Teams in grote hoeveelheden tegelijk importeren

In dit artikel lees je hoe je het sjabloon voor teams precies invult.

Controleer voordat je begint of alle teams en gebruikers waarnaar wordt verwezen al in Payhawk zitten.

Gegevens toevoegen en bijwerken in het sjabloon voor teams

In de onderstaande tabel zie je hoe je grote hoeveelheden gegevens importeert.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Naam bovenliggend team	De naam van het bovenliggend team waaronder het huidige team geplaatst wordt.	Het bovenliggende team moet al vermeld worden in de kolom Naam team. Vul niets in als de categorie (Naam kolom) op het hoogste hiërarchische niveau staat. Dit betekent dat er voor dit team geen bovenliggend team bestaat.
Naam team	De naam van het team dat je aanmaakt, bijwerkt of waaraan je leden of managers toevoegt.	(Verplicht) Geef teams duidelijke namen, zodat je het overzicht houdt en ze snel kunt vinden.
Externe ID van team	De externe ID waaraan je ERP- of HR-systeem of een ander intern systeem het team herkent.	(Aanbevolen) Dit veld wordt gebruikt voor het verbeteren van het integratieproces.
Teamlid	Het is een uitklapmenu met vooraf gedefinieerde waarden. Het bevat de voor- en achternaam en het zakelijke e-mailadres van het teamlid.	Alle gebruikers moeten al geïmporteerd zijn. Om meerdere teamleden aan hetzelfde team toe te voegen, plaats je ze op aparte rijen.
Teammanager	Het is een uitklapmenu met vooraf gedefinieerde waarden. Het bevat de voor- en achternaam en het zakelijke e-mailadres van de teambeheerder.	De teambeheerder moet een bestaande gebruiker zijn. Importeer je op groepsniveau, zorg er dan voor dat de geselecteerde gebruikers deel uitmaken van de geselecteerde entiteit.
Team-ID (niet wijzigen)	Een uniek ID dat Payhawk genereert wanneer een team wordt aangemaakt.	Hiermee worden updates toegepast op het juiste team, zelfs als de volgorde van rijden wordt gewijzigd. Als je meerdere gebruikers aan hetzelfde team toevoegt, moet je bijvoorbeeld hetzelfde Team-ID van Payhawk vermelden. Je moet deze leeg laten voor nieuwe teams.
Volledig pad (automatisch gegenereerd)	Je kunt deze kolom negeren; hij wordt automatisch gegenereerd.

In het volgende voorbeeld zie je hoe het sjabloon voor teams eruit ziet.

Gegevens toevoegen en bijwerken op groepsniveau

Als je groep meerdere entiteiten bevat, zijn de volgende kolommen ook van toepassing.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Entiteit	De specifieke entiteit binnen je groep waarin het team zal worden aangemaakt.	Deze kolom is alleen beschikbaar op groepsniveau. Selecteer in het uitklapmenu de entiteiten die in je groep beschikbaar zijn.

Teams in grote hoeveelheden tegelijk exporteren en importeren

Als Payhawk-beheerder kun je zo grote aantallen teams tegelijk importeren:

Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad Medewerkers>Teams.
Klik op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Importeren.
Kies op het volgende scherm de optie Teams.
Klik op Sjabloon genereren om het sjabloonbestand te downloaden.
Zet de vereiste gegevens in het sjabloonbestand, ga terug naar de wizard en upload het bestand. Klik op Uploaden.
Voer vervolgens de volgende acties uit op het scherm Voorbeeldweergave:
1. Controleer de gegevens die je wilt toevoegen of bijwerken.
2. Kies in het uitklapmenu Importopties de manier waarop je wilt dat het systeem de nieuwe gegevens toevoegt.
3. Vink het vakje aan ter bevestiging.
4. Klik op Importeren.
Klik in het scherm Gelukt op Klaar.

Om de stamgegevens van je teams te exporteren en als ZIP-map te downloaden, selecteer je de optie Exporteren in het menu achter de drie stippen.