Je kunt als werknemer onkostendeclaraties maken en indienen via de app, waardoor je eigenaar van de onkostendeclaratie wordt.
Meer informatie over de beschikbare opties in het portaal vind je in het artikel Onkostendeclaraties aanmaken in het Payhawk-webportaal.
Payhawk-accountants en -beheerders kunnen ook namens medewerkers onkostendeclaraties aanmaken met nieuwe onkosten-items.
Aanmaken en indienen van onkostendeclaraties
Als medewerker kun je een onkostendeclaratie op dezelfde manier aanmaken als waarop je een nieuwe onkosten-item aanmaakt.
Zo maak je onkostendeclaraties aan met nieuwe onkosten-items:
Ga in de app van Payhawk naar Onkosten.
Tik op het plusteken (+).
Selecteer het gewenste type onkostendeclaratie, bijvoorbeeld Reis. Vul de beschrijving van de declaratie en de begin- en einddatum in.
Als de datums overlappen met een andere declaratie of betrekking hebben op een periode uit het verleden, dan geeft het systeem een foutmelding.
Tik op Declaratie aanmaken. Het systeem stelt nu onkosten-items voor die overeenkomen met de periode die je hebt ingevoerd. Selecteer de onkosten die je aan je declaratie wilt toevoegen.
Als er geen onkosten zijn die overeenkomen met de geselecteerde periode, tik je op een van de opties:
Bestaande onkosten toevoegen - Selecteer in het volgende scherm de uitgaven die je aan je declaratie wilt toevoegen.
Nieuwe onkosten toevoegen - Op het volgende scherm:
Selecteer een type voor je onkosten-item.
Upload de kassabon en bevestig door te tikken op ✔.
Voer het bedrag in en tik op Doorgaan. Vervolgens vult Payhawk de beschikbare gegevens van het exportrapport vooraf in.
Als er geen wijzigingen nodig zijn, tik je op Indienen.
Als je de gegevens wilt bewerken, wijzig je deze en tik je op Opslaan. Vervolgens worden de onkosten toegevoegd aan je declaratie.
Als je klaar bent, tik je op Declaratie verzenden.
Je kunt in deze stap ook een nieuw onkosten-item aan je declaratie toevoegen door te tikken op Nieuw onkosten-item toevoegen.
Onkostendeclaraties automatisch indienen
Onkostendeclaraties worden automatisch ingediend na een respijtperiode van één dag.
Voor huidige of toekomstige perioden vindt de indiening één dag na het einde daarvan plaats.
Voor periodes in het verleden, wordt de declaratie één dag nadat deze is aangemaakt, ingediend.
Als verplichte gegevens ontbreken en de declaratie niet automatisch kan worden ingediend, dan zie je een foutmelding die aangeeft dat de declaratie te laat is ingediend.