In dit artikel vind je antwoorden op een aantal van de meest gestelde vragen (FAQ) over het exporteren van onkosten- en betalingsgegevens met behulp van de handmatige exportfunctie voor bestanden van Payhawk.
Waarom ontbreekt er een kolom in het geëxporteerde bestand, bijvoorbeeld ID eigenaar, ID extern zelfgekozen veld of Extern ID leverancier?
Als een van de velden ID eigenaar, ID extern zelfgekozen veld of Extern ID leverancier ontbreekt, zijn dit de meest waarschijnlijke redenen:
Als de kolom ID eigenaar ontbreekt, is de Extern ID van de medewerker waarschijnlijk toegevoegd nadat het onkosten-item is aangemaakt. Externe ID's worden bij het aanmaken gestempeld en niet met terugwerkende kracht bijgewerkt.
Als de kolom Extern ID zelfgekozen veld ontbreekt, is het Extern ID voor het zelfgekozen veld waarschijnlijk toegevoegd nadat het veld was geselecteerd in het onkosten-item. Daardoor verschijnt het niet in het bestand dat je exporteert.
(Alleen standaarduitvoer) Als de Extern ID leverancier ontbreekt, is het onkosten-item waarschijnlijk beoordeeld voordat het Extern ID leverancier werd toegevoegd, dus wordt deze niet weergegeven in het exportbestand.
Waarom wordt een zelfgekozen veld dat niet zichtbaar is in het onkosten-item toch weergegeven in de export?
Als een zelfgekozen veld niet zichtbaar is in het onkosten-item, maar wel zichtbaar is in het geëxporteerde bestand, dan zijn dit de meest waarschijnlijke redenen:
Zelfgekozen velden worden opgeslagen als historische gegevens in het onkosten-item. Als je een zelfgekozen veld verwijdert of verbergt, wordt de waarde ervan niet verwijderd uit het onkosten-item. In de geschiedenis van het onkosten-item zie je wanneer het veld is toegevoegd.
Interne ID's verwijzen naar zelfgekozen velden. Als een veld wordt verwijderd en opnieuw wordt aangemaakt met dezelfde naam, krijgt het een nieuw ID.
Neem bij het exporteren van standaardbestanden contact op met Payhawk Support als je het bestand wilt bijwerken.
Voor het exporteren van zelfgekozen bestanden kun je de referentie bijwerken in de exportmaker waarin je het aangepaste sjabloon hebt geconfigureerd.
Het externe ID van het zelfgekozen veld wordt geregistreerd op het moment dat het veld wordt geselecteerd in een onkosten-item. Als het externe ID achteraf wordt toegevoegd of gewijzigd, is het niet meer van toepassing op eerder geregistreerde onkosten-items.
Waarom is een kolom met zelfgekozen velden leeg in het exportbestand?
Dit probleem treedt alleen op bij de standaard bestandsexports, gelabeld '(legacy)'. Het kan ook invloed hebben op datumkolommen als een zelfgekozen veld dezelfde naam heeft.
Als een kolom van een zelfgekozen veld leeg is in het geëxporteerde bestand, is het waarschijnlijk verwijderd en opnieuw aangemaakt met dezelfde naam. Sommige onkosten refereren soms nog naar het oude veld en andere naar het nieuwe.
Een mogelijke oplossing voor dit probleem is om het bestand te downloaden naar csv-indeling en het te openen in Excel. Het probleem wordt opgelost zodra alle onkosten verwijzen naar slechts één versie van het veld.
Waarom zijn er lege regels of ontbreken er gegevens in het exportbestand?
Dit probleem treedt alleen op bij de standaard bestandsexports, gelabeld '(legacy)'.
Lege regels of ontbrekende gegevens komen voor bij het exporteren van batchbetalingen. In dergelijke gevallen wordt de betaling slechts één keer getoond, zelfs als deze meerdere onkosten dekt. In de onderstaande afbeelding zie je hiervan een voorbeeld:
Waarom ontbreekt een onkosten-item in het exportbestand?
Afhankelijk of je standaard- en aangepaste sjablonen exporteert, kunnen er verschillende redenen zijn waarom een onkosten-item ontbreekt in het exportbestand.
Voor standaard bestandsexport:
Het onkosten-item is handmatig verwijderd of een kaartuitgave is teruggeboekt.
Het onkosten-item valt buiten de geselecteerde rapportageperiode:
Voor het blad Betalingen is de periode gebaseerd op de datum waarop de betaling wordt vereffend.
Voor het blad Externe betalingen is de periode gebaseerd op de datum waarop de onkosten gemaakt worden, niet op de datum waarop deze worden Gemarkeerd als betaald.
Voor het blad Niet-betaalde onkosten is de periode gebaseerd op de datum waarop de onkosten worden gemaakt.
Voor aangepaste exportbestanden kan de reden zijn dat deze bestanden kunnen worden gefilterd op zelfgekozen voorwaarden of een bepaald datumbereik. Zo kun je controleren of het onkosten-item voldoet aan de filters die zijn toegepast in de export:
Ga in het Payhawk-webportaal naar Instellingen > Exporteren.
Selecteer het betreffende exportbestand.
Controleer de instelling Periode is gebaseerd op.
Controleer eventueel ook andere filters. Je kunt dezelfde filters ook direct toepassen op het tabblad Onkosten om te zien of het onkosten-item daar verschijnt.
Hoe kan ik het saldo van mijn Payhawk-account voor een bepaalde datum controleren?
Zo kun je het saldo van je Payhawk-account voor een bepaalde datum bekijken in het Payhawk-webportaal:
Ga naar de app Exporteren.
Klik op Exporteren en stel de datum in op de specifieke dag.
Kies voor het exporteren van een rekeningafschrift en klik op Onkosten exporteren. Hiermee wordt het rekeningoverzicht voor de gekozen datum gedownload, met het saldo als eindsaldo voor die betreffende dag.