Categorieën in grote hoeveelheden tegelijk importeren

In dit artikel lees je hoe je het sjabloon voor categorieën invult wanneer je de stamgegevens van meerdere categoriën en categoriemanagers tegelijk importeert.

Gegevens toevoegen en bijwerken in het sjabloon voor categorieën

In de onderstaande tabel zie je hoe je je categorieën kunt aanmaken en organiseren over verschillende entiteiten met de juiste hiërarchische verhoudingen.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Bovenliggend niveau	De naam van de bovenliggende categorie als de categorie deel uitmaakt van een hiërarchie.	De kolom met gegevens van het bovenliggende niveau toont alleen waarden in de kolom Naam. Vul niets in als de categorie (Naam kolom) op het hoogste hiërarchische niveau staat.
Naam	De naam van de categorie.	(Verplicht) Dit is het label dat wordt weergegeven bij de onkosten. Het moet uniek zijn binnen dezelfde entiteit en het bovenliggende niveau. Als je een subcategorie wilt aanmaken, plaats je deze op een nieuwe rij en kies je de bovenliggende categorie in de kolom Naam bovenliggend niveau.
Boekhoudcode	Met deze code kun je een grootboekrekening aanmaken vanuit je boekhoud- of ERP-systeem.	Deze komt overeen met het rekeningstelsel van je externe systemen, indien van toepassing.
Belastingtarief	Het voorgestelde btw-tarief voor deze categorie.	Dit komt overeen met een van de vooraf gedefinieerde btw-codes die in je systeem zijn geconfigureerd. Maak een keuze uit het uitklapmenu met vooraf gedefinieerde btw-tarieven in de entiteit.
Categoriemanager	Het overzicht van gebruikers die al in Payhawk zitten.	Dit is degene die onkosten in deze categorie goedkeurt of er toezicht op houdt. Maak een keuze uit het uitklapmenu met al eerder geïmporteerde gebruikers.
ID categorienaam (niet wijzigen)	Een uniek ID dat Payhawk genereert wanneer een categorie wordt aangemaakt.	Hiermee worden updates toegepast op de juiste categorie, zelfs als de volgorde van rijden wordt gewijzigd. Als je meerdere categoriemanagers aan hetzelfde team toevoegt, moet je bijvoorbeeld hetzelfde Categorie-ID van Payhawk vermelden in elke rij voor elke afzonderlijke manager. Laat leeg voor nieuwe categorieën.
Volledig pad (automatisch gegenereerd)	Je kunt deze kolom negeren; hij wordt automatisch gegenereerd.

Gegevens van categorieën toevoegen en bijwerken op groepsniveau

Als je groep meerdere entiteiten bevat en je categorieën worden op groepsniveau beheerd, zijn de volgende kolommen ook van toepassing.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Entiteit	De specifieke entiteit binnen je groep waarin de categorie zichtbaar zal zijn.	Categorieën kunnen bij een specifieke entiteit horen en kunnen verschillen tussen entiteiten. Selecteer in het uitklapmenu de entiteiten die in je groep beschikbaar zijn.

Om ervoor te zorgen dat de gegevens consistent zijn, controleer je of alle waarden, vooral Bovenliggend niveau, Entiteit en Categoriemanager, overeenkomen met de gegevens die al in je systeem zitten.

Categorieën in grote hoeveelheden tegelijk exporteren en importeren

Als Payhawk-beheerder kun je zo grote aantallen categorieën tegelijk importeren:

Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Velden voor onkosten>Zelfgekozen velden.
Klik onder Waarden op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Importeren.
Op het volgende scherm:
1. Om bestaande teamgegevens te behouden, terwijl je nieuwe teams toevoegt, selecteer je Nieuwe waarden toevoegen.
2. Om bestaande teamgegevens bij te werken en nieuwe teams toe te voegen, selecteer je Nieuwe waarden toevoegen.
3. Geef door middel van het uitklapmenu Hiërarchie aan hoe je wilt dat het systeem de relatie tussen je zelfgekozen velden weergeeft.
Klik op Genereren om het sjabloonbestand te downloaden.
Zet de vereiste gegevens in het sjabloonbestand, ga terug naar de wizard en upload het bestand. Klik op Uploaden.
Voer vervolgens de volgende acties uit op het scherm Voorbeeldweergave:
1. Controleer de gegevens die je wilt toevoegen of bijwerken.
2. Kies in het uitklapmenu Importopties de manier waarop je wilt dat het systeem de nieuwe gegevens toevoegt.
3. Vink het vakje aan ter bevestiging.
4. Klik op Importeren.
Klik in het scherm Gelukt op Klaar.

Om de gegevens van je categorieën te exporteren en als ZIP-map te downloaden, selecteer je de optie Exporteren in het menu achter de drie stippen.