Zelfgekozen velden in grote hoeveelheden tegelijk importeren

In deze handleiding lees je hoe je de waarden van zelfgekozen velden in bulk kunt importeren en beheren.

De waarden van zelfgekozen velden toevoegen en bijwerken

In de onderstaande tabel zie je hoe je beter kunt filteren, categoriseren en rapporteren over je Payhawk-account bij het importeren van de waarden van je zelfgekozen velden.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Naam zelfgekozen veld	De naam van het zelfgekozen veld waarvoor je waarden toevoegt of bijwerkt.	Elke sjabloon voor een zelfgekozen veld bevat de kolom Naam zelfgekozen veld, die altijd dezelfde enkele waarde moet bevatten, namelijk de naam van het specifieke zelfgekozen veld waarvoor het sjabloon is gegenereerd. Om een ander zelfgekozen veld bij te werken, moeten gebruikers een nieuw sjabloon genereren vanuit Payhawk. Op elke rij moet de cel onder deze kolom worden ingevuld.
Waarde zelfgekozen veld	De waarde die moet worden toegevoegd aan het opgegeven zelfgekozen veld.	Dit is het label dat gebruikers selecteren tijdens het categoriseren. Het moet uniek zijn binnen het betreffende zelfgekozen veld en binnen dezelfde entiteit.
Waarde externe ID	De ID die in je externe systemen verwijst naar de waarde van het zelfgekozen veld.	(Optioneel) Dit is handig voor de integratie met externe systemen zoals ERP- of HR-platforms.
Beheerder zelfgekozen veld	Het overzicht van gebruikers die al in Payhawk zitten.	Hij of zij kan verantwoordelijk zijn voor het controleren of goedkeuren van bijbehorende ingevoerde gegevens. Maak een keuze uit het uitklapmenu met al eerder aangewezen gebruikers.
ID waarde zelfgekozen veld (niet wijzigen)	Een uniek ID dat Payhawk genereert wanneer een zelfgekozen veld wordt aangemaakt.	Hiermee worden updates toegepast op de juiste waarde, zelfs als de volgorde van rijden wordt gewijzigd. Als je meerdere beheerders van waarden aan hetzelfde team toevoegt, moet je bijvoorbeeld hetzelfde Waarde-ID van Payhawk vermelden in elke rij voor elke afzonderlijke beheerder. Je moet deze leeg laten voor nieuwe waarden.
Volledig pad (automatisch gegenereerd)	Je kunt deze kolom negeren; hij wordt automatisch gegenereerd.

De waarden van zelfgekozen velden toevoegen en bijwerken op groepsniveau

Als je groep meerdere entiteiten bevat en de waarden van je zelfgekozen veld worden op groepsniveau beheerd, zijn de volgende kolommen ook van toepassing.

Naam kolom	Beschrijving	Opmerkingen
Entiteit	De specifieke entiteit binnen je groep waarin de waarde van dit zelfgekozen veld zichtbaar zal zijn.	De waarden van zelfgekozen velden kunnen bij een specifieke entiteit horen en moeten per entiteit worden geïmporteerd. Selecteer in het uitklapmenu de entiteiten die in je groep beschikbaar zijn.

Zelfgekozen velden in grote hoeveelheden tegelijk importeren en te exporteren

Als Payhawk-beheerder kun je zo grote aantallen zelfgekozen velden tegelijk importeren:

Ga in het Payhawk-webportaal naar het tabblad Instellingen>Onkosten > Projecten.
Klik onder Waarden op het optiemenu (drie stippen) en selecteer Importeren.
Selecteer op het volgende scherm een van de volgende opties:
1. Om bestaande gegevens bij te werken en/of nieuwe toe te voegen, selecteer je Bestaande gegevens toevoegen en/of bijwerken.
2. Om bestaande gegevens te behouden, terwijl je nieuwe gegevens toevoegt, selecteer je Alleen toevoegen.
Klik op Genereren om het sjabloonbestand te downloaden.
Zet de vereiste gegevens in het sjabloonbestand, ga terug naar de wizard en upload het bestand. Klik op Uploaden.
Voer vervolgens de volgende acties uit op het scherm Voorbeeldweergave:
1. Controleer de gegevens die je wilt toevoegen of bijwerken.
2. Kies in het uitklapmenu Importopties de manier waarop je wilt dat het systeem de nieuwe gegevens toevoegt.
3. Vink het vakje aan ter bevestiging.
4. Klik op Importeren.
Klik in het scherm Gelukt op Klaar.

Om de gegevens van je zelfgekozen velden te exporteren en als ZIP-map te downloaden, selecteer je de optie Exporteren in het menu achter de drie stippen.

Opmerkingen over het importeren van de waarden van zelfgekozen velden

Als je een bestand van een ander zelfgekozen veld gebruikt en de gegevens overschrijft, kun je niet importeren, omdat het sjabloon een verborgen ingebouwde validatie bevat voor elk zelfgekozen veld.
Gebruik niet hetzelfde gegenereerde sjabloon van een bepaald zelfgekozen veld om waarden uit een ander zelfgekozen veld te importeren.
Zorg ervoor dat de Naam van het zelfgekozen veld overeenkomt met die van een zelfgekozen veld.