevens.
Opmaak toepassen op boekhoudsjablonenStel de bestandsnaam van het sjabloon in, specificeer de bijlage-instellingen en pas globale opmaakregels toe aan cellen, rijen en kolommen.
Sjabloonbestanden en bladen beherenJe kunt je sjabloonbestanden en bladen toevoegen, verwijderen of dupliceren en de gegevens in de aanpasbare exports aanpassen.
Rijen, kolommen en cellen configureren in bestanden en bladenJe kunt rijen en kolommen toevoegen of verwijderen in je aanpasbare exports, evenals functies en voorwaarden instellen en aggregeren voor de celgegevens.
Integraties
Koppel het Payhawk-uitgavenbeheerplatform met je ERP-systeem en verbind je Payhawk-categorieën met je rekeningen in Oracle NetSuite, Exact Online, Xero, QuickBooks Online, MS Business Central, MS Finance, DATEV, en meer. Vraag je btw terug via 60dias.
Kaart koppelenKoppel, authenticeer en registreer je bedrijfskaarten in Payhawk.6 artikelen
DATEVKoppel je Payhawk-categorieën aan je DATEV Unternehmen Online (DUO)-rekeningen.9 artikelen
Exact OnlineKoppel je Payhawk-categorieën aan je Exact Online-rekeningen.7 artikelen
HR-informatiesystemen (HRIS)Integreer Payhawk met je HR-systeem en synchroniseer je medewerkersgegevens.3 artikelen
TravelPerkHoud je zakelijke reizen bij met de integratie tussen Payhawk en TravelPerk.2 artikelen
60diasVorder je btw terug met de integratie tussen Payhawk en 60dias.1 artikel
Velden
Krijg een overzicht van de ingebouwde en aanpasbare velden voor leveranciers en onkosten, en leer hoe je ze kunt definiëren, bewerken en beheren.
UitgavenveldenDefinieer, bewerk en beheer uitgavencategorieen en belastingtarieven. Gebruik de standaardgegevens die in je uitgaven te zien zijn en voeg aangepaste uitgavendetails en vereisten voor zichtbaarheid, beoordeling en indiening toe.11 artikelen
LeveranciersveldenGebruik de standaard en aanpasbare leveranciersvelden om specifieke details voor je leveranciers toe te voegen en indienings- en beoordelingsvereisten voor je boekhouders in te stellen.3 artikelen
Uitgaventypen
Definieer en werk je bedrijfsuitgaventypen bij, zoals beleid voor dagvergoedingen, kilometertarieven en vergoedingen. Schakel bankoverschrijvingen, bedrijfscontanten en vergoedingen voor je medewerkers in of uit en beheer de zichtbaarheid ervan.
Rekeningen en vergoedingen configurerenConfigureer de zichtbaarheid van de onkostentypen 'rekening', 'bedrijfscontanten' en 'vergoedingen' in Payhawk.
Het onkostentype 'kilometervergoeding' configurerenJe kunt het onkostentype 'kilometervergoeding' voor entiteiten in- of uitschakelen, op afstand gebaseerde tarieven configureren en kilometervergoedingen toevoegen, verwijderen of bewerken in Payhawk.
Het onkostentype dagvergoeding configurerenHet onkostentype dagvergoedingen in- of uitschakelen voor entiteiten, beleid voor dagvergoedingen aanmaken, bewerken en verwijderen en bestaande dagvergoedingen bijwerken in Payhawk.
Meerdere entiteiten beheren
Beheer al je bedrijfsentiteiten op groepsniveau via het groepsdashboard van Payhawk en de instellingen voor het beheren van medewerkers, teams en workflows.
CO2-uitstoot
Schakel de CO2-uitstootregistratie in om de CO2-voetafdruk van je bedrijf bij te houden.
Het bijhouden van CO2-uitstoot inschakelenNaar behoefte je CO2-uitstootrapport inschakelen en genereren
Beoordelingsassistent
Selecteer regels en voorwaarden voor uitgaven die aandacht vereisen en activeer waarschuwingen om te voorkomen dat ze in bulk worden beoordeeld.
Waarschuwingen voor uitgaven in- en uitschakelenBepaal bij welke bedrijfsuitgaven die aandacht vereisen waarschuwingsberichten worden weergegeven en die Payhawk-accountants per stuk moeten beoordelen.
Archiveren
Sluit boekhoudperiodes effectief af en archiveer je facturen op maandelijkse basis.
De maand sluiten en uitgaven archiverenArchiveer elke maand je bedrijfsuitgaven in Payhawk.
Facturering
Bekijk en beheer je huidige Payhawk-abonnement, voeg betaalmethoden toe of werk deze bij en bekijk de factureringsgeschiedenis.
Overzicht van de betaalkaart voor Payhawk-facturenOntdekt wat een 'betaalkaart voor Payhawk-facturen' is, waar deze voor wordt gebruikt en wanneer deze automatisch opnieuw wordt uitgegeven.
Payhawk-abonnementen en -betaalgeschiedenis bekijken en beherenVoeg een betaalmethode toe voor je Payhawk-account, upgrade je Payhawk-abonnement en bekijk je geschiedenis van betalingen aan Payhawk.
Btw-nummerverificatie voor EU-bedrijven in PayhawkOntdek waarom het belangrijk is om bij je Payhawk-registratie een btw-nummer op te geven dat is geverifieerd in VIES.
FAQ over betaalkaart voor Payhawk-facturenHier vind je de antwoorden op enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over de betaalkaart voor Payhawk-facturen.
Beveiliging
Stel je IT-afdeling in staat om je digitale beveiliging te waarborgen.
SSO gebruiken en SAML instellen met PayhawkStel je SAML-applicatie in met Payhawk en stel je gebruikers in staat om de SSO-authenticatiemethode te gebruiken.
Je e-mail valideren met een SPF-handtekeningOntdek hoe je je e-mailbox 'postvak bonnetjes en facturen' valideert door de SPF-validatie te doorlopen.
E-mail valideren met een DKIM-handtekeningOntdek hoe je je e-mailbox 'postvak bonnetjes en facturen' valideert door de DKIM-validatie te voltooien.
2FA-beveiliging inschakelen en beheren voor Payhawk-gebruikers bij je bedrijfVoeg een extra beveiligingslaag toe voor Payhawk-medewerkersaccounts door tweefactorauthenticatie (2FA) voor je bedrijf in te schakelen.